De laatste update van eStox omvat twee belangrijke nieuwe functionaliteiten om uw communicatievoorkeuren in eStox aan te duiden op twee vlakken:
- Per register aangeven wie de UBO-meldingen dient te ontvangen
- Op kantoorniveau aangeven wie welke e-mails van eStox wenst te ontvangen
Het is belangrijk dat per kantoor aan te geven om te garanderen dat u de juiste meldingen ontvangt en zodat u uw dossiers goed kan opvolgen.
UBO-meldingen per register
U kan van bij de creatie van een effectenregister in eStox aangeven wie op de hoogte wenst gehouden te worden via e-mail van de status van de UBO-registraties. Dit is in de vierde stap van het aanmaken van een nieuw register onder de UBO-instellingen, zie onderstaande schermafbeelding.
U krijgt een keuzelijst van de gekende gebruikers voor het kantoor dat het concept aanmaakt. Zoals u ziet, is het mogelijk meerdere gebruikers aan te vinken.
Als u een ander kantoor aan de lijst wenst toe te voegen, dan kan u dat doen via “Bestemmeling toevoegen” onderaan de pagina. Het pop-upscherm dat opent, werkt op dezelfde manier als toegangen beheren voor een register in eStox, zie verder.
U kan accountants- of notariskantoren opzoeken op ondernemingsnummer of naam en rechts onderaan de wijzigingen opslaan. Vervolgens zullen de gebruikers van dat kantoor toegevoegd worden aan de lijst. In de kolom “Kantoor” ziet u duidelijk van welk kantoor iedere gebruiker is.
In een bestaand effectenregister kan u de gebruikers beheren onder “Wie krijgt UBO notificaties?” in het UBO-gedeelte in eStox naast de datum van de laatste update, zie onderstaande afbeelding.
Er zijn twee mogelijke scenario’s:
- Indien de toegang tot het register niet beperkt is, dan kan u op deze manier ook gebruikers en kantoren toevoegen die nog niet gekend zijn onder het luik “Toegangen”.
- Indien de toegang wel beperkt is, dan dient u de kantoren en gebruikers eerst toe te voegen onder het luik “Toegangen”.
Notificatievoorkeuren per kantoor
Via deze functionaliteit kan u op kantoorniveau aangeven wie communicaties wenst te ontvangen van eStox. Klik op uw naam in de rechterbovenhoek en vervolgens op “Notificatie voorkeuren” in het menu, zie afbeelding.
U kan de voorkeuren instellen voor alle gekende gebruikers van het kantoor.
U kan per gebruiker instellen of hij of zij UBO en/of toegangsmeldingen wenst te ontvangen en voor welke klanten, zie afbeelding. Er zijn drie opties:
- Geen
- Alle klanten van de organisatie
- Klanten voor wie deze gebruiker expliciet toegang heeft
