De meeste beroepsbeoefenaar zullen al geconfronteerd zijn geweest met een zogenaamde “e-audit”. Het is een werkwijze waarbij de administratie ter voorbereiding van de fiscale controle verzoekt om de back-up van de elektronisch gevoerde boekhouding over te maken om er dan vervolgens een eigen auditsoftware op los te laten.
Dergelijke werkwijze biedt, zeker in deze coronatijden, bepaalde perspectieven bij een fiscale controle, maar dit betekent niet dat een en ander niet afdoende kritisch moet worden benaderd. Het ITAA zou graag wijzen op enkele reflexen die men hierbij het best aan de dag legt.
Het verzoek uitgaande van de administratie strekkende tot de overdracht van de back-up van de elektronisch gevoerde boekhouding heeft geen wettelijke basis en dient dan ook met de nodige omzichtigheid te worden benaderd. De praktijk wijst immers uit dat onze leden vaak als eerste worden benaderd door de administratie, vaak zelfs zonder dat de eigenlijke belastingplichtige weet dat hij het voorwerp zal uitmaken van een fiscale controle.
Het is dan ook van belang dat de beroepsbeoefenaar weet dat er geen wettelijke verplichting bestaat om in te gaan op het verzoek. Er kunnen hierbij geen sancties worden opgelegd door de administratie. Integendeel, de beginselen van behoorlijk bestuur vereisen dat de administratie zelf spontaan zou aangeven dat het verzoek informeel en volledig vrijblijvend is.
De beroepsbeoefenaar dient vervolgens ook de reflex te hebben om terug te grijpen naar de opdrachtbrief en na te gaan of zijn opdracht zich uitstrekt tot de vertegenwoordiging van zijn cliënt bij een fiscale controle. Het is uiteraard niet omdat men de aangifte in de vennootschapsbelasting heeft verzorgd, dan men automatisch afdoende gemandateerd is om de vennootschap-cliënt te vertegenwoordigen bij een fiscale controle. Het is aangewezen dat de beroepsbeoefenaar maar ingaat op het verzoek van de administratie zodra de cliënt, met kennis van zaken, op geheel vrijwillige basis dergelijke instructie ertoe geeft.
Het gebruik maken van moderne digitale technieken kan en mag natuurlijk niet tot gevolg hebben dat andere informatie wordt uitgewisseld dan diegene die wordt gevraagd of wettelijk dient te worden aangeleverd. Ook hier is de nodige omzichtigheid geboden. De verzoeken uitgaande van de administratie tot overdracht van de back-up gaan vaak vergezeld van een handleiding, maar de leden dienen zich te vergewissen van welke informatie ze hierbij dan overmaken.
Een back-up betreft in beginsel de veiligheidskopie van de data die werd ingegeven in de softwareapplicatie welke toelaat de boekhouding elektronisch te houden. Deze bevat dus alle in de boekhoudsoftware ingebrachte data over alle boekjaren. Bij sommige softwarepakketten betekent dit dus dat men automatisch de back -up van alle boekjaren overmaakt in plaats van diegene die het voorwerp zijn van de controle. De beroepsbeoefenaar dient er dus over te waken dat de door hem gehanteerde softwarepakketten de mogelijkheid bieden de nodige boekjaren af te scheiden en de nodige transparantie aan de dag leggen opdat men weet wat men overmaakt.
De beroepsbeoefenaar zal er hierbij eveneens moeten over waken dat de gegevens die worden overgemaakt geen elementen bevatten die gedekt zijn door zijn beroepsgeheim, doch enkel de wettelijk bij te houden informatie betreffen en dit afgelijnd op de onderliggende fiscale controle.
Als er niet wordt ingegaan op het verzoek, dan zou de fiscale controle zijn normale verloop moeten kennen en zou de administratie ter plaatse moeten komen waarbij de nodige boeken en bescheiden dienen te worden voorgelegd, overeenkomstig het voorwerp van de controle.
De praktijk wijst uit dat sommige controleurs ter plaatse ook om de voorlegging van de back-up verzoeken. In bepaalde gevallen zal de belastingplichtige hieraan echter niet kunnen voldoen omdat deze niet zelf zijn boekhouding elektronisch verwerkte, doch zulks uitbesteedde aan een beroepsbeoefenaar en de back-up zich dus bij deze laatste bevindt.
Er is in die omstandigheden nog geen precedent ter beschikking dat uitklaart of de belastingplichtige alsdan de fiscale controlebepalingen schendt, met alle mogelijke gevolgen van dien, dan wel of de administratie in het kader van de haar toegekende controlebevoegdheden zich dient te wenden tot het kantoor van de beroepsbeoefenaar, alwaar de back-up zich bevindt.
Gezien het uiteindelijke risico zich bij de cliënt bevindt, is het alleszins van belang deze hieromtrent dan ook afdoende te informeren zodat met kennis van zaken de gepaste instructies kunnen worden gegeven. In het ITAA-zine van februari 2021 zal het ITAA daartoe een artikel publiceren getiteld “E-Audit: een actuele stand van zaken”.
