De verplichting om een anoniem, specifiek en onafhankelijk kanaal voor het melden van inbreuken op de AWW (hierna, ‘het interne klokkenluiderskanaal’) op te zetten, geldt niet voor alle kantoren van beoefenaars van economische beroepen. Het belangrijkste criterium waarmee rekening moet worden gehouden is de garantie van anonimiteit wanneer een medewerker van het kantoor gebruikmaakt van het interne klokkenluiderskanaal.

Als de garantie van anonimiteit in de praktijk niet haalbaar is door de omvang van het kantoor en/of de manier waarop de dossiers onder de medewerkers zijn verdeeld, verliest het interne klokkenluiderskanaal zijn nut. In dergelijke gevallen wordt in de Handleiding interne procedure van het kantoor gespecificeerd dat de “externe klokkenluidersprocedure” bij het ITAA in de plaats komt van de verplichting om een intern klokkenluiderskanaal op te zetten binnen het kantoor.

Toepasselijke wettelijke bepaling – Artikel 10 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld (hierna “AWW”)

Kantoren moeten een intern klokkenluiderskanaal opzetten met als doel personeelsleden en medewerkers in staat te stellen inbreuken die binnen het kantoor gepleegd worden op de verplichtingen van boek II van de AWW (d.w.z. de artikelen 8 tot en met 65 van de AWW) anoniem te melden aan de AMLCO of aan de verantwoordelijke op het hoogste niveau.

Dit wordt in de volgende bewoordingen uitdrukkelijk bepaald in artikel 10 van de AWW: “De onderworpen entiteiten ontwikkelen en leggen passende procedures ten uitvoer die evenredig zijn met hun aard en omvang, om hun personeelsleden of hun agenten of distributeurs in staat te stellen om aan de personen die aangewezen zijn op grond van artikel 9, via een specifiek, onafhankelijk en anoniem kanaal, de inbreuken bij het vervullen van de verplichtingen bepaald bij dit boek, te melden”.

Bij het lezen van artikel 10 van de AWW en van de memorie van toelichting van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld blijkt dat rekening moet worden gehouden met het evenredigheidsbeginsel om uit te maken of een kantoor al dan niet verplicht is om intern een anoniem, specifiek en onafhankelijk kanaal op te zetten voor het melden van inbreuken op de AWW:

“Artikel 10 van de ontwerpwet zet artikel 61, lid 3, van Richtlijn 2015/849 om en legt aan de onderworpen entiteiten de verplichting op om te voorzien in interne mechanismen die in verhouding staan tot hun aard en omvang en die hun personeelsleden en, in voorkomend geval, hun agenten of distributeurs, in staat stellen om aan de verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende en aan de AMLCO meldingen te verrichten van inbreuken op verplichtingen inzake de WWG/FT die zij zouden kunnen hebben vastgesteld. Deze interne meldingen moeten anoniem kunnen geschieden en moeten op een specifieke en onafhankelijke wijze aan hun bestemmelingen worden gericht, wat inhoudt dat zij rechtstreeks, dus niet langs hiërarchische weg, aan hen moeten kunnen worden gericht. Er zij opgemerkt dat het evenredigheidsbeginsel, en, bijgevolg, de bijbehorende commentaar die hierboven wordt verstrekt, eveneens van toepassing zijn met betrekking tot de interne procedures voor de melding van inbreuken, wat ook geldt voor de toepassing van de artikelen 8 en 9 van de ontwerpwet.” (Memorie van toelichting)

De memorie van toelichting leert ons ook dat het mogelijk moet zijn om interne meldingen rechtstreeks, dus niet langs hiërarchische weg, in te dienen. Een van de manieren om aan deze voorwaarde te voldoen bestaat erin om in het kantoor een vertrouwenspersoon aan te stellen. Die moet kennis nemen van de meldingen van inbreuken op de AWW.

Geldt de verplichting om een intern klokkenluiderskanaal op te zetten binnen eenmanskantoren of kantoren met slechts één medewerker?

Het ITAA en de CFI zijn bijeengekomen om de interpretatie van het evenredigheidsbeginsel in de context van het opzetten van een intern klokkenluiderskanaal binnen de kantoren te bespreken. Het ITAA en de CFI zijn het eens geworden over de volgende principes:

• Bij het opzetten van een intern klokkenluiderskanaal moet rekening worden gehouden met het evenredigheidsbeginsel dat verband houdt met de aard en de omvang van het kantoor. De interne procedures van het kantoor moeten, waar nodig, worden aangepast naargelang het opzetten van een intern klokkenluiderskanaal al dan niet verplicht is.

• Er kan niet worden betwist dat in een eenmanskantoor het opzetten van een intern klokkenluiderskanaal geen toegevoegde waarde zou hebben in de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

• In kantoren met één beoefenaar van een economisch beroep (die de functies van verantwoordelijke op het hoogste niveau en van AMLCO uitoefent) en slechts één medewerker heeft het geen zin een intern klokkenluiderskanaal op te zetten omdat de anonimiteit in een kantoor met 2 personen uiteraard niet kan worden gewaarborgd.

Wat met een intern klokkenluiderskanaal in kleine kantoren vanaf 2 medewerkers?

In een kantoor met zeer weinig medewerkers worden de dossiers vaak behandeld door aangewezen personen die bekend zijn bij de hiërarchie, zodat anonimiteit niet kan worden gewaarborgd.

Het ITAA heeft beslist dat het in deze omstandigheden, die verband houden met de organisatie van de kantoren, de voorkeur verdient dat medewerkers en personeelsleden gebruik kunnen maken van het Contactpunt Klokkenluiders dat door het Instituut overeenkomstig artikel 90 van de AWW is opgezet (in plaats van het interne klokkenluiderskanaal).

Wat moet in de Handleiding interne procedures van uw kantoor worden vermeld?

Als u binnen uw kantoor een intern klokkenluiderskanaal hebt opgezet omdat anonimiteit kan worden gegarandeerd

In de Handleiding moet de procedure worden beschreven die moet worden gevolgd door personeelsleden en medewerkers die een inbreuk op de verplichtingen van boek II van de AWW binnen het kantoor willen melden. Bijvoorbeeld door een getypte brief in een aangewezen brievenbus binnen het kantoor te deponeren of door een anonieme e-mailaccount aan te maken die door iedereen kan worden gebruikt.

Meldingen moeten anoniem kunnen worden gedaan. De persoon die met de behandeling van deze meldingen is belast, stuurt ze naargelang van het geval door naar de AMLCO of de verantwoordelijke op het hoogste niveau (VPHN) die passende maatregelen neemt.

Als u niet verplicht bent een intern klokkenluiderskanaal binnen uw kantoor op te zetten omdat anonimiteit niet kan worden gegarandeerd

In kleine kantoren moet in de Handleiding interne procedures worden verwezen naar de mogelijkheid om gebruik te maken van het Contactpunt Klokkenluiders van het ITAA, indien kan worden aangetoond dat het opzetten van een intern kanaal voor het melden van inbreuken op de antiwitwaswet binnen het kantoor niet doeltreffend zou zijn. Het criterium dat in aanmerking moet worden genomen is, zoals hierboven vermeld, de mogelijkheid om de anonimiteit van de medewerker die van de interne klokkenluidersprocedure gebruik maakt, te waarborgen. Hoewel het duidelijk is dat anonimiteit niet kan worden gewaarborgd in een structuur van 1 of 2 personen, zou dit ook het geval kunnen zijn in een structuur van, bijvoorbeeld, 5 personen.

Dan moet in de Handleiding interne procedures van het kleine kantoor uitdrukkelijk worden vermeld dat:

• de interne organisatie van het kantoor inhoudt dat indien een klacht betrekking heeft op een bepaald dossier, de AMLCO/ VPHN daaruit kan afleiden dat de klacht alleen van een bepaalde medewerker afkomstig kan zijn omdat hij de dossierbeheerder is. Als binnen het kantoor automatisch bekend is dat de klacht van een bepaalde medewerker afkomstig is, kan de bescherming van de anonimiteit van de klokkenluider niet worden gewaarborgd.
• de klokkenluider rechtstreeks contact kan opnemen met het ITAA, dat overeenkomstig artikel 90 van de AWW een Contactpunt Klokkenluiders heeft opgezet.

In elk geval moet het Contactpunt Klokkenluiders () gebruikt worden met naleving van de waakzaamheidsverplichtingen van de onderworpen entiteiten. Zo doet het bestaan van het Contactpunt Klokkenluiders niets af aan de verplichting voor de AMLCO om vermoedens van witwassen ten aanzien van een van de cliënten van het kantoor rechtstreeks aan de CFI te melden. Door de aangifte bij de CFI vermijdt men eventueel aansprakelijk te worden gesteld voor deelname aan de witwaspraktijk van de cliënt. De aansprakelijkheid van beroepsbeoefenaars wordt over het algemeen strenger beoordeeld door de rechtbanken.

Een modelformulier voor meldingen aan de CFI vindt u op de website van de CFI via de volgende link: Melding (ctif-cfi.be).