La dernière mise à jour d’eStox contenait deux nouvelles fonctionnalités importantes qui vous permettent d’indiquer vos préférences de communication dans eStox sur deux niveaux :
- Indiquer par registre qui devrait recevoir les notifications de l’UBO
- Indiquer au niveau du cabinet qui souhaite recevoir des mails d’eStox et à quel sujet
Il est important de l’indiquer par cabinet pour garantir que vous recevez les notifications correctes qui vous permettent de faire un bon suivi de vos dossiers.
Notifications UBO par registre
Vous pouvez dès la création d’un registre de parts dans eStox indiquer qui souhaite être tenu au courant du statut des enregistrements UBO. Et ceci dans la quatrième étape de créer un nouveau registre sous les paramètres de l’UBO, voir capture d’écran ci-dessous.
Le système vous propose la liste des utilisateurs connus du cabinet qui crée le concept pour faire votre choix. Comme vous voyez, il est possible de cocher plusieurs utilisateurs.
Si vous souhaitez ajouter un autre cabinet à la liste des destinataires, cliquez sur « ajouter destinataire » en bas de page. La fenêtre pop-up qui s’ouvre, fonctionne de la même manière que la gestion d’accès d’un registre dans eStox (voir ci-dessous).
Vous pouvez ajouter un cabinet d’experts-comptables ou une étude de notaires sur base du numéro d’entreprise ou du nom et sauvegarder les changements en bas de page à droite. Par la suite, les utilisateurs du cabinet sont ajoutés à la liste de destinataires. Dans la colonne « Bureau », vous voyez clairement qui est lié à quel cabinet.
Dans un registre existant, vous pouvez gérer les utilisateurs en cliquant sur « Qui reçoit les notifications de l’UBO ?» dans la partie UBO d’eStox à côté de la date de la dernière modification (voir ci-dessous).
Il y a deux scénarios possibles :
- Si l’accès au registre n’est pas limité, vous pouvez ainsi ajouter des utilisateurs et des cabinets qui ne sont pas connus sous l’onglet « Accès ».
- Si l’accès au registre est limité, il faut d’abord ajouter les cabinets et les utilisateurs en question sous l’onglet « Accès ».
Préférences de notification par cabinet
Cette fonctionnalité vous permet d’indiquer au niveau du cabinet qui souhaite recevoir les communications d’eStox en cliquant sur votre nom dans le coin supérieur à droite et ensuite sur « Préférences de notification » dans le menu déroulant qui s’ouvre (voir l’image).
Vous pouvez définir les préférences pour tous les utilisateurs connus du cabinet.
Vous pouvez par la suite indiquer pour chaque utilisateur si la personne souhaite recevoir des notifications d’UBO ou d’accès et pour quels clients (voir l’image ci-dessous). Il y a trois options :
- Aucun
- Tous les clients liés au bureau
- Les clients pour lesquels l’utilisateur a un accès
