Chers membres,
Comme déjà indiqué dans diverses publications de l’ITAA, chaque cabinet a l’obligation de désigner en son sein des fonctions de compliance qui jouent un rôle essentiel en matière de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (BC/FT), soit :
- une personne responsable au plus haut niveau (PRHN)
- un (ou plusieurs) AMLCO
La présente publication porte sur les obligations qui reposent sur les épaules de l’AMLCO en vertu des instruments contraignants suivants :
- l’article 9, §2 de la loi du 18/09/2017 préventive du blanchiment de capitaux (https://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=fr&la=F&table_name=loi&cn=2017091806)
- la Norme LAB de l’Institut (https://www.itaa.be/wp-content/uploads/NORME-LAB-FR-version-d%C3%A9finitive.pdf;https://www.itaa.be/wp-content/uploads/IPCF-DIRECTIVE-LAB-FR-version-d%C3%A9finitive.pdf).
Dressons un bref tableau des obligations de l’AMLCO, avant de nous intéresser plus particulièrement à l’obligation d’établir un rapport annuel des activités :
- la réalisation et la mise à jour de l’évaluation globale des risques ;
- la mise en œuvre des politiques, procédures et mesures de contrôle interne en matière de LBC/ FT ;
- l’analyse des opérations atypiques ;
- l’examen des raisons éventuelles pour lesquelles l’identification du client, la vérification de son identité, l’évaluation de ses caractéristiques ou celle de l’objet de la relation d’affaires n’ont pas pu s’effectuer adéquatement le cas échéant ;
- les déclarations à la CTIF ;
- la sensibilisation des collaborateurs du cabinet à la matière de l’antiblanchiment et la vérification que les collaborateurs du cabinet sont suffisamment formés que pour pouvoir satisfaire aux obligations en matière de prévention du blanchiment ;
- l’établissement d’un rapport d’activités annuel reprenant un état des travaux sur les sujets cités ci-dessus.
Rapport d’activités annuel AMLCO
- Obligation de rédaction annuelle pour tout AMLCO
L’article 2.6 de la Norme LAB dispose ce qui suit :
‘L’AMLCO établit au moins une fois par an un rapport d’activité quelle que soit la taille du cabinet. Ce rapport est tenu à disposition de l’Autorité de contrôle et des autorités prudentielles et, le cas échéant, transmis à leur première demande. Dans le cas où l’AMLCO et la personne responsable au plus haut niveau sont des personnes distinctes, l’AMLCO transmet ce rapport d’activités au plus haut niveau en l’occurrence, l’organe légal d’administration ou la direction effective. Ce rapport doit permettre de prendre connaissance de l’évolution des risques de BC/FT auxquels le professionnel est exposé et de s’assurer du caractère approprié des politiques, procédures et mesures de contrôle interne mises en œuvre en application de l’article 8 de la Loi.’
Le rapport annuel d’activités devra, en tout état de cause, être établi par l’AMLCO désigné au sein du cabinet, indépendamment de la question de savoir si des personnes distinctes exercent les fonctions de personne responsable au plus haut niveau et d’AMLCO ou si une seule et même personne exerce les deux fonctions. Autrement dit, même dans les cabinets composés d’une seule personne, dans lesquels les fonctions de PRHN et d’AMLCO sont exercées par cette même personne, un rapport d’activités annuel devra être établi, et le cas échéant, être mis à disposition de l’ITAA à première demande (notamment dans le cadre d’une revue qualité).
- Que doit contenir ce rapport annuel ?
Le rapport annuel doit donner des informations concrètes sur les actions réellement entreprises par le cabinet pour lutter contre le blanchiment de capitaux.
La lecture de ce rapport devra permettre de prendre connaissance de l’évolution des risques de BC/ FT auxquels le cabinet est exposé et de s’assurer que les politiques, procédures et mesures de contrôle interne du cabinet sont adéquates pour pouvoir satisfaire aux obligations en matière de lutte contre le BC/FT.
Il est dès lors important que l’AMLCO aborde dans ce rapport, de manière structurée et détaillée :
- les actions entreprises au cours de l’année écoulée sur le plan de la lutte contre le BC/FT (par exemple la mise à jour de l’évaluation globale des risques en fonction de la conclusion de relations d’affaires avec une nouvelle clientèle œuvrant dans un secteur d’activités considéré comme étant davantage à risque) ;
- les contrôles effectués ainsi que les analyses réalisées (par exemple dans le cadre des opérations atypiques et/ ou des déclarations à la CTIF) ;
- les manquements éventuellement constatés (par exemple, l’absence de respect de l’obligation pour les collaborateurs de suivre une formation en matière de LAB tous les 3 ans) ainsi que, le cas échéant, les mesures nécessaires pour remédier à ces manquements ;
- les nouvelles tendances constatées et qui pourraient avoir une incidence sur la politique de lutte contre le BC/FT du cabinet (par exemple, la désignation par la CTIF d’un nouveau secteur d’activités parmi ceux considérés comme étant à risque élevé).
- Que fait l’ITAA pour vous ?
En vue d’assister ses membres dans cette obligation d’établissement d’un rapport annuel d’activités de l’AMLCO, l’Institut met à disposition un modèle de rapport d’activités annuel – sous forme de questions concrètes auxquelles l’AMLCO doit répondre – qui peut être consulté sur le site de l’ITAA en cliquant sur le lien suivant : https://www.itaa.be/fr/normes-et-recommandations/
Le modèle de rapport d’activités sera également mis à disposition des membres sur BeExcellent dans les prochains jours.
Nous tenons à rappeler que ce modèle – comme tous les modèles mis à disposition par l’Institut – doit être adapté aux besoins de votre cabinet et à la nature du risque (faible, standard ou élevé) auquel il est exposé en fonction des secteurs d’activités de la clientèle, de critères géographiques, etc.
Il convient en effet de tenir compte du principe de proportionnalité inscrit dans la loi du 18/09/2017 préventive du blanchiment de capitaux. A titre d’exemple, le rapport d’activité annuel relatif à un cabinet qui effectue des missions pour des clients exerçant des activités diversifiées et à grande échelle, y compris des activités à risque élevé dans des pays à haut risque, sera plus détaillé que celui relatif à un cabinet de petite taille qui réalise des missions pour des clients nationaux exerçant des activités dans des secteurs ne présentant pas de risque particulier en matière de BC/FT.
