Beste leden,

Zoals al in verschillende ITAA-publicaties werd vermeld, moet elk kantoor intern compliancefuncties aanwijzen die een sleutelrol spelen bij de voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme (WG/FT), namelijk:

• een verantwoordelijke persoon op het hoogste niveau (VPHN)
• één (of meer) AMLCO

In deze publicatie gaan we in op de verplichtingen die volgens de volgende bindende instrumenten op de schouders van de AMLCO rusten:

• artikel 9, § 2 van de wet van 18/09/2017 tot voorkoming van het witwassen van geld ( (https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=nl&la=N&cn=2017091806&table_name=wet)
• de AWW-norm van het Instituut (https://www.itaa.be/wp-content/uploads/Norm-IAB-NL-definitieve-versie.pdf;https://www.itaa.be/wp-content/uploads/BIBF-RICHTLIJN-AWW-NL-definitieve-versie.pdf).

We schetsen een kort overzicht van de verplichtingen van de AMLCO en richten vervolgens onze aandacht op de verplichting om een jaarverslag van de activiteiten op te stellen:

• uitvoeren en bijwerken van de globale risicoanalyse;
• tenuitvoerleggen van de gedragslijnen, procedures en interne controlemaatregelen op het vlak van de WG/FT;
• analyseren van de atypische verrichtingen;
• onderzoeken van de eventuele redenen waarom de identificatie van de cliënt, de verificatie van zijn identiteit, de beoordeling van zijn kenmerken of van het doel van de zakelijke relatie desgevallend niet adequaat konden worden uitgevoerd;
• meldingen doen aan de CFI;
• sensibiliseren van de medewerkers van het kantoor over het bestrijden van het witwassen van geld en nagaan of de medewerkers van het kantoor voldoende zijn opgeleid om aan de verplichtingen ter bestrijding van witwassen te voldoen;
• opstellen van een jaarlijks activiteitenverslag met een overzicht van de werkzaamheden over de hierboven vermelde onderwerpen.

Jaarlijks activiteitenverslag van de AMLOCO

1. Verplichting voor elke AMLCO om jaarlijks een verslag op te stellen

Artikel 2.6 van de AWW-norm luidt als volgt:

De AMLCO stelt minstens eenmaal per jaar een activiteitenverslag op, ongeacht de omvang van het kantoor. Dit verslag wordt ter beschikking gehouden van de Toezichtautoriteit en de prudentiële autoriteiten en, in voorkomend geval, op hun eerste verzoek overgemaakt. In het geval dat de AMLCO en de verantwoordelijke op het hoogste niveau verschillende personen zijn, bezorgt de AMLCO dit activiteitenverslag aan het hoogste niveau, meer bepaald aan het wettelijk bestuursorgaan of de effectieve leiding. Dit verslag moet toelaten om kennis te nemen van de ontwikkeling van de WG/FT-risico’s waaraan de beroepsbeoefenaar is blootgesteld, en om het passend karakter te waarborgen van de gedragslijnen, procedures en interne controlemaatregelen die ten uitvoer zijn gelegd in toepassing van artikel 8 van de Wet’.

Het jaarlijkse activiteitenverslag moet in elk geval worden opgesteld door de AMLCO die is aangewezen binnen het kantoor, ongeacht of afzonderlijke personen de functie van verantwoordelijke persoon op het hoogste niveau en van AMLCO uitoefenen, dan wel of één persoon beide functies vervult. Anders gezegd, moet zelfs in kantoren die uit een enkele persoon bestaan, waar de functies van VPHN en AMLCO door dezelfde persoon worden uitgeoefend, een jaarlijks activiteitenverslag worden opgesteld en, desgevallend, op het eerste verzoek ter beschikking van het ITAA worden gesteld (met name in het kader van een kwaliteitstoetsing).

2. Wat moet er in dit jaarverslag staan?

Het jaarverslag moet concrete informatie bevatten over de maatregelen die het kantoor daadwerkelijk heeft genomen ter bestrijding van het witwassen van geld.

Via dit verslag moet men op de hoogte worden gebracht van de ontwikkeling van de WG-/FT-risico’s die het kantoor loopt en zich ervan kunnen vergewissen dat het beleid, de procedures en de interne controlemaatregelen van het kantoor toereikend zijn om te voldoen aan de verplichtingen op het gebied van de bestrijding van WG/FT.

Het is daarom van belang dat het AMLCO in dit verslag op een gestructureerde en gedetailleerde wijze ingaat op:

• de acties die het afgelopen jaar zijn ondernomen ter bestrijding van WG/FT (bv. actualisering van de algemene risicobeoordeling naargelang van het aangaan van zakelijke relaties met nieuwe cliënten die actief zijn in een activiteitensector die als risicovoller wordt beschouwd);
• de verrichte controles en de uitgevoerde analyses (bijvoorbeeld in het kader van atypische transacties en/of meldingen bij de CFI);
• eventueel vastgestelde tekortkomingen (bv. niet-naleving van de verplichting voor medewerkers om elke 3 jaar een AWW-opleiding te volgen) en, indien nodig, de maatregelen die nodig zijn om deze tekortkomingen te verhelpen;
• nieuwe tendensen die zijn waargenomen en die gevolgen kunnen hebben voor het WG-/FT-beleid van het kantoor (bv. de aanwijzing door de CFI van een nieuwe activiteitensector als activiteit die als een hoog risico wordt beschouwd).

3. Wat doet het ITAA voor u?

Om zijn leden te helpen bij deze verplichting om een jaarlijks activiteitenverslag van de AMLCO op te stellen, stelt het Instituut een model van jaarlijks activiteitenverslag ter beschikking – in de vorm van concrete vragen die door de AMLCO moeten worden beantwoord – dat kan worden geraadpleegd op de ITAA-website door op de volgende link te klikken: https://www.itaa.be/nl/normen-en-aanbevelingen/

Het model van activiteitenverslag zal de komende dagen ook op BeExcellent ter beschikking van de leden worden gesteld.

Zoals alle door het Instituut ter beschikking gestelde modellen, moet dit model worden aangepast aan de behoeften van uw kantoor en aan de aard van het risico (laag, standaard of hoog) waaraan het is blootgesteld, naar gelang van de activiteitensectoren van de cliënten, geografische criteria, enz.

Er moet immers rekening worden gehouden met het evenredigheidsbeginsel dat is vastgelegd in de wet van 18/09/2017 tot voorkoming van het witwassen van geld. Zo moet het jaarlijkse activiteitenverslag van een kantoor dat opdrachten uitvoert voor cliënten die gediversifieerde en grootschalige activiteiten uitoefenen, waaronder risicovolle activiteiten in hoogrisicolanden, gedetailleerder zijn dan dat van een klein kantoor dat opdrachten uitvoert voor nationale cliënten die activiteiten uitoefenen in sectoren die geen bijzonder risico inhouden op het gebied van WG/FT.