De domiciliëring van ondernemingen kan meer zijn dan een loutere nevendienst. Vandaag maakt zij deel uit van een helder juridisch kader, gekenmerkt door een dubbele evolutie: enerzijds een geleidelijke openstelling van de activiteit, anderzijds een duidelijke verbetering van de professionele verplichtingen. Met de goedkeuring van de norm inzake domiciliëring verduidelijkt het ITAA onder welke voorwaarden onze leden deze dienst mogen aanbieden, met respect voor deontologie, onafhankelijkheid en de antiwitwaswetgeving.
Jarenlang mochten beroepsbeoefenaars de maatschappelijke zetel van een cliënt niet vestigen op het adres van hun kantoor. Stap voor stap werd dat verbod versoepeld. Domiciliëring werd uiteindelijk beschouwd als een activiteit die “verenigbaar” is met de opdrachten van accountants en belastingadviseurs, mede onder invloed van het Europese beginsel van vrij verkeer, op voorwaarde dat de deontologische vereisten volledig worden nageleefd.
Tegelijkertijd werd het regelgevend kader aanzienlijk versterkt, vooral door de Europese wetgeving ter bestrijding van het witwassen van geld. Sinds 2018 moeten “dienstverleners aan vennootschappen” zich in principe registreren bij de FOD Economie. Leden van het ITAA genieten echter een vrijstelling, aangezien zij reeds onderworpen zijn aan de antiwitwasverplichtingen en aan het toezicht van het Instituut.
In deze context, gekenmerkt door zowel een openstelling van de activiteit als een versterking van de controlevereisten, achtte het ITAA het noodzakelijk om een duidelijk kader vast te leggen. Op 2 juli 2024 heeft de Raad van het Instituut daarom, op basis van artikel 72, eerste lid, 2° van de wet van 17 maart 2019, een norm aangenomen over de verenigbaarheid van de activiteit van domiciliëring van entiteiten: de domiciliëringsnorm.
Deze norm, die bindend is voor de leden en stagiairs van het Instituut, is in werking getreden op 1 november 2024 voor nieuwe overeenkomsten die vanaf die datum werden afgesloten, en op 1 januari 2025 voor opdrachten die dateren van vóór 1 november 2024.
Wat wordt verstaan onder “domiciliëring van een entiteit”?
De norm bevat een definitie van het begrip domiciliëring van entiteiten en onderscheidt drie soorten activiteiten:
de deelname aan de aankoop of verkoop van aandelen van een vennootschap, met uitsluiting van beursgenoteerde vennootschappen. Het gaat hier om deelname aan de transactie zelf en niet om loutere juridische bijstand daarbij;
het ter beschikking stellen van een statutaire zetel voor een onderneming, een rechtspersoon of een gelijkaardige juridische constructie;
het verstrekken van een commercieel, postaal of administratief adres, evenals aanverwante diensten, aan een entiteit of een vergelijkbare juridische structuur.
De norm bevestigt dat deze activiteiten verenigbaar zijn met het beroep van accountant en/of belastingadviseur, op voorwaarde dat een geheel van regels wordt nageleefd. Die regels bestaan uit algemene voorwaarden, die gelden voor alle vormen van domiciliëring, en specifieke voorwaarden die eigen zijn aan de domiciliëring in strikte zin.
Strikte algemene voorwaarden, van toepassing op elke vorm van domiciliëring
Naleving van de deontologische beginselen
De activiteit van domiciliëring moet worden uitgeoefend met strikte naleving van de deontologische beginselen, waaronder de plichten van onafhankelijkheid, integriteit, objectiviteit, waardigheid, professionaliteit, beroepsgeweten en vertrouwelijkheid.
Concreet houdt de plicht tot professionaliteit in dat de beroepsbeoefenaar beschikt over de nodige competenties, voldoende tijd en passende organisatorische middelen om de opdrachten in het kader van de domiciliëring op zich te nemen. Hij of zij moet er bovendien over waken dat de kennis permanent wordt bijgewerkt via permanente vorming.
De tuchtrechtspraak van het Instituut illustreert deze vereisten aan de hand van meerdere beslissingen.
Zo heeft de Tuchtcommissie op 27 april 2023 beroepsbeoefenaars gesanctioneerd die een bij hen gedomicilieerde cliënt niet hadden geïnformeerd over een oproeping voor de rechtbank, wat heeft geleid tot de gerechtelijke ontbinding van de vennootschap.
Evenzo oordeelde de Beroepscommissie in een beslissing van 31 augustus 2022 dat een beroepsbeoefenaar nalatig was geweest door de domiciliëring van een cliënt te aanvaarden zonder vooraf na te gaan of deze zijn boekhoudkundige en fiscale verplichtingen naleefde.
Onafhankelijkheid, onpartijdigheid en beroepsgeheim
De beroepsbeoefenaar moet te allen tijde zijn onafhankelijkheid en onpartijdigheid vrijwaren. Hij blijft bovendien gebonden door het beroepsgeheim en door een strikte vertrouwelijkheid met betrekking tot de informatie en gegevens die hij in het kader van zijn activiteit verkrijgt, ongeacht of deze door de cliënt werden meegedeeld dan wel door hemzelf werden vastgesteld.
Preventie van belangenconflicten
Domiciliëring mag de beroepsbeoefenaar nooit in een belangenconflict brengen. Dit zou bijvoorbeeld het geval zijn indien de domiciliëringsrelatie ertoe leidt dat hij de belangen van de ene cliënt laat primeren op die van een andere, of zijn objectiviteit bij de uitvoering van zijn opdrachten in het gedrang komt.
Onverenigbaarheid met bepaalde controleopdrachten
Een gecertificeerd accountant mag geen domiciliëringsactiviteit uitoefenen voor een cliënt voor wie hij tegelijkertijd een wettelijk voorbehouden opdracht of een contractuele controle of beoordelingsopdracht uitvoert. Dit verbod beoogt elke rolverwarring te vermijden en de geloofwaardigheid en onafhankelijkheid van controleopdrachten te vrijwaren.
Naleving van de verplichtingen inzake de strijd tegen witwassen
Domiciliëring wordt erkend als een activiteit met een hoog witwasrisico. Zij wordt trouwens uitdrukkelijk vermeld als risicofactor in de sectorale risicoanalyse die het ITAA in 2024 heeft uitgevoerd.
De toezichthoudende autoriteiten (CFI, gerechtelijke overheden, …) besteden bijzondere aandacht aan de concentratie van maatschappelijke zetels op éénzelfde adres, wat vaak wordt beschouwd als een alarmsignaal. De beroepsbeoefenaar moet dan ook met de grootste zorg alle verplichtingen uit de antiwitwaswetgeving naleven. Het Ministerieel Comité voor de Coördinatie van de strijd tegen het witwassen benadrukt in de samenvatting van de nationale risico-evaluatie, goedgekeurd op 25 maart 2024, dat vennootschappen gevestigd op een zogenaamd “brievenbusadres” vaak worden gebruikt voor witwasdoeleinden. Een bijzonder waakzame houding is dus vereist om te vermijden dat fictieve juridische constructies of slapende vennootschappen worden gehuisvest die voor witwasmechanismen kunnen worden misbruikt.
Specifieke voorwaarden voor domiciliëring in strikte zin
Wanneer de beroepsbeoefenaar een zetel of adres ter beschikking stelt aan een entiteit, legt de norm bijkomende concrete vereisten op:
De goederen en documenten van de gedomicilieerde entiteit moeten strikt gescheiden worden bewaard van die van het kantoor, om elke verwarring te vermijden, met name in geval van beslag of faillissement.
Door een entiteit te domiciliëren, wordt het kantoor van de beroepsbeoefenaar het bevoorrechte aanspreekpunt van de autoriteiten voor elke tussenkomst met betrekking tot de cliënt, zoals beslagen, fiscale controles, inspecties of huiszoekingen. Het is daarom essentieel deze dienst enkel aan te bieden aan cliënten die voldoende waarborgen op het vlak van betrouwbaarheid bieden en vooraf een grondige controle van hun financiële situatie uit te voeren;
Documenten die onder het beroepsgeheim vallen, moeten afzonderlijk worden geklasseerd zodat zij niet toegankelijk zijn bij onderzoeken die plaatsvinden op de zetel van de gedomicilieerde entiteit;
De beroepsbeoefenaar moet zich onthouden van het verlenen van diensten die kunnen interfereren met het beheer van de entiteit en erop toezien dat hij niet als feitelijk bestuurder wordt beschouwd. Hij moet er daarnaast over waken dat alle ontvangen post tijdig wordt doorgestuurd naar de persoon die bevoegd is om daarvan kennis te nemen, met name de bestuurder van de gedomicilieerde vennootschap of de persoon aan wie deze die bevoegdheid heeft gedelegeerd;
Om het kantoor als fiscale woonplaats te laten erkennen, moet ook de administratieve zetel van de entiteit daar gevestigd zijn. Dit veronderstelt onder meer dat de boekhouding, het aandelenregister en de algemene vergaderingen er daadwerkelijk plaatsvinden. Eens de maatschappelijke zetel op het adres van het kantoor is gevestigd, vereist elke verplaatsing daarvan een nieuwe formele beslissing van de cliënt, hetzij van de algemene vergadering, hetzij van het bestuursorgaan indien dat daartoe bevoegd is gemaakt. Het is dan ook aangewezen geen domiciliëring te aanvaarden voor cliënten bij wie de continuïteit van het contact onzeker lijkt. Indien de cliënt onbereikbaar wordt, kan de beroepsbeoefenaar immers het adres van de maatschappelijke zetel niet meer laten wijzigen. In dat geval rest enkel nog de schrapping van het adres in de Kruispuntbank van Ondernemingen;
De exploitatiezetel van de entiteit mag niet in het kantoor gelegen zijn, ook al kan het kantoor wel lokalen ter beschikking stellen die geschikt zijn voor het houden van vergaderingen in vertrouwelijke omstandigheden;
Een opdrachtbrief moet de voorwaarden voor het gebruik van de lokalen formeel vastleggen;
Tot slot moet de gedomicilieerde entiteit haar vestigingseenheden correct hebben geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen, met name wat betreft haar exploitatiezetel, die verschillend moet zijn van de maatschappelijke zetel die bij het kantoor van de beroepsbeoefenaar is gedomicilieerd (zie hierboven), een verplichting waarvan de beroepsbeoefenaar zich moet vergewissen.
Besluit
Door een entiteit te domiciliëren, wordt het kantoor van de beroepsbeoefenaar het bevoorrechte aanspreekpunt van de autoriteiten voor elke tussenkomst met betrekking tot de cliënt, of het nu gaat om beslagen, fiscale controles, inspecties of huiszoekingen. Het is daarom van cruciaal belang deze dienst enkel aan te bieden aan cliënten die voldoende garanties van betrouwbaarheid bieden en vooraf een grondige verificatie van hun financiële situatie uit te voeren.
