Fiscale controles hebben een digitale wending genomen: de administratie beperkt zich niet langer tot papieren dossiers, maar eist nu ook toegang tot servers, mailboxen en soms tot integrale kopieën van harde schijven. Voor de belastingadviseur of de accountant is de vraag duidelijk: wat mag worden doorgegeven, wat moet worden geweigerd, en hoe beschermt men zijn klant zonder de controle te belemmeren?
Dit artikel neemt het wettelijk kader door en stelt een concrete methode voor om deze situaties volledig wettelijk te beheren, en tegelijk de belangen van uw klanten optimaal te verdedigen.
Het juridisch kader
Vier artikelen van het Wetboek van de Inkomstenbelastingen 1992 (WIB 92) structureren het antwoord op de verzoeken van de administratie.
Artikel 315 WIB 92: mededeling "zonder verplaatsing"
De belastingplichtige moet zijn boeken en documenten "zonder verplaatsing" meedelen, dat wil zeggen dat de controle plaatsvindt waar de documenten zich bevinden: op de zetel van de onderneming of op het kantoor van de professional die de boekhouding voert. Dit principe beschermt de belastingplichtige tegen het verlies van zijn archieven en laat hem toe de controle bij te wonen. De administratie kan enkel de documenten eisen die nodig zijn voor de vaststelling van het belastbare inkomen, wat niet-relevante, verjaarde of door het beroepsgeheim gedekte gegevens uitsluit.
Artikel 315bis WIB 92: uitbreiding naar geïnformatiseerde gegevens
Deze verplichting strekt zich uit tot geïnformatiseerde gegevens: de belastingplichtige moet de analyse- en programmeringsdossiers, informatiedragers en de gegevens die ze bevatten, meedelen in een leesbare en begrijpelijke vorm. De administratie kan ook een kopie op haar eigen materiaal vragen, "in de vorm die de ambtenaren wensen".
Deze laatste formulering wordt soms verkeerd begrepen. De rechtsleer en de rechtspraak (recent bevestigd door het Hof van Beroep te Gent) verduidelijken dat hiermee het technische formaat wordt bedoeld (CSV, XML, …) en niet een recht om alle gegevens zonder onderscheid te kopiëren. Een dergelijk verzoek zou disproportioneel zijn en strijdig met het principe van minimale gegevensverwerking uit de GDPR.
Artikel 323bis WIB 92: de controle bij de mandataris
Dit artikel breidt de mededelingsverplichtingen uit naar mandatarissen die de boekhouding voor rekening van derden voeren (belastingadviseurs, accountants), wat de controle rechtstreeks op het kantoor van de professional legitimeert. De mandataris blijft onderworpen aan dezelfde verplichtingen als de belastingplichtige en heeft de plicht het beroepsgeheim (art. 334 WIB 92) in te roepen wanneer dit nodig is om zijn klant te beschermen. In dat geval moet de administratie de bevoegde disciplinaire overheid inschakelen, die beoordeelt of het verzoek verenigbaar is met het beroepsgeheim.
Artikel 315ter WIB 92: het retentierecht als uitzondering
Vaak ten onrechte ingeroepen om het meenemen van materiaal te rechtvaardigen, vormt artikel 315ter een strikte uitzondering op het principe van niet-verplaatsing. Het laat de ambtenaren toe afgesloten boeken en documenten die zij noodzakelijk achten te retineren, mits een proces-verbaal van retentie dat binnen de vijf werkdagen aan de belastingplichtige wordt overhandigd.
De circulaire AAFisc 26/2014 bevestigt dat het meenemen van papieren stukken uitzonderlijk blijft, onderworpen aan de instemming van de belastingplichtige, en geen gewoonte mag worden voor de taxatieambtenaar.
Dit artikel is niet van toepassing op digitale gegevens, waarvoor artikel 315bis al de mogelijkheid van een kopie voorziet. De administratie kan dus nooit een harde schijf of een server meenemen op basis van dit artikel.
Naast dit WIB-kader verleent artikel 61 van het Btw-Wetboek de administratie een ruimere onderzoeksbevoegdheid, waardoor zij toegang heeft tot de documenten van de klant waar deze zich ook bevinden, inclusief bij de professional. Dit verklaart waarom gemengde controles (inkomstenbelasting + btw) vaak plaatsvinden in de kantoren van de economische beroepsbeoefenaar. Het Btw-Wetboek bevat geen equivalent van artikel 334 WIB, maar de algemene beginselen van proportionaliteit, noodzakelijkheid en beroepsgeheim blijven van toepassing via de rechtspraak.
Het kompas van de beroepsbeoefenaar
Bij een verzoek van de administratie is het onderscheid tussen wat meedeelbaar is en wat niet, van het grootste belang.
| Type gegevens | De administratie KAN | Ze KAN NIET | Wettelijke basis / nuance |
|---|---|---|---|
| Papieren boekhouding (afgesloten) | Ter plaatse raadplegen; uitzonderlijk meenemen met PV en akkoord | Stelselmatig meenemen zonder motivering of akkoord | Art. 315 (principe) / 315ter (uitzondering) |
| Elektronisch boekhoudbestand | Een kopie verkrijgen in een leesbaar en bruikbaar formaat | Een eigen of onmogelijk te genereren formaat opleggen | Art. 315bis, lid 3: de "vorm" betreft het formaat, niet de inhoud |
| Volledige, niet-gesorteerde back-up van de server | — | Een integrale kopie eisen | Proportionaliteit en minimale gegevensverwerking (AVG); art. 315bis heeft het over de "noodzakelijke" gegevens |
| Mailboxen | Specifieke e-mails opvragen die als bewijsstuk dienen, op een proportionele en gerichte manier | De volledige inhoud van een mailbox kopiëren; de selectie eenzijdig doordrukken als de klant zich verzet | Briefgeheim en AVG; bij betwisting over de selectie kan art. 334 WIB worden ingeroepen (verwijzing naar het ITAA) |
| Gegevens van verjaarde aanslagjaren | — | Toegang vragen tot gegevens waarvan de controletermijn is verstreken | Bevoegdheid beperkt tot niet-verjaarde aanslagjaren |
| Documenten gedekt door het beroepsgeheim | — | De briefwisseling met een advocaat, een arts, enz. lezen of kopiëren | Art. 334 WIB; Gent, 24/06/2025 |
| Niet-relevante persoonsgegevens | — | Mappen met klaarblijkelijk privégegevens kopiëren | AVG (doelbinding, minimale verwerking): een fiscale controle is geen huiszoeking |
| Boekhoudsoftware en licenties | Vragen om de werking van de software te tonen | Een kopie van de software of van de licentiesleutels eisen | De verplichting betreft de gegevens, niet de gebruikte hulpmiddelen |
Verzegeling en tegensprekelijke selectie
Wanneer de ambtenaren, vergezeld van informatici, erop aandringen een integrale kopie van een harde schijf te maken (waardoor elke onmiddellijke controle van de inhoud onmogelijk wordt), is de reflex om onmiddellijk en formeel het beroepsgeheim in te roepen (art. 458 van het Strafwetboek en art. 334 WIB 92), dit te laten vastleggen in het proces-verbaal en de verzegeling van de gekopieerde gegevensdrager te eisen in afwachting van een tegensprekelijke selectie.
De procedure verloopt vervolgens in verschillende stappen:
1. Verzegeling: de drager wordt in een verzegelde omslag geplaatst, ondertekend door de ambtenaar en de belastingplichtige (of zijn raadsman). De administratie kan dit zegel nooit eenzijdig verbreken.
2. Aanstelling van een gerechtsdeurwaarder als neutrale derde belast met het toezicht op de selectie; het ITAA kan in bepaalde gevallen worden betrokken.
1. Vastlegging van een datum voor de tegensprekelijke selectie: het zegel wordt verbroken in aanwezigheid van alle partijen en de deurwaarder (of een informaticadeskundige onder zijn verantwoordelijkheid) zondert de bestanden en briefwisseling af die mogelijk door het beroepsgeheim worden gedekt.
2. De afgezonderde gegevens worden voorgelegd aan de bevoegde disciplinaire overheid: het ITAA voor de briefwisseling met een belastingadviseur/accountant, de stafhouder voor de briefwisseling met een advocaat.
3. Indien de overheid het vertrouwelijke karakter bevestigt, worden de documenten teruggegeven aan de belastingplichtige zonder dat de fiscus er kennis van heeft kunnen nemen; in het andere geval worden ze aan de administratie overgemaakt.
Deze procedure blijft de enige die een absolute bescherming biedt tegen de schending van het beroepsgeheim bij een massale inbeslagname van gegevens.
Het arrest van het Hof van Beroep te Gent van 24 juni 2025 (2024/AR/961)
Dit arrest, momenteel hangende voor het Hof van Cassatie, vormt al een onmisbare referentie.
Onderzoeksbevoegdheden van de administratie
De administratie beschikt over ruime maar niet onbeperkte bevoegdheden op het gebied van digitale gegevens. Ze kan toegang krijgen tot digitale bestanden en professionele mailboxen die nodig zijn voor de vaststelling van de belasting (art. 315, 315bis WIB 92 en 61 Btw-Wetboek) en een kopie op haar eigen materiaal vragen in aanwezigheid van de belastingplichtige, zonder dit echter op eigen initiatief te kunnen opleggen bij verzet (in dat geval wordt een gerechtelijke procedure noodzakelijk). Het is aan de administratie, en niet aan de belastingplichtige, om de fiscale relevantie van de documenten te beoordelen, maar ze moet precieze zoektermen gebruiken en over concrete aanwijzingen van fraude beschikken om elke "informatievisserij" (fishing expedition) te vermijden.
Beroepsgeheim
Het Hof kent aan de bij het ITAA ingeschreven belastingadviseurs en accountants dezelfde bescherming toe als die van advocaten, gebaseerd op artikel 458 van het Strafwetboek en de artikelen 6 en 8 van het EVRM. Bij het inroepen van het beroepsgeheim moet de administratie het ITAA inschakelen, dat als enige bevoegd is om over het vertrouwelijke karakter te oordelen: indien de briefwisseling als vertrouwelijk wordt beschouwd, wordt ze teruggegeven zonder inzage; zo niet, wordt ze aan de administratie overgemaakt. Het geheim dekt de briefwisseling tussen klant en beroepsbeoefenaar, waar die zich ook bevindt, maar niet de wettelijk verplichte documenten (facturen, jaarrekeningen, ...).
Onderzoeks- en aanslagtermijnen
Een precontentieus geschil over de toegang tot gegevens (inclusief de inbewaringneming) schorst noch de onderzoekstermijnen, noch de aanslagtermijnen. Eens de toegang verkregen is, kan de administratie de gegevens enkel benutten voor de aanslagjaren waarvan de termijnen nog niet verstreken zijn: in de behandelde zaak heeft het Hof zo de teruggave bevolen van de gegevens van vóór 1 januari 2018.
Kortom, het arrest van Gent vestigt een evenwicht: de administratie behoudt een beoordelingsbevoegdheid in eerste instantie, maar deze wordt begrensd door de proportionaliteit, het verbod op blinde zoekacties en de absolute eerbiediging van het beroepsgeheim.
Praktische aanbevelingen
Voorafgaand aan de controle
- Adviseer uw klanten om hun gegevens te segmenteren: bewaar privégegevens buiten de professionele servers, en de boekhouding in duidelijk geïdentificeerde mappen.
- Bereid een standaardexport van de boekhoudkundige verrichtingen voor de betrokken periode voor: dit toont uw goede trouw en vergemakkelijkt de samenwerking.
Bij het verzoek
- Eis een schriftelijk en precies verzoek van de controlerende ambtenaar; een vage mondelinge vraag is niet voldoende.
- Geef voorrang aan de raadpleging ter plaatse, uw meest fundamentele recht, en kom een werksessie overeen in uw kantoren of die van de klant.
- Herinner schriftelijk aan het principe van de artikelen 315 en 315bis: een informatica-extractie is mogelijk indien het onderzoek gericht is; elk ruimer verzoek moet steunen op aanwijzingen van fraude die aan de belastingplichtige worden meegedeeld.
Bij een conflict
- Documenteer systematisch uw uitwisselingen, ook door een schriftelijk verslag op te maken na elke mondelinge bespreking.
- Geef niet toe aan de dreiging van een ambtshalve aanslag, en evenmin aan de druk om af te zien van de verjaringstermijn: indien u een redelijke oplossing heeft voorgesteld, zou een ambtshalve aanslag wegens weigering tot medewerking onrechtmatig zijn.
- Meld misbruiken aan het ITAA, dat kan tussenkomen bij de FOD Financiën om de rechten van zijn leden te doen respecteren.
Naar de toekomst: standaardisering via SAF-T
Het Rekenhof en het ITAA pleiten voor de wettelijke invoering van het Standard Audit File for Taxes (SAF-T), gepromoot door de OESO. Dit formaat zou de verzoeken om boekhoudkundige gegevens uniformiseren en een einde maken aan massale en niet-gesorteerde kopieën, waardoor de administratieve last en de conflicten aanzienlijk zouden afnemen. De timing van de implementatie in België blijft onzeker, maar het vormt de meest logische weg voor de toekomst van de e-controles.
Conclusie
De belastingadviseur en de accountant zijn niet zomaar doorgeefluiken van gegevens: zij zijn de bewakers van de vertrouwelijkheid van de informatie van hun klanten. Op een verstandige manier reageren op de verzoeken van controleurs en het beroepsgeheim doen naleven wanneer de situatie dit vereist, blijven een essentiële verantwoordelijkheid.
Van een eenvoudig voorstel tot raadpleging ter plaatse tot de uiterste maatregel van verzegeling, de instrumenten bestaan om een eerlijke en proportionele fiscale controle te waarborgen. Door dit kader te beheersen, kunnen de leden van het ITAA fiscale controles met vertrouwen benaderen en de belangen van hun klanten doeltreffend beschermen.
