Steeds meer leden ontdekken het elektronische effectenregister eStox. Hieronder vindt u enkele veelvoorkomende vragen rond de toegang ervan.

Wie heeft toegang tot eStox?

Alle externe en interne leden van het ITAA hebben automatisch toegang tot eStox via het ITAA-portaal: https://portal.itaa.be. Ze kunnen zowel in eigen naam inloggen als in naam van een kantoor dat lid is van het Instituut. De hoofdcontactpersoon van een kantoor duidt via het portaal aan wie mag inloggen in naam van het kantoor, zie hieronder.

Externe stagiairs kunnen inloggen via hun btw-nummer natuurlijke persoon of via een kantoor dat lid is van het Instituut.

Interne stagiairs en medewerkers van het kantoor kunnen enkel inloggen in naam van een kantoor dat lid is van het Instituut.

Kunnen medewerkers een aparte toegang krijgen tot eStox?

Oorspronkelijk werden medewerkers rechtstreeks in eStox toegevoegd per dossier. Intussen worden medewerkers toegevoegd via het ITAA-portaal zodat ze toegang hebben tot eStox en de opleidingen in naam van een kantoor dat lid is van het Instituut.

De hoofdcontactpersoon van het kantoor kan dit regelen via het portaal https://portal.itaa.be onder “kantoren” > “toegang tools”. Onderaan de pagina is een gele knop “Toegang verlenen tot tools”. Wie al in de database zit, kan toegevoegd worden in het veld door eerst de achternaam te typen. Voor nieuwe medewerkers kan de hoofdcontactpersoon een online formulier invullen via de “link” in het pop-up scherm, zie afbeelding.

Zodra iemand in onze database zit, is onze tussenkomst dus niet verder nodig.

Mag ik als lid of medewerker inloggen via itsme?

De toegang via itsme is voorbehouden voor klanten en derde partijen. Zowel leden als medewerkers van kantoren die lid zijn van het Instituut dienen in te loggen via het ITAA-portaal: https://portal.itaa.be.

Wanneer u inlogt via itsme, doet u dit immers enkel via uw e-mailadres. Iemand van uw kantoor kan u toevoegen aan een dossier, maar niet aangeven dat u deel uitmaakt van het kantoor. Daardoor zullen niet alle functionaliteiten naar behoren werken. Bovendien hebben wij intern geen zicht op wie rechtstreeks in eStox toegevoegd werd en kunnen we u dus ook niet verder helpen.

Waarom moet ik inloggen via het ITAA-portaal?

Wanneer u inlogt via het portaal, dan bent u ook ingelogd in eigen naam, maar selecteert u daarenboven ook het kantoor waarvoor u inlogt uit het keuzemenu. Enkel dan zal u de correcte UBO-mandaten zien in eStox en de dossiers en concepten van uw kantoor.

Ook voor de facturatie is dit de enige manier om te zorgen dat de facturatie correct verloopt en op naam van het kantoor. Hier vindt u meer uitleg daarover: https://blog.be.accountants/nl/article/estox-facturatiegids/10108.

Wat als ik ingelogd heb via itsme?

Indien u inlogt via itsme met hetzelfde e-mailadres als datgene wat bekend is bij het instituut, zal u de volgende keer dat u in eStox probeert in te loggen via het portaal de melding krijgen dat u niet de nodige rechten heeft.

Om dit op te lossen, mag u de servicedesk contacteren: servicedesk@itaa.be met de volgende informatie:

E-mailadres waarmee u inlogt
Tijdstip en dag van de mislukte inlogpoging
Print screen van de foutmelding

Uw toegang wordt vervolgens door de technische dienst van eStox teruggezet op uw ITAA-profiel.

Goed nieuws en een nieuwe troef voor eStox

eStox is het digitale aandelenregister aangeboden door de notarissen, accountants en belastingadviseurs. Met dat betrouwbare online register komen we tegemoet aan de eisen van het moderne ondernemersklimaat.

Bovendien kunt u via eStox ook de UBO-verplichtingen van uw cliënten eenvoudig in orde brengen. Cliënten betalen doorgaans graag voor die extra dienstverlening en voor de rechtszekerheid aangeboden door de ITAA leden.

Een nieuwe troef

De Thesaurie van de FOD Financiën heeft in een persbericht een nieuwigheden van het UBO aangekondigd. In de tekst schuilt goed nieuws voor de accountantskantoren die eStox aanbevelen en gebruiken. eStox wordt door de FOD Financiën namelijk aanvaard als een authentieke bron.

Concreet betekent dit dat ondernemingen die beschikken over een eStox-register en waarvoor u via eStox de inschrijving in het UBO-register heeft uitgevoerd, geen bewijsstukken of andere documenten moeten opladen in het UBO-register. eStox volstaat.

eStox zorgt voor een zorgeloos gemoed en verlicht de administratieve last van meer dan 19 000 ondernemingen aanzienlijk.

In samenhang met de ontwikkeling van nieuwe technologieën verzoekt de administratie ter voorbereiding van de fiscale controle steeds vaker de back-up van de elektronisch bijgehouden boekhouding over te dragen om daarna haar eigen controlesoftware te gebruiken.

Het ITAA en de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO zijn samen een kader voor betere communicatie overeengekomen.

Context en reactie van het ITAA

Het ITAA heeft – naar aanleiding van klachten van zijn leden – bepaalde op principieel vlak twijfelachtige praktijken vastgesteld bij de fiscaal controleurs:

De administratie contacteert de economische beroepsbeoefenaar vaak als eerste, zonder dat de belastingplichtige zelf weet dat de fiscus hem zal controleren. De administratie lijkt er dus van uit te gaan dat de beroepsbeoefenaar van rechtswege gemachtigd is zijn cliënt in het kader van een fiscale controle te vertegenwoordigen, wat niet altijd het geval is.

Sommige brieven van controleurs zijn als dusdanig opgesteld dat ze de indruk wekken dat men verplicht moet ingaan op een verzoek tot overmaken van een elektronische back-up indien men wil vermijden dat men een sanctie opgelegd krijgt.

Het ITAA heeft willen reageren, en dit ook rekening houdend met het klimaat van wantrouwen ten opzichte van de administratie waarover bepaalde recente persberichten het hebben en waaruit blijkt dat er geen dialoog met de administratie meer zou zijn.

Het thema van de back-ups van boekhoudbestanden werd aangegrepen om de bespreking met de administratie aan te vangen en een, voor alle betrokken partijen, geschikte werkwijze te vinden waarbij tegelijkertijd rekening wordt gehouden met de ontwikkeling van nieuwe technologieën.

De afgelopen maanden hebben het ITAA en de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO regelmatig contact met elkaar gehad. Het ging erom een geschikte manier van werken te vinden voor de verzoeken om een back-up van boekhoudbestanden in het kader van de voorbereiding van de fiscale controles.

Bereikt principeakkoord met de Administratie – standaard e-mailmodel

Op principieel vlak werd een akkoord bereikt met de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO, waarbij de aankondiging per e-mail van de voorbereiding van een fiscale controle met verzoek tot back-up rechtstreeks naar de belastingplichtige wordt gestuurd, met de economische beroepsbeoefenaar in kopie (voor zover men het e-mailadres van de belastingplichtige heeft).

Voorts heeft de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO samen met het ITAA een standaard e-mailmodel met verzoek om een back-up van boekhoudbestanden opgesteld waarin uitdrukkelijk wordt vermeld dat het verzoek om back-up een informeel verzoek is en dat de persoon die het niet inwilligt geen enkele sanctie kan krijgen. Dit e-mailmodel is bedoeld om door de fiscale controleurs voor de kmo’s te worden gebruikt. De administratie heeft ons meegedeeld dat ze haar ambtenaren richtlijnen in die zin zal verstrekken.

Dit is het standaard e-mailmodel met verzoek om back-up van boekhoudbestanden, dat de fiscaal controleurs KMO sinds 1 april 2021 zullen gebruiken in het kader van de aankondiging van een fiscale controle:

“Betreft: opvraging data boekhouding van “Naam onderneming XXX » – « Ondernemingsnummer XXX »

Geachte,

De onderneming vermeld in het onderwerp is geselecteerd voor een fiscale controle (periode venb/PB aanslagjaren … boekjaren … en periode btw van … tot en met…).

Om de controle vlotter te laten verlopen en eventuele controles ter plaatse te verkorten of zelfs te vermijden, verzoeken wij u om een back-up van de boekhouding met betrekking tot de bovenvermelde periode(s) te maken en deze op elektronische wijze via e-mail per kerende over te maken. U kan de back-up(s) zippen alvorens deze te mailen.

Vanaf hier uitleg die kan verschillen per pakket en afhankelijk van het pakket met of zonder bijlage:

Voor het voeren van de boekhouding gebruikt u volgens onze gegevens het pakket X. Met dit pakket kan de back-up worden gemaakt in de vorm van een xml-bestand.

In bijlage vindt u een handleiding om u hierbij te helpen.

Aarzel niet om contact op te nemen voor bijkomende inlichtingen of als de back-up door de omvang niet kan worden gemaild. Als u technische problemen ondervindt bij het maken van de back-up, gelieve dan contact op te nemen met uw softwareleverancier.

We versturen deze e-mail zowel naar de belastingadviseur/accountant als naar de bovenvermelde onderneming. Als deze e-mail enkel de belastingadviseur/accountant als bestemmeling vermeldt, dan beschikt de administratie momenteel niet over het officieel e-mailadres van de onderneming. In dat geval verzoeken wij de belastingadviseur/accountant om deze onderneming zelf te informeren en om bij het indienen van de eerstvolgende aangifte het e-mailadres van de onderneming te vermelden bij de periodieke aangifte btw (verplichte vermelding Intervat) en/of in de aangifte vennootschapsbelasting (vak “Contactpersoon”). Alleen op deze wijze kan de administratie deze onderneming in de toekomst rechtstreeks informeren.

Voormelde verzoeken zijn informeel. We leggen geen sanctie op als u weigert hieraan gevolg te geven. We kondigen dan een bezoek ter plaatse aan op de maatschappelijke zetel van de onderneming waar we formeel zullen verzoeken om ons een back-up ter beschikking te stellen.

Bedankt voor uw constructieve medewerking.”

Kader voor betere communicatie – draagwijdte van het akkoord

Zoals u kunt vaststellen wanneer u het standaard e-mailmodel leest, kon door de besprekingen tussen de administratie en het ITAA een kader voor betere communicatie worden ingevoerd dat de beginselen van behoorlijk bestuur in acht neemt.

De administratie heeft zich tot doel gesteld om transparanter te werken. Sinds 1 april 2021, zal de e-mail met de aankondiging van de fiscale controle naar de belastingplichtige (voor zover de administratie zijn e-mailadres heeft) en naar de economische beroepsbeoefenaar worden gestuurd. In de e-mail zal uitdrukkelijk worden vermeld dat het verzoek om back-up informeel is en dat er in geen geval een sanctie zal volgen wanneer men er niet op ingaat.

De zuiver juridische aangelegenheden werden niet besproken omdat het de bedoeling was om snel een doeltreffende en door de controleurs van de FOD Financiën/ Fiscaliteit/ Administratie KMO gemeenschappelijk toe te passen oplossing te vinden.

De open gedachtewisseling met de administratie heeft geen invloed op de huidige juridische verplichtingen of op de nieuwe standpunten die kunnen worden ingenomen (bijvoorbeeld de in bespreking zijnde eventuele wijziging van artikel 315bis van het WIB). Met andere woorden, de bespreking met de administratie doet in geen geval afbreuk aan het beginsel dat de controles in principe ter plaatse moeten plaatsvinden.

Standpunt van het ITAA over de verzoeken om back-ups van boekhoudbestanden

In de huidige stand van de wetgeving, dient men niet verplicht in te gaan op een verzoek om back-up van boekhoudbestanden in elektronisch formaat. De eindbeslissing om de back-up al dan niet mee te delen ligt bij de belastingplichtige.

Het ITAA beveelt hoe dan ook aan een analyse te maken vooraleer een back-up van boekhoudbestanden over te dragen. De bestemmeling van het verzoek om back-up in elektronisch formaat moet zich er zo van vergewissen dat de overgemaakte gegevens geen elementen bevatten die onder het beroepsgeheim vallen en dat de gegevens die in de computertoepassing worden ingevoerd geen langere periode bestrijken dan de boekjaren die aan de fiscale controle onderworpen zijn.

Als dit voorafgaand onderzoek naar de draagwijdte van de back-up in acht wordt genomen, is het ITAA gewonnen voor een overdracht aan de administratie van de back-ups van boekhoudbestanden in elektronisch formaat. De economische beroepsbeoefenaars moedigen hun cliënten beter niet aan zich te verzetten tegen de elektronische mededeling van de documenten. De overdracht van een back-up van boekhoudbestanden weigeren heeft veel weg van een achterhoedegevecht. Niets belet dat men zich bij een controle schikt naar de mogelijkheden die de technologische ontwikkeling biedt. Niettemin zoals hierboven reeds aangegeven ligt de eindbeslissing steeds bij de klant en niet bij de uitvoerder van een mandaat.

Het gebruik van moderne digitale technieken ligt in de lijn van een ontwikkeling waaraan iedereen in onze samenleving zich mag verwachten. We zullen er dus ook in onze contacten met de administratie niet omheen kunnen. In dit kader is de wet van 26 januari 2021 betreffende de dematerialisatie van de relaties tussen de Federale Overheidsdienst Financiën, de burgers, rechtspersonen en bepaalde derden en tot wijziging van diverse fiscale wetboeken en wetten (BS 10/02/2021) daar een belangrijk voorbeeld van. Deze wet bepaalt immers dat binnen een aantal jaar de meeste uitwisselingen van informatie tussen de FOD Financiën en de belastingplichtigen waar rechtsgevolgen uit voortvloeien, in principe via een beveiligd elektronisch platform moeten worden ingediend.

“[Een] beroepsbeoefenaar is ertoe gehouden om alle boeken, documenten en elektronische of andere gegevens die toebehoren aan de cliënt onverwijld uit handen te geven, wanneer deze erom verzoekt” (artikel 43 van de wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur; art. 26 van het koninklijk betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur; art. 11, § 3 van de Deontologische Code van het B.I.B.F.[1])

“Na zijn opdracht dient hij onverwijld en onafhankelijk van de betaling van zijn erelonen, alle documenten, eigendom van de cliënt, ter beschikking te stellen van de cliënt of van zijn opvolgende confrater (of lid van een ander Instituut)” (artikel 23, alinea 2 reglement deontologie, en art. 17 van de Deontologische Code van het B.I.B.F.).

Het retentieverbod sluit met name de uitoefening door de accountant of belastingadviseur uit van het retentierecht op de documenten die eigendom zijn van de cliënt, met het oog op betaling van de erelonen of een andere schuld door de cliënt.

Dit verbod vindt zijn rechtvaardiging enerzijds in de overdreven aard van de uitoefening van het retentierecht door een lid van het Instituut op documenten, eigendom van de cliënt. Deze retentie berokkent immers onevenredige schade aan de cliënt, aangezien hij verhinderd wordt in het correct bijhouden van zijn boekhouding en in de correcte naleving van zijn fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

Anderzijds moet de relatie tussen de cliënt en de accountant en/of belastingadviseur – in het belang van de correcte uitvoering van de opdracht door deze laatste – gebaseerd zijn op vertrouwen. De cliënt moet zijn boeken en documenten immers kunnen toevertrouwen aan een lid van het Instituut zonder dat hij achteraf moet vrezen voor een schade of een ongemak.

Hoewel de dagboeken en rekeningen voortvloeien uit het werk van de accountant, zijn deze dagboeken en rekeningen eigendom van de cliënt, aangezien op deze laatste de wettelijke verplichting rust om een boekhouding te voeren.

Elke daad van retentie kan tuchtrechtelijke vervolgingen met zich meebrengen.

[1] Bevestigd door het koninklijk besluit van 14 januari 2021.

Steeds meer leden vinden de weg naar het ITAA-portaal en de bijhorende modules. Om u te begeleiden bij uw vragen rond het elektronisch effectenregister eStox, zullen we de komende weken artikels schrijven om u op weg te helpen. In de ITAA-ACcTUA van 7 december vond u reeds een artikel over de link met het rijksregister in eStox: https://blog.be.accountants/nl/article/estox-automatisch-gelinkt-met-rijksregister/9993. Deze week houden we de kostprijs en de facturatie van de module onder de loep.

Voor een creatie van een vennootschap in de live omgeving van eStox betaalt u € 20 exclusief btw en voor elke inschrijving in een register betaalt u per betrokken effectenhouder € 5 exclusief btw. Alle andere acties die niet leiden tot een inschrijving, zoals consultaties of de vennootschapsinformatie bijwerken, zijn kosteloos.

De verrichtingen worden vervolgens via de module maandelijks gefactureerd aan de persoon of de vennootschap die u selecteert uit het drop-downmenu wanneer u inlogt via het ITAA-portaal: https://portal.itaa.be.

Het staat u vrij deze kosten al dan niet te verrekenen aan de vennootschap en een vergoeding te vragen voor het geleverde werk. Wat meteen ook de reden is dat er op de publieke eStox-pagina geen tarieven vermeld worden.

Op uw maandelijkse factuur ziet u voor elk type transactie, creatie van vennootschap of inschrijving in het register, het totale aantal lijnen dat aangerekend werd per dossier. In de module zelf kan u ook steeds de details zien per dossier door in de rechterbovenhoek op uw naam te klikken en vervolgens “facturatie” te selecteren.

In het facturatiescherm krijgt u vervolgens een overzicht van de verrichtingen die gefactureerd werden of aangerekend zullen worden op de eerstvolgende maandelijkse factuur. De verrichtingen worden chronologisch getoond, met de meest recente verrichtingen in het eerste scherm.

Per verrichting ziet u hier de volgende informatie:

Voor welke vennootschap deze verrichting was
Op welke datum de verrichting geregistreerd is
Welk type verrichting het was: oprichting, inschrijving aandelen, overdracht, etc.
Hoeveel lijnen in een dossier er betrokken zijn bij de verrichting in kwestie

Als u op een verrichting klikt, krijgt u bijkomende informatie te zien:

Het ondernemingsnummer van de cliënt
De naam van het kantoor dat de actie gedaan heeft
De voornaam en naam van de gebruiker die de verrichting uitgevoerd heeft
Het e-mailadres van de gebruiker die de transactie uitgevoerd heeft

Indien u bijkomende vragen heeft over eStox, mag u contact opnemen met de Service Desk via servicedesk@itaa.be of +32 (0)2 221 10 00.

De meeste beroepsbeoefenaar zullen al geconfronteerd zijn geweest met een zogenaamde “e-audit”. Het is een werkwijze waarbij de administratie ter voorbereiding van de fiscale controle verzoekt om de back-up van de elektronisch gevoerde boekhouding over te maken om er dan vervolgens een eigen auditsoftware op los te laten.

Dergelijke werkwijze biedt, zeker in deze coronatijden, bepaalde perspectieven bij een fiscale controle, maar dit betekent niet dat een en ander niet afdoende kritisch moet worden benaderd. Het ITAA zou graag wijzen op enkele reflexen die men hierbij het best aan de dag legt.

Het verzoek uitgaande van de administratie strekkende tot de overdracht van de back-up van de elektronisch gevoerde boekhouding heeft geen wettelijke basis en dient dan ook met de nodige omzichtigheid te worden benaderd. De praktijk wijst immers uit dat onze leden vaak als eerste worden benaderd door de administratie, vaak zelfs zonder dat de eigenlijke belastingplichtige weet dat hij het voorwerp zal uitmaken van een fiscale controle.

Het is dan ook van belang dat de beroepsbeoefenaar weet dat er geen wettelijke verplichting bestaat om in te gaan op het verzoek. Er kunnen hierbij geen sancties worden opgelegd door de administratie. Integendeel, de beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat de administratie zelf spontaan zou aangeven dat het verzoek informeel en volledig vrijblijvend is.

De beroepsbeoefenaar dient vervolgens ook de reflex te hebben om terug te grijpen naar de opdrachtbrief en na te gaan of zijn opdracht zich uitstrekt tot de vertegenwoordiging van zijn cliënt bij een fiscale controle. Het is uiteraard niet omdat men de aangifte in de vennootschapsbelasting heeft verzorgd, dan men automatisch afdoende gemandateerd is om de vennootschap-cliënt te vertegenwoordigen bij een fiscale controle. Het is aangewezen dat de beroepsbeoefenaar maar ingaat op het verzoek van de administratie zodra de cliënt, met kennis van zaken, op geheel vrijwillige basis dergelijke instructie ertoe geeft.

Het gebruik maken van moderne digitale technieken kan en mag natuurlijk niet tot gevolg hebben dat andere informatie wordt uitgewisseld dan diegene die wordt gevraagd of wettelijk dient te worden aangeleverd. Ook hier is de nodige omzichtigheid geboden. De verzoeken uitgaande van de administratie tot overdracht van de back-up gaan vaak vergezeld van een handleiding, maar de leden dienen zich te vergewissen van welke informatie ze hierbij dan overmaken.

Een back-up betreft in beginsel de veiligheidskopie van de data die werd ingegeven in de softwareapplicatie welke toelaat de boekhouding elektronisch te houden. Deze bevat dus alle in de boekhoudsoftware ingebrachte data over alle boekjaren. Bij sommige softwarepakketten betekent dit dus dat men automatisch de back -up van alle boekjaren overmaakt in plaats van diegene die het voorwerp zijn van de controle. De beroepsbeoefenaar dient er dus over te waken dat de door hem gehanteerde softwarepakketten de mogelijkheid bieden de nodige boekjaren af te scheiden en de nodige transparantie aan de dag leggen opdat men weet wat men overmaakt.

De beroepsbeoefenaar zal er hierbij eveneens moeten over waken dat de gegevens die worden overgemaakt geen elementen bevatten die gedekt zijn door zijn beroepsgeheim, doch enkel de wettelijk bij te houden informatie betreffen en dit afgelijnd op de onderliggende fiscale controle.

Als er niet wordt ingegaan op het verzoek, dan zou de fiscale controle zijn normale verloop moeten kennen en zou de administratie ter plaatse moeten komen waarbij de nodige boeken en bescheiden dienen te worden voorgelegd, overeenkomstig het voorwerp van de controle.

De praktijk wijst uit dat sommige controleurs ter plaatse ook om de voorlegging van de back-up verzoeken. In bepaalde gevallen zal de belastingplichtige hieraan echter niet kunnen voldoen omdat deze niet zelf zijn boekhouding elektronisch verwerkte, doch zulks uitbesteedde aan een beroepsbeoefenaar en de back-up zich dus bij deze laatste bevindt.

Er is in die omstandigheden nog geen precedent ter beschikking dat uitklaart of de belastingplichtige alsdan de fiscale controlebepalingen schendt, met alle mogelijke gevolgen van dien, dan wel of de administratie in het kader van de haar toegekende controlebevoegdheden zich dient te wenden tot het kantoor van de beroepsbeoefenaar, alwaar de back-up zich bevindt.

Gezien het uiteindelijke risico zich bij de cliënt bevindt, is het alleszins van belang deze hieromtrent dan ook afdoende te informeren zodat met kennis van zaken de gepaste instructies kunnen worden gegeven. In het ITAA-zine van februari 2021 zal het ITAA daartoe een artikel publiceren getiteld “E-Audit: een actuele stand van zaken”.

eStox evolueert voortdurend en dit om met name om u tijd te laten besparen!

De versie 1.1.0 van eStox voert twee nieuwigheden in:

Het rijksregisternummer kan ingevuld worden voor aandeelhouders.
De nominale waarde van het kapitaal en aandelen kunnen tot 8 decimalen ingevuld worden.

Binnenkort worden de noodzakelijke data uit het rijksregister automatisch opgehaald om de gegevens van de aandeelhouders in te vullen.

Om de nieuwste updates te vinden, tutorials te bekijken of handleidingen te raadplegen, ga naar eStox via uw ITAA-portaal en klik op het ‘i’-teken naast uw naam.

Contact

Voor vragen kan u steeds terecht via de servicedesk (02 221 10 00).

Contact

SOCIAL MEDIA