Het ITAA heeft onlangs tal van vragen van haar leden ontvangen over de aanduiding van compliance-functies en de uitvoering van de waakzaamheidsverplichtingen op het gebied van het voorkomen van het witwassen van geld wanneer geen diensten rechtstreeks voor cliënten worden verricht. Hier volgen, bij wijze van voorbeeld, enkele vragen die de legitieme bezorgdheid van beroepsbeoefenaars samenvatten:

• Ik ben accountant en bedrijfsrevisor. Voor mijn IBR-kantoor heb ik al alle formaliteiten in orde gebracht voor de AMLCO en VPHN. Ik heb echter van de fiscus ook een BTW-nummer natuurlijke persoon moeten aanmaken voor mijn lidmaatschap van het ITAA waarmee ik geen omzet heb. Moet ik desalniettemin AWW-verantwoordelijken aanduiden als ik geen klanten heb? En hoe kan ik de bijhorende verplichtingen in orde brengen als ik geen klanten heb om na te gaan te controleren (bv: AMLCO jaarverslag)?
• Als ik op het ITAA-portaal kijk dan moest ik bij mijn zaak als natuurlijk persoon ook een AMLCO/ VPHN invullen.  Dit is momenteel een slapend ondernemingsnummer, en er zijn van hieruit dus geen facturen naar klanten. Ik heb momenteel mezelf als AMLCO/ VPHN opgeschreven, mag dit blijven of is dit niet nodig daar er geen facturatie is en dit normaal ook niet meer zal zijn.
• Ik ben een extern lid van het ITAA, maar ik voer geen activiteiten uit voor cliënten. Moet ik een AMLCO en een verantwoordelijke op het hoogste niveau aanstellen, een handboek met interne procedures opstellen en een jaarlijks activiteitenverslag opstellen?

Om een antwoord te bezorgen op de vragen van deze leden, is het ITAA in de loop van de maand mei 2021 naar de CFI getrokken om samen met hun vertegenwoordigers het te hebben over een pragmatische oplossing die de administratieve lasten van het bestrijden van witwassen van geld zou kunnen vereenvoudigen in de situaties die dat rechtvaardigen.

Alle betrokken partijen waren het eens over de noodzaak om de antiwitwaswetgeving te interpreteren in het licht van (i) de nagestreefde doelstelling om witwassen te voorkomen en (ii) het beginsel van evenredigheid met betrekking tot het risico, vervat in artikel 8 van de wet van 18 september 2017 inzake de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contanten.

(*) Art. 8. § 1. De onderworpen entiteiten ontwikkelen en passen doeltreffende gedragslijnen, procedures en interne controlemaatregelen toe die evenredig zijn met hun aard en omvang :

1° om te voldoen aan de bepalingen van deze wet, van de besluiten en reglementen genomen ter uitvoering ervan en van de uitvoeringsmaatregelen van Richtlijn 2015/849, en om de op het niveau van de Europese Unie, België en de onderworpen entiteit zelf geïdentificeerde desbetreffende risico’s te beperken en effectief te beheren; (…)

Gezamenlijk standpunt van het ITAA en de CFI:

1. Het primerend criterium voor het bepalen van de waakzaamheidsverplichtingen in verband met het witwassen van geld is het volgende: heeft de beroepsbeoefenaar die diensten verricht voor een of meer ondernemingen, al dan niet zijn eigen cliënten?

Wanneer het antwoord op deze vraag negatief is, zullen beroepsbeoefenaars kunnen kiezen voor een evenredige modulering van hun verplichtingen op het gebied van de voorkoming van het witwassen van geld.

Deze mogelijkheid zal alleen mogelijk zijn voor beroepsbeoefenaars die geen eigen cliënteel hebben en die structureel samenwerken met een andere economische beroepsbeoefenaar.

Om u in staat te stellen zelf te bepalen of u in aanmerking komt voor de evenredige modulering van de AWW-verplichtingen, leek het ons noodzakelijk de volgende begrippen te definiëren:

• “afwezigheid van eigen cliënten”: de beroepsbeoefenaar verricht geen boekhoudkundige of fiscale diensten rechtstreeks voor een cliënt, met dien verstande dat een cliënt iedere natuurlijke of rechtspersoon is die geen economische beroepsbeoefenaar is.

• “structurele samenwerking met een andere economische beroepsbeoefenaar”: er moet worden verwezen naar de definitie van medewerker die te vinden is in artikel 1, 16° van de Norm antiwitwas van 31 maart 2020 betreffende de toepassing van de wet van 18 september 2017: “medewerker(s)”: de personeelsleden en de zelfstandige medewerkers, met inbegrip van beroepsbeoefenaars, die op regelmatige en voortdurende wijze werkzaamheden uitvoeren in opdracht van de beroepsbeoefenaar.

1. Wat wordt bedoeld met evenredige modulering van de antiwitwasverplichtingen?

Beroepsbeoefenaars die aan de bovenstaande voorwaarden voldoen, zullen ervoor kunnen kiezen hun AWW-verplichtingen proportioneel te moduleren. Concreet zal deze evenredige modulering de vorm aannemen van een vermindering van de administratieve lasten in verband met de preventieve anti-witwasverplichtingen, d.w.z. geen verplichting om (*):

(*) Op deze wijze kan een accountant die gespecialiseerd is in douanezaken en slechts incidenteel diensten verleent op verzoek van een andere onderneming, niet worden beschouwd als een beroepsbeoefenaar die op regelmatige en voortdurende wijze werkzaamheden voor deze andere onderneming verricht. Hij moet dus worden geacht geen deel uit te maken van het personeel van de onderneming die een beroep op hem heeft gedaan, en moet zijn eigen AWW-verplichtingen vervullen, zonder zich te kunnen beroepen op de AWW-verplichtingen welke in de andere onderneming uitgewerkt zijn en toegepast worden.

• een clientacceptatiebeleid (CAP) uit te werken
• een eigen risicoanalyse uit te werken
• een eigen intern klokkenluiderskanaal (Whistleblowing(**)) op te zetten

(**) Dit kanaal moet binnen de onderneming worden opgezet om het personeel in staat te stellen inbreuken op de AML-vereisten te melden aan de AMLCO en, in voorkomend geval, aan de verantwoordelijke van het hoogste niveau, via een specifiek, onafhankelijk en anoniem kanaal.

• een AMLCO aanwijzen (het ontbreken van een verplichting om een AMLCO aan te wijzen, houdt uiteraard ook in dat er geen verplichting bestaat om een jaarlijks activiteitenverslag op te stellen)
• een verantwoordelijke op het hoogste niveau aan te wijzen;

Alle verplichtingen kunnen worden gecentraliseerd op het niveau van de operationele onderneming(en) waarvoor de economische beroepsbeoefenaar de diensten verricht.

Dit is een optie, maar geen verplichting voor beroepsbeoefenaars (***).

(***)- De beroepsbeoefenaar kan bijvoorbeeld altijd besluiten om binnen de onderneming die geen eigen cliënten heeft, personen aan te duiden die de functies van AMLCO en verantwoordelijke persoon van het hoogste niveau uitoefenen (met dien verstande dat deze personen verschillend kunnen zijn van diegene welke binnen de operationele vennootschap zijn aangesteld). De centralisatie van AML-maatregelen op het niveau van het operationele kantoor moet worden gezien als een administratieve vereenvoudiging voor ITAA-leden, niet als een bindende verplichting.

1. Wat dient u te doen wanneer u zich in een situatie bevindt waarin u meent baat te hebben bij een evenredige modulering van uw AWW-verplichtingen?

Het ITAA werkt actueel aan de wijzigingen in het ITAA-portaal om deze versoepeling van de verplichtingen ter voorkoming van het witwassen van geld in de praktijk te kunnen omzetten.

Wij verzoeken u nog even geduld te willen uitoefenen voordat u voor evenredige  modulering kiest. In tussentijd verwacht het ITAA geen specifieke actie van u. Zodra het platform geactualiseerd werd, zullen wij u vragen de nodige stappen te ondernemen om de optie alsnog te activeren, wanneer van toepassing.

1. Conclusie

Na het standpunt van het ITAA te hebben uiteengezet, komen wij tot het volgende concreet besluit voor wat de vragen aan het begin van deze tekst betreft:

• De beroepsbeoefenaar die zowel lid is van het ITAA als van het IBR, maar welke geen eigen cliënteel heeft als ITAA-lid, zal, indien hij dit wenst, l kunnen aansluiten bij het IBR-kantoor, op voorwaarde dat hij er een structurele samenwerking mee heeft. Bijgevolg zal de beroepsbeoefenaar worden vrijgesteld van de volgende verplichtingen binnen de ITAA-onderneming: i) een AMLCO en een verantwoordelijke op het hoogste niveau aanstellen, ii) een cliëntacceptatiebeleid uitwerken, iii) een eigen risicoanalyse uitvoeren, iv) een eigen intern klokkenluiderskanaal opzetten. Alle AWW-verplichtingen worden, indien de beroepsbeoefenaar dat wenst, gecentraliseerd op het niveau van het bij het IBR geregistreerde operationele kantoor.

Laten we nog verder gaan in de redenering: stel dat de beroepsbeoefenaar, die zowel lid is van het ITAA als van het IBR, een atypische verrichting ontdekt. In principe zal deze atypische verrichting logischerwijze worden opgespoord binnen het operationeel kantoor welke bij het IBR erkend is, aangezien het deze onderneming is welke haar eigen cliënteel heeft. De AMLCO van het operationeel kantoor is verantwoordelijk voor het opstellen van de melding in geval van een atypische verrichting en, in voorkomend geval, voor de indiening van de melding bij het CFI.  De beroepsbeoefenaar – die geen eigen cliënteel heeft – behoeft echter niet noodzakelijkerwijs via het binnen het operationeel kantoor voorziene kanaal te gaan. Hij kan dus, indien hij dat wenst, zelf de aangifte bij het CFI indienen zonder verplicht te zijn zich tot het operationeel kantoor te wenden.

• De beroepsbeoefenaar die momenteel een “niet-actief” ondernemingsnummer heeft voor zijn eenmanszaak als natuurlijke persoon omdat er geen facturatie aan cliënten plaatsvindt, heeft de volgende keuze:

– ofwel zijn registratie als AMLCO behouden en de verantwoordelijke op het hoogste niveau zijn voor zijn eenmanszaak als natuurlijk persoon (met alle antiwitwasverplichtingen die deze keuze met zich meebrengt)

– of zich aansluiten bij een vennootschap waarmee hij een structurele samenwerking deelt.

• De beroepsbeoefenaar die extern lid is van het ITAA maar geen activiteiten voor cliënten verricht, zal niet verplicht zijn een AMLCO noch een verantwoordelijke op het hoogste niveau aan te stellen, noch een intern procedurehandboek op te stellen, noch een jaarlijks activiteitenverslag op te stellen. De beroepsbeoefenaar kan zich aansluiten bij een operationeel kantoor waarvoor hij/zij op regelmatige basis werkzaamheden verricht.