In samenhang met de ontwikkeling van nieuwe technologieën verzoekt de administratie ter voorbereiding van de fiscale controle steeds vaker de back-up van de elektronisch bijgehouden boekhouding over te dragen om daarna haar eigen controlesoftware te gebruiken.
Het ITAA en de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO zijn samen een kader voor betere communicatie overeengekomen.
- Context en reactie van het ITAA
Het ITAA heeft – naar aanleiding van klachten van zijn leden – bepaalde op principieel vlak twijfelachtige praktijken vastgesteld bij de fiscaal controleurs:
- De administratie contacteert de economische beroepsbeoefenaar vaak als eerste, zonder dat de belastingplichtige zelf weet dat de fiscus hem zal controleren. De administratie lijkt er dus van uit te gaan dat de beroepsbeoefenaar van rechtswege gemachtigd is zijn cliënt in het kader van een fiscale controle te vertegenwoordigen, wat niet altijd het geval is.
- Sommige brieven van controleurs zijn als dusdanig opgesteld dat ze de indruk wekken dat men verplicht moet ingaan op een verzoek tot overmaken van een elektronische back-up indien men wil vermijden dat men een sanctie opgelegd krijgt.
Het ITAA heeft willen reageren, en dit ook rekening houdend met het klimaat van wantrouwen ten opzichte van de administratie waarover bepaalde recente persberichten het hebben en waaruit blijkt dat er geen dialoog met de administratie meer zou zijn.
Het thema van de back-ups van boekhoudbestanden werd aangegrepen om de bespreking met de administratie aan te vangen en een, voor alle betrokken partijen, geschikte werkwijze te vinden waarbij tegelijkertijd rekening wordt gehouden met de ontwikkeling van nieuwe technologieën.
De afgelopen maanden hebben het ITAA en de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO regelmatig contact met elkaar gehad. Het ging erom een geschikte manier van werken te vinden voor de verzoeken om een back-up van boekhoudbestanden in het kader van de voorbereiding van de fiscale controles.
- Bereikt principeakkoord met de Administratie – standaard e-mailmodel
Op principieel vlak werd een akkoord bereikt met de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO, waarbij de aankondiging per e-mail van de voorbereiding van een fiscale controle met verzoek tot back-up rechtstreeks naar de belastingplichtige wordt gestuurd, met de economische beroepsbeoefenaar in kopie (voor zover men het e-mailadres van de belastingplichtige heeft).
Voorts heeft de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO samen met het ITAA een standaard e-mailmodel met verzoek om een back-up van boekhoudbestanden opgesteld waarin uitdrukkelijk wordt vermeld dat het verzoek om back-up een informeel verzoek is en dat de persoon die het niet inwilligt geen enkele sanctie kan krijgen. Dit e-mailmodel is bedoeld om door de fiscale controleurs voor de kmo’s te worden gebruikt. De administratie heeft ons meegedeeld dat ze haar ambtenaren richtlijnen in die zin zal verstrekken.
Dit is het standaard e-mailmodel met verzoek om back-up van boekhoudbestanden, dat de fiscaal controleurs KMO sinds 1 april 2021 zullen gebruiken in het kader van de aankondiging van een fiscale controle:
“Betreft: opvraging data boekhouding van “Naam onderneming XXX » – « Ondernemingsnummer XXX »
Geachte,
De onderneming vermeld in het onderwerp is geselecteerd voor een fiscale controle (periode venb/PB aanslagjaren … boekjaren … en periode btw van … tot en met…).
Om de controle vlotter te laten verlopen en eventuele controles ter plaatse te verkorten of zelfs te vermijden, verzoeken wij u om een back-up van de boekhouding met betrekking tot de bovenvermelde periode(s) te maken en deze op elektronische wijze via e-mail per kerende over te maken. U kan de back-up(s) zippen alvorens deze te mailen.
Vanaf hier uitleg die kan verschillen per pakket en afhankelijk van het pakket met of zonder bijlage:
Voor het voeren van de boekhouding gebruikt u volgens onze gegevens het pakket X. Met dit pakket kan de back-up worden gemaakt in de vorm van een xml-bestand.
In bijlage vindt u een handleiding om u hierbij te helpen.
Aarzel niet om contact op te nemen voor bijkomende inlichtingen of als de back-up door de omvang niet kan worden gemaild. Als u technische problemen ondervindt bij het maken van de back-up, gelieve dan contact op te nemen met uw softwareleverancier.
We versturen deze e-mail zowel naar de belastingadviseur/accountant als naar de bovenvermelde onderneming. Als deze e-mail enkel de belastingadviseur/accountant als bestemmeling vermeldt, dan beschikt de administratie momenteel niet over het officieel e-mailadres van de onderneming. In dat geval verzoeken wij de belastingadviseur/accountant om deze onderneming zelf te informeren en om bij het indienen van de eerstvolgende aangifte het e-mailadres van de onderneming te vermelden bij de periodieke aangifte btw (verplichte vermelding Intervat) en/of in de aangifte vennootschapsbelasting (vak “Contactpersoon”). Alleen op deze wijze kan de administratie deze onderneming in de toekomst rechtstreeks informeren.
Voormelde verzoeken zijn informeel. We leggen geen sanctie op als u weigert hieraan gevolg te geven. We kondigen dan een bezoek ter plaatse aan op de maatschappelijke zetel van de onderneming waar we formeel zullen verzoeken om ons een back-up ter beschikking te stellen.
Bedankt voor uw constructieve medewerking.”
- Kader voor betere communicatie – draagwijdte van het akkoord
Zoals u kunt vaststellen wanneer u het standaard e-mailmodel leest, kon door de besprekingen tussen de administratie en het ITAA een kader voor betere communicatie worden ingevoerd dat de beginselen van behoorlijk bestuur in acht neemt.
De administratie heeft zich tot doel gesteld om transparanter te werken. Sinds 1 april 2021, zal de e-mail met de aankondiging van de fiscale controle naar de belastingplichtige (voor zover de administratie zijn e-mailadres heeft) en naar de economische beroepsbeoefenaar worden gestuurd. In de e-mail zal uitdrukkelijk worden vermeld dat het verzoek om back-up informeel is en dat er in geen geval een sanctie zal volgen wanneer men er niet op ingaat.
De zuiver juridische aangelegenheden werden niet besproken omdat het de bedoeling was om snel een doeltreffende en door de controleurs van de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO gemeenschappelijk toe te passen oplossing te vinden.
De open gedachtewisseling met de administratie heeft geen invloed op de huidige juridische verplichtingen of op de nieuwe standpunten die kunnen worden ingenomen (bijvoorbeeld de in bespreking zijnde eventuele wijziging van artikel 315bis van het WIB). Met andere woorden, de bespreking met de administratie doet in geen geval afbreuk aan het beginsel dat de controles in principe ter plaatse moeten plaatsvinden.
- Standpunt van het ITAA over de verzoeken om back-ups van boekhoudbestanden
In de huidige stand van de wetgeving, dient men niet verplicht in te gaan op een verzoek om back-up van boekhoudbestanden in elektronisch formaat. De eindbeslissing om de back-up al dan niet mee te delen ligt bij de belastingplichtige.
Het ITAA beveelt hoe dan ook aan een analyse te maken vooraleer een back-up van boekhoudbestanden over te dragen. De bestemmeling van het verzoek om back-up in elektronisch formaat moet zich er zo van vergewissen dat de overgemaakte gegevens geen elementen bevatten die onder het beroepsgeheim vallen en dat de gegevens die in de computertoepassing worden ingevoerd geen langere periode bestrijken dan de boekjaren die aan de fiscale controle onderworpen zijn.
Als dit voorafgaand onderzoek naar de draagwijdte van de back-up in acht wordt genomen, is het ITAA gewonnen voor een overdracht aan de administratie van de back-ups van boekhoudbestanden in elektronisch formaat. De economische beroepsbeoefenaars moedigen hun cliënten beter niet aan zich te verzetten tegen de elektronische mededeling van de documenten. De overdracht van een back-up van boekhoudbestanden weigeren heeft veel weg van een achterhoedegevecht. Niets belet dat men zich bij een controle schikt naar de mogelijkheden die de technologische ontwikkeling biedt. Niettemin zoals hierboven reeds aangegeven ligt de eindbeslissing steeds bij de klant en niet bij de uitvoerder van een mandaat.
Het gebruik van moderne digitale technieken ligt in de lijn van een ontwikkeling waaraan iedereen in onze samenleving zich mag verwachten. We zullen er dus ook in onze contacten met de administratie niet omheen kunnen. In dit kader is de wet van 26 januari 2021 betreffende de dematerialisatie van de relaties tussen de Federale Overheidsdienst Financiën, de burgers, rechtspersonen en bepaalde derden en tot wijziging van diverse fiscale wetboeken en wetten (BS 10/02/2021) daar een belangrijk voorbeeld van. Deze wet bepaalt immers dat binnen een aantal jaar de meeste uitwisselingen van informatie tussen de FOD Financiën en de belastingplichtigen waar rechtsgevolgen uit voortvloeien, in principe via een beveiligd elektronisch platform moeten worden ingediend.
