De eStox update van 06/02/2025 bevat fundamentele verbeteringen voor het inschrijven van aandelen enerzijds en de rechten van mede-eigendom, vruchtgebruik en blote eigendom anderzijds.
Ook de koppeling met het UBO-register werd op meerdere vlakken verbeterd. Alle leden met openstaande tickets die opgelost zijn door deze update, zullen persoonlijk gecontacteerd worden door de Servicedesk.
Bij de vorige updates lag de nadruk op het verbeteren van vertalingen, terminologie en belangrijke eerste stappen in het verbeteren van de algemene gebruikersvriendelijkheid van de applicatie. De eStox update van februari is specifiek gericht op het verbeteren van twee belangrijke elementen: het inschrijven van aandelen enerzijds en de rechten van mede-eigendom, vruchtgebruik en blote eigendom anderzijds. Zo zijn de verschillende stappen om aandelen in te schrijven tijdens de creatie van een aandelenregister of in een bestaand register via de verrichting nu volledig op elkaar afgestemd.
Tijdens deze update werd ook gekeken om het invoeren van gegevens zoveel mogelijk te vereenvoudigen en de weergave van aandelen in onverdeeldheid te verbeteren. Dankzij de aanpassingen is het nu ook gemakkelijker om groepen van aandeelhouders in onverdeeldheid te wijzigen en nieuwe aandelen aan een groep toe te wijzen.
Voor het UBO-gedeelte zijn er eveneens drie belangrijke verbeteringen:
- In overleg met MYMinfin, wordt vanaf nu het rijksregisternummer meegestuurd vanuit eStox voor een UBO-registratie om duplicaten te vermijden aan de kant van MyMinfin en zo dus foutmeldingen te voorkomen.
- De jaarlijkse herbevestigingen worden vanaf nu een week vroeger gestuurd om onnodige herinneringen te vermijden. Deze worden dus 5 weken voor de vervaldatum van de jaarlijkse herbevestiging verzonden.
- Als er een UBO-gemandateerd kantoor is toegewezen aan een vennootschap en de UBO-parameter vervolgens op inactief wordt gezet, wordt het UBO-gemandateerd kantoor vanaf nu standaard verwijderd.
Hieronder vindt u meer informatie per onderdeel. Aarzel niet de Servicedesk te contacteren via mail of telefonisch op +32 (0)2 221 10 00 mocht u bijkomende vragen hebben.
1. Aandelen inschrijven
De verschillende stappen om aandelen in te schrijven tijdens de creatie van een aandelenregister of in een bestaand register via de verrichting “Inschrijving” zijn nu volledig op elkaar afgestemd. Op die manier is de weergave overal identiek, wat het invullen vergemakkelijkt.
De aangepaste verrichtingen zijn:
- Het aanmaken van een register
- Inschrijving
- Kapitaalverhoging (met nieuwe aandelen)
- Bijkomende inbreng met uitgifte van nieuwe aandelen
Hieronder ziet u het aangepaste scherm voor de inschrijving van aandelen:
De wijziging van de informatie bij een aandeelhouder gebeurt nu door op het potlood te klikken naast de naam van de aandeelhouder. De knop aan de rechterkant ‘beperkingen’ bevat nu alleen de overdrachtsbeperkingen met betrekking tot deze aandelen.
Hetzelfde scherm is beschikbaar voor de inschrijvingsstap voor de andere verrichtingen:
2. Creëren en wijzigen van mede-eigendomsrechten, vruchtgebruik en blote eigendom gekoppeld aan aandelen
Er wordt nu een onderscheid gemaakt tussen een inschrijving op naam van één aandeelhouder via “+ Inschrijving toevoegen” of op meerdere aandeelhouders via “+ Mede-eigendom, vruchtgebruik en blote eigendomsrechten toevoegen”. Dankzij deze aanpassing is het nu veel eenvoudiger om een mede-eigendom of onverdeeldheid toe te voegen tijdens een inschrijving van aandelen.
Dit geldt voor de volgende verrichtingen:
- Een register aanmaken;
- Inschrijving;
- Kapitaalverhoging (met nieuwe aandelen);
- Bijkomende inbreng met uitgifte van nieuwe aandelen;
- Overdracht van aandelen.
Vervolgens kunnen de verschillende aandeelhouders met mede-eigendomsrechten, vruchtgebruik of blote eigendom worden toegevoegd. Zodra de lijst compleet is, kan deze worden bevestigd.
Om de lijst of de informatie van een aandeelhouder binnen de groep te wijzigen, klikt u op het potloodje naast de inschrijving.
Om een aandeelhouder te verwijderen, klikt u op het kruisje rechts van zijn naam. Om er één toe te voegen, klikt u op ‘+ Aandeelhouder toevoegen’. Als u de gegevens wilt bewerken, klikt u op het potloodje rechts van de naam.
Wanneer de lijst correct is, moet er naast de gebruikelijke informatie van een aandeelhouder, aangeduid worden of de aandelen in onverdeeld zijn of niet. Indien bepaalde informatie ontbreekt, krijgt u onderaan de pagina specifieke foutmeldingen in het rood, zie onderstaande afbeelding.
In geval van onverdeeldheid is het noodzakelijk om de verdeling van de rechten aan te geven en het volledige vruchtgebruik en blote eigendom toe te wijzen aan een aandeelhouder. Standaard is de verdeling proportioneel, zie onderstaande voorbeelden. U dient ook aan te geven wie het stemrecht heeft.
Indien de aandelen niet in onverdeeldheid zijn, moet worden gespecificeerd wie het vruchtgebruik heeft en wie de blote eigendom.
Het is belangrijk om op te merken dat het op dit moment nog niet mogelijk is om stemrechten op te schorten of het stemrecht toe te kennen aan meerdere aandeelhouders die de mede-eigendomsrechten delen. Deze functie zal beschikbaar zijn in een van de volgende geplande updates.
In stap 3 is er tenslotte één lijn per groep in onverdeeldheid. Voor gedeelde eigendommen, zoals in het laatste geval hierboven, zijn er 2 lijnen: 1 per aandeelhouder. In de toekomst zal deze weergave worden verbeterd om onder andere de eigendomsrechten gekoppeld aan de aandelen te zien.
3. Weergave van aandelen die toebehoren aan een groep van aandeelhouders in onverdeeldheid
De aandelen in onverdeeldheid zijn zichtbaar in de PDF met het overzicht van de effectenhouders.
In de aanwezigheidslijst voor de algemene vergadering zijn de stemrechten gekoppeld aan aandeelhouders in onverdeeldheid ook duidelijk aangegeven.
In de PDF met het overzicht van de verrichtingen is voor elke groep van aandeelhouders in onverdeeldheid een pagina toegevoegd:
In de applicatie is nu ook onder de rubriek “Effectenhouders” een specifieke pagina voor elke onverdeeldheid.
4. Bestaande groep van aandeelhouders in onverdeeldheid selecteren
Zoals u hieronder kunt zien in de verrichting ‘Inbreng verlagen’, zijn de aandelen die behoren tot de groep van aandeelhouders in onverdeeldheid duidelijk herkenbaar en kunnen ze worden geselecteerd voor het verlagen van inbreng.
In de verrichting “Overdracht” is het nu ook mogelijk om aandelen van een aandeelhouder over te dragen naar een bestaande groep van aandeelhouders in onverdeeldheid door de knop “+ Inschrijving toevoegen” te gebruiken. In dit geval wordt de volledige lijst van bestaande aandeelhouders, inclusief die in onverdeeldheid, weergegeven en kan deze worden geselecteerd, zoals hieronder weergegeven. Voor alle inschrijvingen via andere verrichtingen geldt hetzelfde principe.
Het is momenteel nog niet mogelijk om de aandelen van aandeelhouders in onverdeeldheid over te dragen. Deze functie zal beschikbaar zijn in een volgende update.
OPGELET: wanneer een groep aandeelhouders in onverdeeldheid de blote eigendom of het vruchtgebruik voor aandelen verkrijgt en de andere eigendomsrechten ook worden verdeeld tussen meerdere aandeelhouders de nog geen deel uitmaakten van de groep, is het noodzakelijk om een nieuwe groep aandeelhouders in onverdeeldheid aan te maken door te klikken op “+ Mede-eigendom, vruchtgebruik en blote eigendomsrechten toevoegen”. De bestaande groep mag niet opnieuw worden gebruikt, zie onderstaand voorbeeld.
5. Informatie van een aandeelhouder van een bestaande groep van aandeelhouders in onverdeeldheid wijzigen
Na de oprichting van een groep aandeelhouders in onverdeeldheid is het, indien nodig, altijd mogelijk om de gegevens van een aandeelhouder van de groep te wijzigen via de pagina van de groep in de rubriek ‘Effectenhouders’. Op de pagina van de groep staat een tabel met aandeelhouders die belangrijke informatie over elk van hen weergeeft. Aan het einde van elke lijn, aan de rechterkant, kunt u met behulp van het potloodje de informatie bewerken. Dit scherm is identiek aan het scherm dat wordt gebruikt om een aandeelhouder aan te maken, behalve dat de bestaande informatie al vooraf is ingevuld.
