In de praktijk heerst er in de kantoren nog steeds veel onzekerheid over de interpretatie van het begrip ‘occasionele cliënt’. Toch kunnen leden via de kwalificatie ‘occasionele cliënt’ in principe hun administratieve waakzaamheidsverplichtingen in het kader van de witwasbestrijding verminderen. We overlopen enkele concrete gevallen om de begrippen ‘occasionele cliënt’ en ‘zakenrelatie’ af te bakenen.
Uit voorzorg raadt het ITAA zijn leden echter aan om hun cliënten – zelfs occasionele – en hun uiteindelijke begunstigden altijd te identificeren.

Bestaat er een definitie van een occasionele cliënt?

De wet van 18 september 2017 tot voorkoming van witwassen van geld (hierna de ‘AWW’) noch de memorie van toelichting bij de AWW zijn zeer expliciet over wat wordt bedoeld met ‘occasionele cliënt’.

De kwestie van de occasionele cliënt verschilt naargelang van het beroep dat uitgeoefend wordt door de entiteit die onderworpen is aan de antiwitwaswet. De AWW omvat een uitgebreide lijst van onderworpen entiteiten (kredietinstellingen, verzekeringsbemiddelaars, advocaten, notarissen, vastgoedmakelaars…) en deze lijst evolueert in de tijd. Een nauwkeurige definitie voorstellen is dan ook niet realistisch.

Definitie van zakelijke relatie

De AWW bevat weliswaar geen definitie van ‘occasionele cliënt’, maar wel bestaat er een uitdrukkelijke definitie van wat onder een ‘zakelijke relatie’ wordt verstaan.

Artikel 4, 33° van de AWW definieert een zakelijke relatie als “een professionele of commerciële relatie die wordt aangegaan met een cliënt en waarvan wordt aangenomen dat zij enige tijd zal duren: a) indien deze zakelijke relatie voortvloeit uit het sluiten van een overeenkomst ter uitvoering waarvan de partijen gedurende een bepaalde of onbepaalde termijn verschillende opeenvolgende verrichtingen zullen uitvoeren of waardoor een aantal doorlopende verbintenissen ontstaan; of b) indien deze zakelijke relatie voortvloeit uit het feit dat een cliënt regelmatig een beroep doet, zonder een overeenkomst te sluiten als bedoeld de bepaling onder a), op eenzelfde onderworpen entiteit voor de uitvoering van verschillende opeenvolgende verrichtingen”.

Uit deze definitie en de memorie van toelichting bij de AWW volgt dat een opeenvolging van occasionele verrichtingen ook een (de facto) zakelijke relatie kan vormen.

Concrete situaties waarin er geen sprake is van een zakelijke relatie maar enkel van een occasionele verrichting 

Het voornaamste criterium om te bepalen of een cliënt occasioneel is, vloeit voort uit artikel 4, 33° van de AWW en bestaat uit een concreet onderzoek naar het al dan niet langdurige karakter van de verrichting. Om een cliënt als occasioneel te kunnen beschouwen, moet het dan ook gaan om een eenmalige verrichting die noodzakelijkerwijs beperkt is in de tijd en uitgevoerd wordt zonder opvolging.

Zo is het bijvoorbeeld duidelijk dat een zakelijke relatie een langdurig karakter heeft en veronderstelt dat de cliënt regelmatig een beroep doet op de diensten van de economische beroepsbeoefenaar in de volgende gevallen:

• de indiening van een belastingaangifte voor dezelfde cliënt elk jaar;
• de betrokkenheid bij het voeren van de boekhouding

Bij een occasionele verrichting daarentegen gaat het slechts om een eenmalige verrichting voor iemand die nog geen cliënt was, waarbij die verrichting noodzakelijkerwijs beperkt is in de tijd, zoals:

• een btw-plichtige dient regelmatig zelf zijn aangiften in, maar heeft voor één keer hulp nodig bij het indienen van een specifieke btw-aangifte. Hij is geen bestaande cliënt en verstrekt de cijfers voor de indiening van deze eenmalige aangifte
• er wordt specifiek boekhoudkundig advies gevraagd (hoe immateriële vaste activa activeren? hoe voorraden in de boeken opnemen?…)
• De waardering van vennootschappen, als de interventie van de beroepsbeoefenaar zich tot die waardering beperkt.

Merk ook op dat er voldaan moet zijn aan de voorwaarde dat het bedrag van de verrichting niet hoger mag liggen dan 10.000 euro opdat er sprake kan zijn van een occasionele cliënt.

Als de cliënt occasioneel is, wat zijn dan de gevolgen voor het lid?

Wat de opdrachtbrief betreft

Het opstellen van een opdrachtbrief is een dwingende verplichting die in elk geval moet worden nageleefd, los van de vraag of de cliënt een zakenrelatie dan wel een occasionele cliënt is.

Op het vlak van antiwitwaspraktijken

Toepasselijke wetsbepaling: artikel 21, § 1, 2°, a) AWW

Behoudens vermoeden van witwassen vereist de AWW niet de identificatie en de verificatie van cliënten die occasioneel een of meer verrichtingen uitvoeren die onderling verband lijken te houden en waarvan het totale bedrag minder dan 10.000 euro bedraagt.

We vestigen de aandacht op het feit dat, wanneer een opeenvolging van onderling verbonden verrichtingen wordt geherkwalificeerd als een zakelijke relatie, de vaststelling en verificatie van de identiteit van de cliënt vereist is, zelfs wanneer de som van de opeenvolgende occasionele verrichtingen geen 10.000 euro bereikt.

Aanmaning tot voorzichtigheid van het ITAA in geval van een occasionele cliënt

Vanuit het oogpunt van je aansprakelijkheid als entiteit die onderworpen is aan de AWW en gezien het gebrek aan duidelijkheid in de wet over het begrip occasionele cliënt en het bedrag van de verrichting, raadt het ITAA zijn leden echter aan om hun cliënten – zelfs occasionele – en hun uiteindelijke begunstigden altijd te identificeren en zich ervan te vergewissen dat ze niet te maken hebben met politiek prominente personen.

Nog steeds vanuit het oogpunt van de risicogebaseerde benadering is, als de occasionele cliënt een hoog risico vertegenwoordigt (bijvoorbeeld wanneer hij een politiek prominente persoon is) of wanneer de gevraagde verrichting atypisch lijkt, moet verhoogde waakzaamheid aan de dag worden gelegd, en de uitzondering van de occasionele cliënt kan niet worden ingeroepen om de vermindering van de waakzaamheidsverplichting inzake preventie van het witwassen van geld te rechtvaardigen.