Nederlands – Pagina 45

Het ITAA heeft onlangs tal van vragen van haar leden ontvangen over de aanduiding van compliance-functies en de uitvoering van de waakzaamheidsverplichtingen op het gebied van het voorkomen van het witwassen van geld wanneer geen diensten rechtstreeks voor cliënten worden verricht. Hier volgen, bij wijze van voorbeeld, enkele vragen die de legitieme bezorgdheid van beroepsbeoefenaars samenvatten:

Ik ben accountant en bedrijfsrevisor. Voor mijn IBR-kantoor heb ik al alle formaliteiten in orde gebracht voor de AMLCO en VPHN. Ik heb echter van de fiscus ook een BTW-nummer natuurlijke persoon moeten aanmaken voor mijn lidmaatschap van het ITAA waarmee ik geen omzet heb. Moet ik desalniettemin AWW-verantwoordelijken aanduiden als ik geen klanten heb? En hoe kan ik de bijhorende verplichtingen in orde brengen als ik geen klanten heb om na te gaan te controleren (bv: AMLCO jaarverslag)?
Als ik op het ITAA-portaal kijk dan moest ik bij mijn zaak als natuurlijk persoon ook een AMLCO/ VPHN invullen. Dit is momenteel een slapend ondernemingsnummer, en er zijn van hieruit dus geen facturen naar klanten. Ik heb momenteel mezelf als AMLCO/ VPHN opgeschreven, mag dit blijven of is dit niet nodig daar er geen facturatie is en dit normaal ook niet meer zal zijn.
Ik ben een extern lid van het ITAA, maar ik voer geen activiteiten uit voor cliënten. Moet ik een AMLCO en een verantwoordelijke op het hoogste niveau aanstellen, een handboek met interne procedures opstellen en een jaarlijks activiteitenverslag opstellen?

Om een antwoord te bezorgen op de vragen van deze leden, is het ITAA in de loop van de maand mei 2021 naar de CFI getrokken om samen met hun vertegenwoordigers het te hebben over een pragmatische oplossing die de administratieve lasten van het bestrijden van witwassen van geld zou kunnen vereenvoudigen in de situaties die dat rechtvaardigen.

Alle betrokken partijen waren het eens over de noodzaak om de antiwitwaswetgeving te interpreteren in het licht van (i) de nagestreefde doelstelling om witwassen te voorkomen en (ii) het beginsel van evenredigheid met betrekking tot het risico, vervat in artikel 8 van de wet van 18 september 2017 inzake de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten.

(*) Art. 8. § 1. De onderworpen entiteiten ontwikkelen en passen doeltreffende gedragslijnen, procedures en interne controlemaatregelen toe die evenredig zijn met hun aard en omvang :

1° om te voldoen aan de bepalingen van deze wet, van de besluiten en reglementen genomen ter uitvoering ervan en van de uitvoeringsmaatregelen van Richtlijn 2015/849, en om de op het niveau van de Europese Unie, België en de onderworpen entiteit zelf geïdentificeerde desbetreffende risico’s te beperken en effectief te beheren; (…)

Gezamenlijk standpunt van het ITAA en de CFI:

Het primerend criterium voor het bepalen van de waakzaamheidsverplichtingen in verband met het witwassen van geld is het volgende: heeft de beroepsbeoefenaar die diensten verricht voor een of meer ondernemingen, al dan niet zijn eigen cliënten?

Wanneer het antwoord op deze vraag negatief is, zullen beroepsbeoefenaars kunnen kiezen voor een evenredige modulering van hun verplichtingen op het gebied van de voorkoming van het witwassen van geld.

Deze mogelijkheid zal alleen mogelijk zijn voor beroepsbeoefenaars die geen eigen cliënteel hebben en die structureel samenwerken met een andere economische beroepsbeoefenaar.

Om u in staat te stellen zelf te bepalen of u in aanmerking komt voor de evenredige modulering van de AWW-verplichtingen, leek het ons noodzakelijk de volgende begrippen te definiëren:

“afwezigheid van eigen cliënten”: de beroepsbeoefenaar verricht geen boekhoudkundige of fiscale diensten rechtstreeks voor een cliënt, met dien verstande dat een cliënt iedere natuurlijke of rechtspersoon is die geen economische beroepsbeoefenaar is.

“structurele samenwerking met een andere economische beroepsbeoefenaar”: er moet worden verwezen naar de definitie van medewerker die te vinden is in artikel 1, 16° van de Norm antiwitwas van 31 maart 2020 betreffende de toepassing van de wet van 18 september 2017: “medewerker(s)”: de personeelsleden en de zelfstandige medewerkers, met inbegrip van beroepsbeoefenaars, die op regelmatige en voortdurende wijze werkzaamheden uitvoeren in opdracht van de beroepsbeoefenaar.

Wat wordt bedoeld met evenredige modulering van de antiwitwasverplichtingen?

Beroepsbeoefenaars die aan de bovenstaande voorwaarden voldoen, zullen ervoor kunnen kiezen hun AWW-verplichtingen proportioneel te moduleren. Concreet zal deze evenredige modulering de vorm aannemen van een vermindering van de administratieve lasten in verband met de preventieve anti-witwasverplichtingen, d.w.z. geen verplichting om (*):

(*) Op deze wijze kan een accountant die gespecialiseerd is in douanezaken en slechts incidenteel diensten verleent op verzoek van een andere onderneming, niet worden beschouwd als een beroepsbeoefenaar die op regelmatige en voortdurende wijze werkzaamheden voor deze andere onderneming verricht. Hij moet dus worden geacht geen deel uit te maken van het personeel van de onderneming die een beroep op hem heeft gedaan, en moet zijn eigen AWW-verplichtingen vervullen, zonder zich te kunnen beroepen op de AWW-verplichtingen welke in de andere onderneming uitgewerkt zijn en toegepast worden.

een clientacceptatiebeleid (CAP) uit te werken
een eigen risicoanalyse uit te werken
een eigen intern klokkenluiderskanaal (Whistleblowing(**)) op te zetten

(**) Dit kanaal moet binnen de onderneming worden opgezet om het personeel in staat te stellen inbreuken op de AML-vereisten te melden aan de AMLCO en, in voorkomend geval, aan de verantwoordelijke van het hoogste niveau, via een specifiek, onafhankelijk en anoniem kanaal.

een AMLCO aanwijzen (het ontbreken van een verplichting om een AMLCO aan te wijzen, houdt uiteraard ook in dat er geen verplichting bestaat om een jaarlijks activiteitenverslag op te stellen)
een verantwoordelijke op het hoogste niveau aan te wijzen;

Alle verplichtingen kunnen worden gecentraliseerd op het niveau van de operationele onderneming(en) waarvoor de economische beroepsbeoefenaar de diensten verricht.

Dit is een optie, maar geen verplichting voor beroepsbeoefenaars (***).

(***)- De beroepsbeoefenaar kan bijvoorbeeld altijd besluiten om binnen de onderneming die geen eigen cliënten heeft, personen aan te duiden die de functies van AMLCO en verantwoordelijke persoon van het hoogste niveau uitoefenen (met dien verstande dat deze personen verschillend kunnen zijn van diegene welke binnen de operationele vennootschap zijn aangesteld). De centralisatie van AML-maatregelen op het niveau van het operationele kantoor moet worden gezien als een administratieve vereenvoudiging voor ITAA-leden, niet als een bindende verplichting.

Wat dient u te doen wanneer u zich in een situatie bevindt waarin u meent baat te hebben bij een evenredige modulering van uw AWW-verplichtingen?

Het ITAA werkt actueel aan de wijzigingen in het ITAA-portaal om deze versoepeling van de verplichtingen ter voorkoming van het witwassen van geld in de praktijk te kunnen omzetten.

Wij verzoeken u nog even geduld te willen uitoefenen voordat u voor evenredige modulering kiest. In tussentijd verwacht het ITAA geen specifieke actie van u. Zodra het platform geactualiseerd werd, zullen wij u vragen de nodige stappen te ondernemen om de optie alsnog te activeren, wanneer van toepassing.

Conclusie

Na het standpunt van het ITAA te hebben uiteengezet, komen wij tot het volgende concreet besluit voor wat de vragen aan het begin van deze tekst betreft:

De beroepsbeoefenaar die zowel lid is van het ITAA als van het IBR, maar welke geen eigen cliënteel heeft als ITAA-lid, zal, indien hij dit wenst, l kunnen aansluiten bij het IBR-kantoor, op voorwaarde dat hij er een structurele samenwerking mee heeft. Bijgevolg zal de beroepsbeoefenaar worden vrijgesteld van de volgende verplichtingen binnen de ITAA-onderneming: i) een AMLCO en een verantwoordelijke op het hoogste niveau aanstellen, ii) een cliëntacceptatiebeleid uitwerken, iii) een eigen risicoanalyse uitvoeren, iv) een eigen intern klokkenluiderskanaal opzetten. Alle AWW-verplichtingen worden, indien de beroepsbeoefenaar dat wenst, gecentraliseerd op het niveau van het bij het IBR geregistreerde operationele kantoor.

Laten we nog verder gaan in de redenering: stel dat de beroepsbeoefenaar, die zowel lid is van het ITAA als van het IBR, een atypische verrichting ontdekt. In principe zal deze atypische verrichting logischerwijze worden opgespoord binnen het operationeel kantoor welke bij het IBR erkend is, aangezien het deze onderneming is welke haar eigen cliënteel heeft. De AMLCO van het operationeel kantoor is verantwoordelijk voor het opstellen van de melding in geval van een atypische verrichting en, in voorkomend geval, voor de indiening van de melding bij het CFI. De beroepsbeoefenaar – die geen eigen cliënteel heeft – behoeft echter niet noodzakelijkerwijs via het binnen het operationeel kantoor voorziene kanaal te gaan. Hij kan dus, indien hij dat wenst, zelf de aangifte bij het CFI indienen zonder verplicht te zijn zich tot het operationeel kantoor te wenden.

De beroepsbeoefenaar die momenteel een “niet-actief” ondernemingsnummer heeft voor zijn eenmanszaak als natuurlijke persoon omdat er geen facturatie aan cliënten plaatsvindt, heeft de volgende keuze:

– ofwel zijn registratie als AMLCO behouden en de verantwoordelijke op het hoogste niveau zijn voor zijn eenmanszaak als natuurlijk persoon (met alle antiwitwasverplichtingen die deze keuze met zich meebrengt)

– of zich aansluiten bij een vennootschap waarmee hij een structurele samenwerking deelt.

De beroepsbeoefenaar die extern lid is van het ITAA maar geen activiteiten voor cliënten verricht, zal niet verplicht zijn een AMLCO noch een verantwoordelijke op het hoogste niveau aan te stellen, noch een intern procedurehandboek op te stellen, noch een jaarlijks activiteitenverslag op te stellen. De beroepsbeoefenaar kan zich aansluiten bij een operationeel kantoor waarvoor hij/zij op regelmatige basis werkzaamheden verricht.

In mei 2021 werden enkele belangrijke verbeteringen doorgevoerd in eStox. Het gaat concreet om de volgende punten:

effectenhouders die niet gekoppeld zijn aan transacties verwijderen
de jaarlijkse UBO-herbevestiging
een vernieuwd PDF uittreksel genereren dat er professioneler en moderner uitziet

Hieronder vindt u in detail hoe dit in werking treedt in de applicatie.

Effectenhouders schrappen

Alle effectenhouders die niet verbonden zijn aan een verrichting, kunnen nu verwijderd worden in het overzicht “Effectenhouders”:

2. Jaarlijkse UBO herbevestiging

Vanaf deze release zal eStox in het UBO-register nagaan of de jaarlijkse herbevestiging voor een bepaald bedrijf al dan niet gedaan moet worden. eStox zal wekelijks nagaan (op maandagavond) voor welke vennootschappen de jaarlijkse herbevestiging moet plaatsvinden. Zodra de laatste UBO-registratie 11 maanden geleden is, zal eStox het notaris- of accountantskantoor verbonden aan de vennootschap verwittigen:

Indien de UBO-instelling op ‘Automatisch verwerken’ staat, zal eStox automatisch proberen de jaarlijkse herbevestiging te registreren en een e-mail sturen naar het betrokken kantoor en de gekende gebruikers om het resultaat te bevestigen.
Indien de UBO-instelling op ‘Goedkeuring’ staat, zal eStox een notificatie e-mail sturen naar het kantoor en de gekende gebruikers zodat die de voorgestelde herbevestiging kunnen nakijken, en afwijzen of doorsturen naar het UBO-register.

Voor bedrijven die de UBO-instelling op ‘Niet actief’ hebben staan, verschijnt het jaarlijkse herbevestigingsvoorstel in het UBO-scherm als volgt:

Nadat een jaarlijkse herbevestiging uitgevoerd is, wordt het geüpload in het UBO-scherm:

3. Vernieuwd PDF-uittreksel van het effectenregister

Het PDF-uittreksel in eStox is verbeterd, de volgende punten werden aangepakt:

U kan nu kiezen of u de geannuleerde transacties wenst te vertonen op de PDF-versie:

Snellere generatie van het PDF-extract en met minder fouten
Het eStox-logo en verwijzing naar de eStox-website zijn toegevoegd
Op de overzichtspagina zijn de maker, datum van aanmaak en datum van de laatste transactie toegevoegd
Waarden worden correct afgerond op 2 decimalen
Beschrijvingen van transacties worden nu vertaald en verbeterd
De aanduiding van onverdeelde breuken, vruchtgebruik en blote eigendom is verbeterd
De knoppen om het uittreksel te downloaden, zijn verduidelijkt
Als een uittreksel is aangemaakt in de demo-omgeving, is een watermerk toegevoegd dat dat uittreksel alleen voor demodoeleinden is

Net zoals bij de vroegere Instituten, IAB en BIBF, heeft de Raad en de algemene vergadering van het ITAA het statuut van “erelid ITAA” in het leven geroepen (onder bepaalde voorwaarden was een eretitel voorzien voor wie zijn/haar beroepsactiviteiten had stopgezet, nvdr.). Hieronder vindt u de voorwaarden en de procedure om het erelidmaatschap aan te vragen.

Welke voordelen krijgt een erelid precies?

Leden die op een bepaald moment in hun loopbaan als (gecertificeerd) accountant of gecertificeerd belastingadviseur beslissen om geen activiteiten meer uit te voeren, doch die nog een zekere band met het Instituut wensen te bewaren, kunnen voor het statuut van erelid kiezen. Met dit statuut kunnen ze onder andere:

De titel “Erelid ITAA” voeren
Aanwezig zijn op een algemene vergadering van het ITAA (zonder stemrecht)
Uitgenodigd worden op netwerkevenementen van het ITAA
Elektronische communicatie ontvangen van het ITAA
Genieten van kortingen en speciale aanbiedingen van het Instituut, bijv. voor een reeks handboeken

Welke voorwaarden zijn verbonden aan het statuut van erelid?

Wie erelid wil worden moet:

Minstens 10 jaar lid zijn geweest van het ITAA, of van één van zijn de vroegere Instituten IAB of BIBF.
Alle activiteiten van (gecertificeerd) accountant en/of gecertificeerd belastingadviseur worden stopgezet. Bovendien oefenen zij evenmin beroepsactiviteiten uit die verward kunnen worden met die van (gecertificeerd) accountant en/of gecertificeerd belastingadviseur.
Tijdens zijn/haar loopbaan als (gecertificeerd) accountant en/of gecertificeerd belastingadviseur geen tuchtstraf hebben opgelopen, tenzij deze werd uitgewist of het lid eerherstel heeft verkregen.
De hoedanigheid van (gecertificeerd) accountant en/of gecertificeerd belastingadviseur werd niet ingetrokken door een terechtwijzing.

Wat verwacht het ITAA van een erelid?

Ereleden zullen:

Blijk geven van sociale, morele en professionele waardigheid
Blijk geven van respect t.o.v. het Instituut en zijn leden
Een verminderde ledenbijdrage betalen. Voor 2021 werd deze door de algemene vergadering vastgelegd op 70,00 euro per jaar

Ik ben erelid van één van de vorige Instituten. Verandert er iets voor me?

Wie al erelid is van het IAB of van het BIBF kan kiezen:

Ofwel behouden zij hun titel “Erelid IAB” of “Erelid BIBF”;
Ofwel kunnen zij de titel “Erelid ITAA” aanvragen, met dien verstande dat ze akkoord gaan met de rechten en plichten van een erelid ITAA. In dit geval verliest men de titel van “Erelid IAB” of “Erelid BIBF”. Let wel: beide erelidmaatschappen zijn niet combineerbaar.

Ik wil erelid worden. Hoe gebeurt dat dan?

Voorlopig heeft het Instituut nog geen gedigitaliseerd formulier om het statuut van erelid aan te vragen. Wie erelid wil worden, stuurt zijn gemotiveerde aanvraag per e-mail naar publicregister@itaa.be. De Raad zal daarna een beslissing nemen over uw aanvraag.

Zoals u zelf weet zitten bedrijfsstructuren vaak complex in elkaar. De wetgeving verplicht informatieplichtigen om via het UBO-register hun uiteindelijke begunstigden in te geven. Hiermee wordt de transparantie van eigendomsstructuren beoogd alsook het op een efficiëntere wijze de strijd tegen witwassen van gelden en terrorismefinanciering op te voeren.

Vaak steekt u hiervoor heel wat uren in voorbereidend opzoekingswerk. Maar er is goed nieuws: dankzij de door het ITAA aangeboden gratis toegang tot Companyweb (via het ITAA-portaal) kan u voortaan met één muisklik alle mogelijke ultieme begunstigden van een bedrijf terugvinden voor zover deze gegevens beschikbaar zijn in de KBO, het Belgisch Staatsblad of de NBB. Het betreft de bedrijfsleiders en bestuurders, de aandeelhouders en de deelnemingen. Deze bronnen worden dagelijks verwerkt, met zorg gelezen, opgelijst en verbeterd. Let wel, u zal veelal meer mogelijke uiteindelijke begunstigden terugvinden dan deze die volgens de wetgeving dienen vermeld te worden in het UBO-register.

Maar er is meer…

De ondertussen vertrouwde KYC-balk binnen Companyweb genereert voortaan een “KYC-rapport” waarin alle mogelijke ultieme begunstigden van het onderzochte bedrijf worden opgelijst. Per persoon wordt dan gevisualiseerd op welke manier deze is gekoppeld aan het te onderzoeken bedrijf, de sector van het onderzochte bedrijf alsook de sectoren waarin eventuele tussenbedrijven actief zijn telkens met hun gezondheidsbarometer, het aantal actieve mandaten die deze persoon uitoefent en het aantal faillissementen waarin hij wordt teruggevonden.

U vindt dit hier terug :

In functie van deze cruciale informatie kan u dan zelf beslissen om voor deze mogelijke ultieme begunstigde de meer dan 100 PEP (Politiek Prominente Personen), sanctie- of controlelijsten te raadplegen. Finaal krijgt u het resultaat van uw onderzoek in een afdrukbaar rapport met vermelding van uw identiteit en de datum van de controle.

Kan het nog eenvoudiger?

Voor elk te onderzoeken bedrijf en na uw risico-inschatting beslist u voor welke persoon u de controle-check zal uitvoeren. De overzichtelijke voorstelling van cruciale gegevens zoals de sector waarin bedrijven of personen actief zijn, de regio waarin ze gevestigd zijn, de historische of nakende faillissementen, de wijze waarop personen gelinkt zijn … gaat uw onderzoek ongetwijfeld een stuk eenvoudiger maken.

Daarom krijgt u via het ITAA onbeperkte toegang tot de KYC-rapporten en ook 100 checks per jaar op de meer dan 100 PEP, sanctie- of controlelijsten.

Bij het registreren van een nieuw register in eStox, moest de gebruiker twee flows doorlopen: het eerste om de vennootschap aan te maken en het tweede om de aandelen in het register in te schrijven. Deze flows zijn nu geïntegreerd in één wizard die tot drie stappen is teruggebracht:

1) Invoeren van bedrijfsgegevens (een zoekopdracht in de KBO kan worden gebruikt om de bestaande informatie te laden)

2) Inschrijving van het aantal aandelen, het kapitaal en eventueel de soorten aandelen

3) Specifieer de aandeelhouders en hun aandelen

Bovendien is de indeling van de afzonderlijke schermen geoptimaliseerd, zodat er minder moet worden geklikt en gescrold.

Meer info

Steeds meer leden ontdekken het elektronische effectenregister eStox. Hieronder vindt u enkele veelvoorkomende vragen rond de toegang ervan.

Wie heeft toegang tot eStox?

Alle externe en interne leden van het ITAA hebben automatisch toegang tot eStox via het ITAA-portaal: https://portal.itaa.be. Ze kunnen zowel in eigen naam inloggen als in naam van een kantoor dat lid is van het Instituut. De hoofdcontactpersoon van een kantoor duidt via het portaal aan wie mag inloggen in naam van het kantoor, zie hieronder.

Externe stagiairs kunnen inloggen via hun btw-nummer natuurlijke persoon of via een kantoor dat lid is van het Instituut.

Interne stagiairs en medewerkers van het kantoor kunnen enkel inloggen in naam van een kantoor dat lid is van het Instituut.

Kunnen medewerkers een aparte toegang krijgen tot eStox?

Oorspronkelijk werden medewerkers rechtstreeks in eStox toegevoegd per dossier. Intussen worden medewerkers toegevoegd via het ITAA-portaal zodat ze toegang hebben tot eStox en de opleidingen in naam van een kantoor dat lid is van het Instituut.

De hoofdcontactpersoon van het kantoor kan dit regelen via het portaal https://portal.itaa.be onder “kantoren” > “toegang tools”. Onderaan de pagina is een gele knop “Toegang verlenen tot tools”. Wie al in de database zit, kan toegevoegd worden in het veld door eerst de achternaam te typen. Voor nieuwe medewerkers kan de hoofdcontactpersoon een online formulier invullen via de “link” in het pop-up scherm, zie afbeelding.

Zodra iemand in onze database zit, is onze tussenkomst dus niet verder nodig.

Mag ik als lid of medewerker inloggen via itsme?

De toegang via itsme is voorbehouden voor klanten en derde partijen. Zowel leden als medewerkers van kantoren die lid zijn van het Instituut dienen in te loggen via het ITAA-portaal: https://portal.itaa.be.

Wanneer u inlogt via itsme, doet u dit immers enkel via uw e-mailadres. Iemand van uw kantoor kan u toevoegen aan een dossier, maar niet aangeven dat u deel uitmaakt van het kantoor. Daardoor zullen niet alle functionaliteiten naar behoren werken. Bovendien hebben wij intern geen zicht op wie rechtstreeks in eStox toegevoegd werd en kunnen we u dus ook niet verder helpen.

Waarom moet ik inloggen via het ITAA-portaal?

Wanneer u inlogt via het portaal, dan bent u ook ingelogd in eigen naam, maar selecteert u daarenboven ook het kantoor waarvoor u inlogt uit het keuzemenu. Enkel dan zal u de correcte UBO-mandaten zien in eStox en de dossiers en concepten van uw kantoor.

Ook voor de facturatie is dit de enige manier om te zorgen dat de facturatie correct verloopt en op naam van het kantoor. Hier vindt u meer uitleg daarover: https://blog.be.accountants/nl/article/estox-facturatiegids/10108.

Wat als ik ingelogd heb via itsme?

Indien u inlogt via itsme met hetzelfde e-mailadres als datgene wat bekend is bij het instituut, zal u de volgende keer dat u in eStox probeert in te loggen via het portaal de melding krijgen dat u niet de nodige rechten heeft.

Om dit op te lossen, mag u de servicedesk contacteren: servicedesk@itaa.be met de volgende informatie:

E-mailadres waarmee u inlogt
Tijdstip en dag van de mislukte inlogpoging
Print screen van de foutmelding

Uw toegang wordt vervolgens door de technische dienst van eStox teruggezet op uw ITAA-profiel.

Goed nieuws en een nieuwe troef voor eStox

eStox is het digitale aandelenregister aangeboden door de notarissen, accountants en belastingadviseurs. Met dat betrouwbare online register komen we tegemoet aan de eisen van het moderne ondernemersklimaat.

Bovendien kunt u via eStox ook de UBO-verplichtingen van uw cliënten eenvoudig in orde brengen. Cliënten betalen doorgaans graag voor die extra dienstverlening en voor de rechtszekerheid aangeboden door de ITAA leden.

Een nieuwe troef

De Thesaurie van de FOD Financiën heeft in een persbericht een nieuwigheden van het UBO aangekondigd. In de tekst schuilt goed nieuws voor de accountantskantoren die eStox aanbevelen en gebruiken. eStox wordt door de FOD Financiën namelijk aanvaard als een authentieke bron.

Concreet betekent dit dat ondernemingen die beschikken over een eStox-register en waarvoor u via eStox de inschrijving in het UBO-register heeft uitgevoerd, geen bewijsstukken of andere documenten moeten opladen in het UBO-register. eStox volstaat.

eStox zorgt voor een zorgeloos gemoed en verlicht de administratieve last van meer dan 19 000 ondernemingen aanzienlijk.

In samenhang met de ontwikkeling van nieuwe technologieën verzoekt de administratie ter voorbereiding van de fiscale controle steeds vaker de back-up van de elektronisch bijgehouden boekhouding over te dragen om daarna haar eigen controlesoftware te gebruiken.

Het ITAA en de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO zijn samen een kader voor betere communicatie overeengekomen.

Context en reactie van het ITAA

Het ITAA heeft – naar aanleiding van klachten van zijn leden – bepaalde op principieel vlak twijfelachtige praktijken vastgesteld bij de fiscaal controleurs:

De administratie contacteert de economische beroepsbeoefenaar vaak als eerste, zonder dat de belastingplichtige zelf weet dat de fiscus hem zal controleren. De administratie lijkt er dus van uit te gaan dat de beroepsbeoefenaar van rechtswege gemachtigd is zijn cliënt in het kader van een fiscale controle te vertegenwoordigen, wat niet altijd het geval is.

Sommige brieven van controleurs zijn als dusdanig opgesteld dat ze de indruk wekken dat men verplicht moet ingaan op een verzoek tot overmaken van een elektronische back-up indien men wil vermijden dat men een sanctie opgelegd krijgt.

Het ITAA heeft willen reageren, en dit ook rekening houdend met het klimaat van wantrouwen ten opzichte van de administratie waarover bepaalde recente persberichten het hebben en waaruit blijkt dat er geen dialoog met de administratie meer zou zijn.

Het thema van de back-ups van boekhoudbestanden werd aangegrepen om de bespreking met de administratie aan te vangen en een, voor alle betrokken partijen, geschikte werkwijze te vinden waarbij tegelijkertijd rekening wordt gehouden met de ontwikkeling van nieuwe technologieën.

De afgelopen maanden hebben het ITAA en de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO regelmatig contact met elkaar gehad. Het ging erom een geschikte manier van werken te vinden voor de verzoeken om een back-up van boekhoudbestanden in het kader van de voorbereiding van de fiscale controles.

Bereikt principeakkoord met de Administratie – standaard e-mailmodel

Op principieel vlak werd een akkoord bereikt met de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO, waarbij de aankondiging per e-mail van de voorbereiding van een fiscale controle met verzoek tot back-up rechtstreeks naar de belastingplichtige wordt gestuurd, met de economische beroepsbeoefenaar in kopie (voor zover men het e-mailadres van de belastingplichtige heeft).

Voorts heeft de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO samen met het ITAA een standaard e-mailmodel met verzoek om een back-up van boekhoudbestanden opgesteld waarin uitdrukkelijk wordt vermeld dat het verzoek om back-up een informeel verzoek is en dat de persoon die het niet inwilligt geen enkele sanctie kan krijgen. Dit e-mailmodel is bedoeld om door de fiscale controleurs voor de kmo’s te worden gebruikt. De administratie heeft ons meegedeeld dat ze haar ambtenaren richtlijnen in die zin zal verstrekken.

Dit is het standaard e-mailmodel met verzoek om back-up van boekhoudbestanden, dat de fiscaal controleurs KMO sinds 1 april 2021 zullen gebruiken in het kader van de aankondiging van een fiscale controle:

“Betreft: opvraging data boekhouding van “Naam onderneming XXX » – « Ondernemingsnummer XXX »

Geachte,

De onderneming vermeld in het onderwerp is geselecteerd voor een fiscale controle (periode venb/PB aanslagjaren … boekjaren … en periode btw van … tot en met…).

Om de controle vlotter te laten verlopen en eventuele controles ter plaatse te verkorten of zelfs te vermijden, verzoeken wij u om een back-up van de boekhouding met betrekking tot de bovenvermelde periode(s) te maken en deze op elektronische wijze via e-mail per kerende over te maken. U kan de back-up(s) zippen alvorens deze te mailen.

Vanaf hier uitleg die kan verschillen per pakket en afhankelijk van het pakket met of zonder bijlage:

Voor het voeren van de boekhouding gebruikt u volgens onze gegevens het pakket X. Met dit pakket kan de back-up worden gemaakt in de vorm van een xml-bestand.

In bijlage vindt u een handleiding om u hierbij te helpen.

Aarzel niet om contact op te nemen voor bijkomende inlichtingen of als de back-up door de omvang niet kan worden gemaild. Als u technische problemen ondervindt bij het maken van de back-up, gelieve dan contact op te nemen met uw softwareleverancier.

We versturen deze e-mail zowel naar de belastingadviseur/accountant als naar de bovenvermelde onderneming. Als deze e-mail enkel de belastingadviseur/accountant als bestemmeling vermeldt, dan beschikt de administratie momenteel niet over het officieel e-mailadres van de onderneming. In dat geval verzoeken wij de belastingadviseur/accountant om deze onderneming zelf te informeren en om bij het indienen van de eerstvolgende aangifte het e-mailadres van de onderneming te vermelden bij de periodieke aangifte btw (verplichte vermelding Intervat) en/of in de aangifte vennootschapsbelasting (vak “Contactpersoon”). Alleen op deze wijze kan de administratie deze onderneming in de toekomst rechtstreeks informeren.

Voormelde verzoeken zijn informeel. We leggen geen sanctie op als u weigert hieraan gevolg te geven. We kondigen dan een bezoek ter plaatse aan op de maatschappelijke zetel van de onderneming waar we formeel zullen verzoeken om ons een back-up ter beschikking te stellen.

Bedankt voor uw constructieve medewerking.”

Kader voor betere communicatie – draagwijdte van het akkoord

Zoals u kunt vaststellen wanneer u het standaard e-mailmodel leest, kon door de besprekingen tussen de administratie en het ITAA een kader voor betere communicatie worden ingevoerd dat de beginselen van behoorlijk bestuur in acht neemt.

De administratie heeft zich tot doel gesteld om transparanter te werken. Sinds 1 april 2021, zal de e-mail met de aankondiging van de fiscale controle naar de belastingplichtige (voor zover de administratie zijn e-mailadres heeft) en naar de economische beroepsbeoefenaar worden gestuurd. In de e-mail zal uitdrukkelijk worden vermeld dat het verzoek om back-up informeel is en dat er in geen geval een sanctie zal volgen wanneer men er niet op ingaat.

De zuiver juridische aangelegenheden werden niet besproken omdat het de bedoeling was om snel een doeltreffende en door de controleurs van de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO gemeenschappelijk toe te passen oplossing te vinden.

De open gedachtewisseling met de administratie heeft geen invloed op de huidige juridische verplichtingen of op de nieuwe standpunten die kunnen worden ingenomen (bijvoorbeeld de in bespreking zijnde eventuele wijziging van artikel 315bis van het WIB). Met andere woorden, de bespreking met de administratie doet in geen geval afbreuk aan het beginsel dat de controles in principe ter plaatse moeten plaatsvinden.

Standpunt van het ITAA over de verzoeken om back-ups van boekhoudbestanden

In de huidige stand van de wetgeving, dient men niet verplicht in te gaan op een verzoek om back-up van boekhoudbestanden in elektronisch formaat. De eindbeslissing om de back-up al dan niet mee te delen ligt bij de belastingplichtige.

Het ITAA beveelt hoe dan ook aan een analyse te maken vooraleer een back-up van boekhoudbestanden over te dragen. De bestemmeling van het verzoek om back-up in elektronisch formaat moet zich er zo van vergewissen dat de overgemaakte gegevens geen elementen bevatten die onder het beroepsgeheim vallen en dat de gegevens die in de computertoepassing worden ingevoerd geen langere periode bestrijken dan de boekjaren die aan de fiscale controle onderworpen zijn.

Als dit voorafgaand onderzoek naar de draagwijdte van de back-up in acht wordt genomen, is het ITAA gewonnen voor een overdracht aan de administratie van de back-ups van boekhoudbestanden in elektronisch formaat. De economische beroepsbeoefenaars moedigen hun cliënten beter niet aan zich te verzetten tegen de elektronische mededeling van de documenten. De overdracht van een back-up van boekhoudbestanden weigeren heeft veel weg van een achterhoedegevecht. Niets belet dat men zich bij een controle schikt naar de mogelijkheden die de technologische ontwikkeling biedt. Niettemin zoals hierboven reeds aangegeven ligt de eindbeslissing steeds bij de klant en niet bij de uitvoerder van een mandaat.

Het gebruik van moderne digitale technieken ligt in de lijn van een ontwikkeling waaraan iedereen in onze samenleving zich mag verwachten. We zullen er dus ook in onze contacten met de administratie niet omheen kunnen. In dit kader is de wet van 26 januari 2021 betreffende de dematerialisatie van de relaties tussen de Federale Overheidsdienst Financiën, de burgers, rechtspersonen en bepaalde derden en tot wijziging van diverse fiscale wetboeken en wetten (BS 10/02/2021) daar een belangrijk voorbeeld van. Deze wet bepaalt immers dat binnen een aantal jaar de meeste uitwisselingen van informatie tussen de FOD Financiën en de belastingplichtigen waar rechtsgevolgen uit voortvloeien, in principe via een beveiligd elektronisch platform moeten worden ingediend.

“[Een] beroepsbeoefenaar is ertoe gehouden om alle boeken, documenten en elektronische of andere gegevens die toebehoren aan de cliënt onverwijld uit handen te geven, wanneer deze erom verzoekt” (artikel 43 van de wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur; art. 26 van het koninklijk betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur; art. 11, § 3 van de Deontologische Code van het B.I.B.F.[1])

“Na zijn opdracht dient hij onverwijld en onafhankelijk van de betaling van zijn erelonen, alle documenten, eigendom van de cliënt, ter beschikking te stellen van de cliënt of van zijn opvolgende confrater (of lid van een ander Instituut)” (artikel 23, alinea 2 reglement deontologie, en art. 17 van de Deontologische Code van het B.I.B.F.).

Het retentieverbod sluit met name de uitoefening door de accountant of belastingadviseur uit van het retentierecht op de documenten die eigendom zijn van de cliënt, met het oog op betaling van de erelonen of een andere schuld door de cliënt.

Dit verbod vindt zijn rechtvaardiging enerzijds in de overdreven aard van de uitoefening van het retentierecht door een lid van het Instituut op documenten, eigendom van de cliënt. Deze retentie berokkent immers onevenredige schade aan de cliënt, aangezien hij verhinderd wordt in het correct bijhouden van zijn boekhouding en in de correcte naleving van zijn fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

Anderzijds moet de relatie tussen de cliënt en de accountant en/of belastingadviseur – in het belang van de correcte uitvoering van de opdracht door deze laatste – gebaseerd zijn op vertrouwen. De cliënt moet zijn boeken en documenten immers kunnen toevertrouwen aan een lid van het Instituut zonder dat hij achteraf moet vrezen voor een schade of een ongemak.

Hoewel de dagboeken en rekeningen voortvloeien uit het werk van de accountant, zijn deze dagboeken en rekeningen eigendom van de cliënt, aangezien op deze laatste de wettelijke verplichting rust om een boekhouding te voeren.

Elke daad van retentie kan tuchtrechtelijke vervolgingen met zich meebrengen.

[1] Bevestigd door het koninklijk besluit van 14 januari 2021.

Steeds meer leden vinden de weg naar het ITAA-portaal en de bijhorende modules. Om u te begeleiden bij uw vragen rond het elektronisch effectenregister eStox, zullen we de komende weken artikels schrijven om u op weg te helpen. In de ITAA-ACcTUA van 7 december vond u reeds een artikel over de link met het rijksregister in eStox: https://blog.be.accountants/nl/article/estox-automatisch-gelinkt-met-rijksregister/9993. Deze week houden we de kostprijs en de facturatie van de module onder de loep.

Voor een creatie van een vennootschap in de live omgeving van eStox betaalt u € 20 exclusief btw en voor elke inschrijving in een register betaalt u per betrokken effectenhouder € 5 exclusief btw. Alle andere acties die niet leiden tot een inschrijving, zoals consultaties of de vennootschapsinformatie bijwerken, zijn kosteloos.

De verrichtingen worden vervolgens via de module maandelijks gefactureerd aan de persoon of de vennootschap die u selecteert uit het drop-downmenu wanneer u inlogt via het ITAA-portaal: https://portal.itaa.be.

Het staat u vrij deze kosten al dan niet te verrekenen aan de vennootschap en een vergoeding te vragen voor het geleverde werk. Wat meteen ook de reden is dat er op de publieke eStox-pagina geen tarieven vermeld worden.

Op uw maandelijkse factuur ziet u voor elk type transactie, creatie van vennootschap of inschrijving in het register, het totale aantal lijnen dat aangerekend werd per dossier. In de module zelf kan u ook steeds de details zien per dossier door in de rechterbovenhoek op uw naam te klikken en vervolgens “facturatie” te selecteren.

In het facturatiescherm krijgt u vervolgens een overzicht van de verrichtingen die gefactureerd werden of aangerekend zullen worden op de eerstvolgende maandelijkse factuur. De verrichtingen worden chronologisch getoond, met de meest recente verrichtingen in het eerste scherm.

Per verrichting ziet u hier de volgende informatie:

Voor welke vennootschap deze verrichting was
Op welke datum de verrichting geregistreerd is
Welk type verrichting het was: oprichting, inschrijving aandelen, overdracht, etc.
Hoeveel lijnen in een dossier er betrokken zijn bij de verrichting in kwestie

Als u op een verrichting klikt, krijgt u bijkomende informatie te zien:

Het ondernemingsnummer van de cliënt
De naam van het kantoor dat de actie gedaan heeft
De voornaam en naam van de gebruiker die de verrichting uitgevoerd heeft
Het e-mailadres van de gebruiker die de transactie uitgevoerd heeft

Indien u bijkomende vragen heeft over eStox, mag u contact opnemen met de Service Desk via servicedesk@itaa.be of +32 (0)2 221 10 00.

SOCIAL MEDIA