Van minimumvereisten naar duurzaam kwaliteitsleiderschap: een stap vooruit voor kwaliteit, professionaliteit en vertrouwen
Deel 1: Inleiding, doelstelling & historie
De invoering van de Norm Intern Kwaliteitsmanagement (hierna IKM-norm) markeert een belangrijke stap in de professionalisering van accountancy- en fiscale kantoren. Het doel is om een kwaliteitscultuur te verankeren en ervoor te zorgen dat alle beroepsactiviteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met het wettelijke, reglementaire en normatieve kader. De norm verplicht elk kantoor om een intern kwaliteitsmanagementsysteem (hierna IKM-systeem) op te zetten, te implementeren en operationeel te maken.
Inleiding
Na diverse adviezen door de Hoge Raad voor Economische Beroepen (HREB) en aanpassingen, werd op 2 september 2025 de definitieve norm goedgekeurd door de ITAA-Raad – op 3 september openbaar gemaakt via de ITAA-website. Deze norm bevat uitsluitend Algemene Kwaliteitsvereisten (AKV) die gelden voor alle ITAA-beroepsbeoefenaars, ongeacht de omvang van het kantoor en de aard van de dienstverlening die ze aan hun cliënteel aanbieden. De deadline voor implementatie was reeds voorzien voor 1 januari 2026.
Waarom deze norm belangrijk is – het belang dat elk kantoor beschikt over een intern kwaliteitsbeheersingssysteem
In een wereld waarin fiscale en accountancydiensten steeds complexer worden, is kwaliteit niet langer een optie, maar een noodzaak. De norm voor interne kwaliteitsbeheersing, verankerd in de wet van 17 maart 2019 (bekend als de ITAA-beroepenwet), verplicht kantoren om hun activiteiten te organiseren volgens een wettelijk, reglementair en normatief kader. Dit gaat verder dan pure compliance: het is een strategische pijler voor duurzame en betrouwbare dienstverlening aan de cliënten van elk accountants- of fiscaal kantoor.
Het belang dat elk accountant- of fiscaal kantoor beschikt over een degelijk en sluitend Intern Kwaliteitsbeheersingssysteem kwam onlangs nog aan bod bij het recente geval van examenfraude dat de Nederlandse accountantssector heeft geteisterd. Zo werd vastgesteld dat een aantal medewerkers (zowel personeel als vennoten) van een aantal – zowel grote als kleine – Nederlandse accountantskantoren fraude hadden gepleegd bij het afleggen van verplichte beroepsexamens die de permanente beroepskennis dienden te bevragen. In dat kader heeft de Nederlandse Autoriteit Financiële Markten (AFM) – vergelijkbaar met de Belgische FSMA – aan één Nederlands accountantskantoor een boete opgelegd van 765.000 euro, wegens geconstateerde examenfraude. Medewerkers van dat kantoor deelden antwoorden of maakten examens samen, zonder dat het betrokken accountantskantoor dat signaleerde.
Zo oordeelde de AFM dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing en bedrijfsvoering van het kantoor niet heeft kunnen voorkomen dat examenfraude kon plaatsvinden. Om deze reden oordeelde de AFM dat dit ernstig is en reden voor een boete. Volgens de toezichthouder had het betrokken Nederlandse accountantskantoor geen specifiek beleid, procedures, maatregelen en waarborgen op het vlak van het integer afleggen van examens.
De examenfraude deed zich voor in alle lagen van de organisatie, van medewerker tot vennoot. Het ging deels om examens die verplicht zijn om vakkennis en vaardigheden op peil te houden. De AFM benadrukte hierbij dat van een accountantsorganisatie mag verwacht worden dat haar bedrijfsvoering en stelsel van kwaliteitsbeheersing zo zou zijn ingericht dat dergelijk schadelijk gedrag niet kan plaatsvinden. Maar het betrokken Nederlandse accountantskantoor heeft de examenfraude binnen haar organisatie niet kunnen voorkomen of gesignaleerd. Zo ontving zij hierover bijvoorbeeld ook geen interne meldingen van medewerkers.
De toezichthouder concludeerde daarom dat het betreffende accountantskantoor tekortgeschoten was in haar bedrijfsvoering in het algemeen en in haar stelsel van kwaliteitsbeheersing in het bijzonder en legde daarom een boete op.
Er werd geoordeeld dat de examenfraude samenhing met factoren als tijdsdruk, commerciële belangen, het ontbreken van adequate sturing vanuit het leiderschap en onjuist voorbeeldgedrag. De AFM vond de overtredingen daarom ernstig, zeker omdat accountants met hun werkzaamheden vertrouwen toevoegen aan de cijfers van ondernemingen en hun geloofwaardigheid daarom buiten twijfel moet staan. Een boete was volgens de toezichthouder dus op zijn plaats.
Hoewel deze casus handelt over een Nederlands accountantskantoor, is het toch een duidelijke illustratie welk groot belang de (in casu, Nederlandse) toezichthouder heeft gegeven dat het betrokken accountantskantoor diende te beschikken over een sluitend en degelijk intern kwaliteitsbeheersingssysteem dat elke mogelijke examenfraude diende uit te sluiten en te voorkomen.
Doelstelling
Wat is dit nu, een Intern Kwaliteitsmanagementsysteem (IKM-systeem)?
Een Intern Kwaliteitsmanagementsysteem omvat alle beleidsmaatregelen, procedures en interne controlemaatregelen die een kantoor dient te implementeren om de kwaliteit van zijn dienstverlening te waarborgen en continu te verbeteren, en dit met respect voor onze beroepsdeontologie.
Om het in mensentaal te zeggen, komt een IKM-systeem er op neer dat het een instrument is van interne controle in de schoot van elk accountantskantoor dat ervoor moet zorgen dat de professionele dienstverlening aan haar cliënten op een consistente en kwaliteitsvolle manier wordt uitgevoerd.
Als wij de term kwaliteit zouden moeten omschrijven, zou dit overeenkomen met de mate waarin een dienst (in casu, de professionele dienstverlening die elke accountants- of fiscaal kantoor aan haar cliënten aanbiedt) voldoet aan een bepaald ‘onderscheidend kenmerk’. Kwaliteit is dus niet alleen ‘dat wat we goed doen’, maar houdt ook in dat (schriftelijk) moet worden vastgelegd (documenteren) hoe de dienstverlening moet verlopen, op een consistente manier, met respect voor diverse op voorhand vastgelegde minimumeisen, en bovenal met het respecteren van onze ethische voorschriften (de deontologie). Zo zou een accountantskantoor ervoor kunnen opteren om steeds de gemaakte afspraken met cliënten schriftelijk op een uniforme wijze vast te leggen, zodat deze afspraken mee kunnen geconsulteerd worden door een confrater in het geval van dossieroverdracht van een cliënt, en dit met respect voor de deontologische vereisten van geheimhouding en beroepsgeheim.
Kwaliteit in de context van ons beroep houdt in dat alle beroepsbeoefenaars hun beroepsactiviteiten uitoefenen “met toepassing van het wettelijke, normatief en reglementair kader dat op hen van toepassing is”, zoals dat is voorzien in onze ITAA-beroepenwet.
Verder moet dit IKM-systeem proportioneel zijn, zoals opgelegd door artikel 38 van de ITAA-beroepenwet. Dit houdt onder meer in dat het interne kwaliteitsbeheersingssysteem van elk kantoor moet afgestemd zijn, enerzijds op de aard en omvang van het cliëntenbestand en anderzijds rekening houdend met de complexiteit van de opdrachten (cfr. infra – Evenredigheid en schaalbaarheid).
Het doel van een IKM-systeem binnen een accountantskantoor dient bijgevolg om een redelijke mate van zekerheid (assurance) te bieden dat het kantoor en zijn medewerkers (personeel en vennoten) handelen conform de geldende wetgeving, normen en deontologische regels.
Verantwoordelijken voor het Intern Kwaliteitsmanagementsysteem
De IKM-norm legt expliciet vast wie als eindverantwoordelijke(n) moeten aanzien worden voor het opzetten, implementeren en in werking stellen (en het actueel houden) van het IKM-systeem. Voor zover het kantoor maar één enkele beroepsbeoefenaar heeft (the so‑called sole practioner), is de eindverantwoordelijke voor het IKM-systeem uiteraard de (enige) beroepsbeoefenaar zelf. Voor zover het gaat om een kantoor dat als rechtspersoon is georganiseerd (veelal een vennootschap), dan rust de eindverantwoordelijkheid voor het IKM-systeem van het kantoor collectief bij elke bestuurder‑beroepsbeoefenaar. Uiteraard kan het kantoor in dit laatste geval ervoor opteren vennoten, bestuurders of beroepsbeoefenaars aan te duiden die zullen instaan voor de dagelijkse werking van het IKM-systeem binnen het kantoor. Maar de juridische verantwoordelijkheid – en dus de personen tot wie het ITAA zich eventueel zal richten aangaande het IKM-systeem voor het kantoor-rechtspersoon – blijft in elk geval collectief bij elke individuele bestuurder‑beroepsbeoefenaar.
Intern kwaliteitsmanagement in Belgische accountantskantoren: verankerd in internationale standaarden
Deze IKM-norm is niet op zichzelf ontstaan, maar bouwt voort op een internationaal kader dat reeds in 2020 werd uitgewerkt door de International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB): de internationale kwaliteitsstandaarden ISQM 1 en ISQM 2.
ISQM 1 introduceert een risico-gebaseerde benadering van kwaliteitsmanagement. Kantoren moeten een geïntegreerd systeem opzetten dat afgestemd is op hun omvang, complexiteit en de aard van hun opdrachten. Het doel is om continu te waarborgen dat alle opdrachten voldoen aan professionele normen en wettelijke vereisten. Deze aanpak vervangt het vroegere, meer statische kwaliteitscontrolemodel (ISQC 1) door een dynamisch raamwerk waarin governance (goed bestuur), ethiek, middelen, informatie en monitoring centraal staan.
ISQM 2 vult dit kader aan door specifieke vereisten te formuleren voor de zogenaamde engagement quality reviews (EQR). Hierbij wordt een onafhankelijke reviewer aangesteld om de kwaliteit van belangrijke oordeelsvormingen en conclusies binnen assurance-opdrachten te toetsen. Dit versterkt de betrouwbaarheid van rapportering en verhoogt het vertrouwen van stakeholders. Het Instituut van Bedrijfsrevisoren (IBR) heeft deze internationale principes van toepassing verklaard voor bedrijfsrevisoren onder meer voor de door hen uitgevoerde statutaire audits. Zo werden bedrijfsrevisorenkantoren verplicht om uiterlijk op 15 december 2023 een kwaliteitsmanagementsysteem conform ISQM 1 te implementeren en werd voorzien in een eerste evaluatie tegen eind 2024. Voor opdrachten die starten na 15 december 2023 geldt bovendien ISQM 2.
Teneinde een gelijk speelveld (het zogenaamde level playing field) te creëren met de andere economische beroepsbeoefenaars, en om verder aansluiting te zoeken bij een wereldwijde beweging richting proactief kwaliteitsbeheer, heeft de ITAA-Raad het initiatief genomen – in overeenstemming met de Beroepenwet – om deze IKM-norm uit te vaardigen, die niet alleen compliance in alle ITAA-kantoren dient te waarborgen, maar ook een cultuur van continue verbetering wil stimuleren binnen de sector.
Historiek
Historiek en context bij de totstandkoming van de huidige IKM-norm
De IKM-norm is het resultaat van een traject dat begon in november 2023 en dat een doorlooptijd van bijna 2 jaar in beslag kende, teneinde te komen tot de definitieve IKM-norm van 2 september 2025 (bekendgemaakt op de ITAA-website sinds 3 september 2025).
De eerste versie van de ontwerpnorm – die door de ITAA-Raad tijdens haar zitting van 7 november 2023 werd aangenomen – bestond aanvankelijk uit twee delen. Een eerste deel had betrekking op een aantal Algemene Kwaliteitsvereisten, die van toepassing werden verklaard op alle ITAA-beroepsbeoefenaars. Het tweede deel bestond uit een aantal Aanvullende (of specifieke) Kwaliteitsvereisten, zij het dat deze laatste kwaliteitsvereisten enkel golden ten aanzien van assurance-opdrachten en aan assurance verwante opdrachten, en voor zover een aantal procentuele en/of absolute omzetdrempels behaald werden bij het uitvoeren van dergelijke soorten opdrachten, om te bepalen of deze aanvullende kwaliteitsvereisten dienden gevolgd te worden, zij het enkel op opdrachtenniveau, dan wel op kantoorniveau. Bij deze initiële opzet van het IKM-systeem volgens deze ontwerpnorm werd verwezen naar de zogenaamde drietrapsraket, met Algemene Kwaliteitsvereisten die dienden gevolgd te worden door alle ITAA-kantoren (Trap 1), en vervolgens de Bijzondere Kwaliteitsvereisten, in geval van assurance- of aan assurance verwante opdrachten die ofwel enkel op opdrachtenniveau dienden gevolgd te worden (Trap 2), dan wel op kantoorniveau (Trap 3) voor zover bepaalde procentuele en/of absolute omzetdrempels in dat soort opdrachten zou worden behaald.
Verder voorzag dezelfde ontwerpnorm in een inwerkingtreding nadat zowel de (toekomstige) KB’s, enerzijds inzake Deontologie en anderzijds inzake de (toekomstige) Kwaliteitstoetsing in werking zouden zijn getreden. Op het ogenblik van publicatie van dit artikel, werden beide KB’s nog steeds niet bekend gemaakt. Gezien de onzekerheid over de inwerkingtreding van beide KB’s, werd de inwerkingtreding van de initiële versie van de IKM-norm als onvoorzienbaar beschouwd.
Bovenstaande aanpak van de initiële ontwerpnorm (met integrale van toepassingsverklaring van de internationale kwaliteitsstandaarden ISQM1 en 2 voor bepaalde soorten opdrachten in functie van de belangrijkheid van de gerealiseerde omzet in dat soort opdrachten), en de onvoorzienbaarheid van de inwerkingtreding van de IKM-norm (die afhankelijk werden gesteld van de inwerkingtreding van twee andere KB’s), hebben ertoe geleid dat de Hoge Raad van Economische Beroepen (HREB) een negatief advies heeft verstrekt over het geheel van deze initiële IKM-ontwerpnorm.
Als reactie hierop heeft het ITAA op 19 juli 2024 een tweede verzoek tot advies overgemaakt aan de HREB, met een aangepaste versie van de betreffende ontwerpnorm, zij het wel nog steeds met de twee onderdelen, met name Algemene Kwaliteitsvereisten en Bijkomende (specifieke) Kwaliteitsvereisten.
Na verder overleg tussen de HREB en het ITAA, werd een derde verzoek tot advies overgemaakt op 6 januari 2025, waarbij de HREB opnieuw bijkomende vragen aan het ITAA had overgemaakt. Nadat op 10 maart 2025 het ITAA de nodige antwoorden aan de HREB had overgemaakt, heeft het ITAA op 2 juni 2025 een gunstig advies ontvangen inzake de Algemene Vereisten van intern kwaliteitsmanagement op kantoorniveau (met andere woorden enkel voor Deel 1), maar een negatief advies over de Aanvullende Kwaliteitsvereisten inzake assurance- en aan assurance verwante opdrachten (dus voor Deel 2 van de ontwerpnorm).
Tijdens haar zitting van 2 september 2025 heeft de ITAA-Raad kennisgenomen van het gunstig advies dat de HREB heeft verleend aan de Algemene Kwaliteitsvereisten (Deel 1 van de ontwerpnorm), en heeft hiertoe besloten om deze goedgekeurde versie aan te nemen. Deze Algemene Kwaliteitsvereisten zijn dus zonder onderscheid van toepassing op zowel standaard opdrachten als assurance- en aan assurance verwante opdrachten; ze maken de internationale kwaliteitsstandaarden ISQM1 en 2 niet langer van toepassing voor deze laatstgenoemde opdrachten, in functie van de absolute en/of procentuele omzetdrempels bij de uitvoering van dit soort opdrachten. En zo kan sinds 3 september 2025 deze definitieve IKM-norm teruggevonden worden op de ITAA-website, waarbij de opzet van een IKM-systeem tegen 1 januari 2026 voor elk ITAA-kantoor in orde moest worden gebracht, opdat dergelijk IKM-systeem kon geïmplementeerd en in werking worden gesteld vanaf voorvermelde datum.
Evenredigheid en schaalbaarheid
Een belangrijk uitgangspunt van de IKM-norm is het evenredigheidsbeginsel. De kwaliteitsvereisten mogen kantoren niet onevenredig belasten. Daarom is de norm schaalbaar: ze houdt rekening met de grootte van het kantoor, het type opdrachten en de complexiteit van de structuur. Met andere woorden, de norm is geen one-size-fits-all. Voor kleine kantoren, die meer dan 98% van de ITAA-leden uitmaken, betekent dit een pragmatische aanpak zonder overbodige lasten.
Inhoudelijke bespreking van de norm
De nieuwe norm Algemene Kwaliteitsvereisten (AKV) bestaat uit 11 algemene kwaliteitsvereisten – of uit 10 algemene kwaliteitsvereisten wanneer het kantoor niet tot een netwerk behoort (cf. infra) – die samen het fundament vormen van een intern kwaliteitsmanagementsysteem. Deze algemene kwaliteitsvereisten gelden trouwens voor alle kantoren, ongeacht de aard van de dienstverlening, en gelden dus voor onder meer boekhoudkundige en fiscale opdrachten (zowel compliance- als advieswerkzaamheden, wettelijke opdrachten, …). Deze vereisten gelden bovendien voor andere dan de standaardwerkzaamheden van de meeste kantoren, maar evenzeer voor bijzondere mandaten, assurance-opdrachten en aan assurance verwante opdrachten, zonder dat er voor twee laatstgenoemde type van opdrachten bijzondere (bijkomende of specifieke) kwaliteitsvereisten van toepassing zouden zijn, zoals dit in de initiële ontwerpnorm was voorzien (cf. supra – Historiek).
Deze algemene kwaliteitsvereisten hebben betrekking op de volgende domeinen, welke wij in volgende artikels nog in detail zullen bespreken:
1. Governance en leiderschap: duidelijke toewijzing van rollen en taken
2. Relevante ethische voorschriften: het duidelijk respecteren van de deontologische regels die eigen zijn aan ons beroep
3. Netwerkeisen of -diensten: enkel van toepassing voor deze kantoren die behoren tot een netwerk
4. Organisatie van beroepsactiviteiten: processen en interne controlemechanismen bij de uitoefening van de werkzaamheden van de kantoren
5. Bekwaamheid: permanente vorming en waarborging van professionele competenties van alle medewerkers
6. Aanvaarding van opdrachten: zorgvuldige beoordeling van risico’s bij het uitvoeren van opdrachten
7. Beëindigen van cliëntenrelaties: zorgen voor een onmiddellijke en volledige overdracht van cliëntendossiers bij de beëindiging van de cliëntenrelatie
8. Verzekering en aansprakelijkheid: bescherming van het kantoor tegen eventuele beroepsaansprakelijkheidsvorderingen van cliënten
9. Geheimhouding en beroepsgeheim: naleving van de vereiste om geen vertrouwelijke informatie over ons cliënteel te delen
10. Monitoring & remediëring: het bewaken dat het IKM-systeem actueel blijft, en continu wordt verbeterd
11. Documentatie: vastlegging van het kwaliteitsbeheersingssysteem om inzicht en toetsbaarheid te garanderen.
De meeste van deze algemene kwaliteitsvereisten zijn op zich niet nieuw. Vele van deze vereisten kunnen enerzijds nu reeds teruggevonden worden in de ITAA-beroepenwet (Wet van 17 maart 2019) of werden anderzijds afgeleid van de internationale kwaliteitsnormen ISQM1 en 2. In deze nieuwe IKM-norm worden ze nu voortaan gebundeld, waardoor uniformiteit en transparantie bevorderd worden. Bij elke afzonderlijke Algemene Kwaliteitsvereiste (AKV) die wij hierna in meer detail zullen bespreken, kunnen wij – algemeen gesproken – vaststellen dat de aanhef steeds dezelfde is, met name: “Het kantoor richt zijn IKM-systeem zo in dat dit een redelijke mate van zekerheid geeft dat …”.
Bij wijze van illustratie, kunnen wij bijvoorbeeld verwijzen naar de 9e Algemene Kwaliteitsvereiste, met name die over het Beroepsgeheim en geheimhouding. Deze AKV wordt als volgt verwoord in de norm:
“Het kantoor richt zijn IKM-systeem zo in dat dit een redelijke mate van zekerheid geeft dat:
Bij wijze van illustratie, kunnen wij bijvoorbeeld verwijzen naar de 9e Algemene Kwaliteitsvereiste, met name die over het Beroepsgeheim en geheimhouding. Deze AKV wordt als volgt verwoord in de norm:
“Het kantoor richt zijn IKM-systeem zo in dat dit een redelijke mate van zekerheid geeft dat:
i. het beroepsgeheim wordt nageleefd
ii. de verplichting tot geheimhouding wordt gerespecteerd
iii. het vertrouwelijk karakter wordt geëerbiedigd van vertrouwelijke informatie gedeeld met personeelsleden, stagairs of andere beroepsbeoefenaars.”
🖋️ Over de auteur
Rolf Declerck is een ervaren fiscaal adviseur en specialist in anti-witwascompliance met meer dan 36 jaar praktijkervaring binnen de Belgische accountancysector. Hij is Partner bij Grant Thornton Accountancy, Tax en Legal BV en als huidig voorzitter van de Commissie Kwaliteitstoetsing bij het ITAA combineert hij diepgaande vakkennis met een scherp oog voor regelgeving en professionele standaarden.
Meer artikels als deze?
