Finaliteit van de alarmbelprocedure
1. Bescherming van derden (schuldeisers)
2. Responsabilisering van bestuur en aandeelhouders
De verplichting tot bijeenroeping van de algemene vergadering rust op het bestuursorgaan. Het is niet voldoende om deze verplichting alleen in acht te nemen bij de opmaak van de jaarrekening. Ze ontstaat zodra het bestuur weet – of redelijkerwijs had moeten weten – dat een bepaalde drempel is bereikt. Tussentijdse cijfers, een halfjaarlijkse staat of een onvoorziene tegenslag kunnen de procedure activeren.
De triggers: wanneer gaat de alarmbel af?
1. Voor de BV en CV: dubbele test (art. 5:153 en 6:119 WVV)
Artikel 5:142 WVV definieert het nettoactief als het totaalbedrag van de activa, verminderd met de voorzieningen, de schulden en, behoudens uitzonderingen, de nog niet afgeschreven oprichtings- en uitbreidingskosten en kosten voor onderzoek en ontwikkeling. Meestal komt dit neer op het boekhoudkundig eigen vermogen.
De ‘dreiging’
Als het nettoactief negatief is geworden of dreigt te worden, moet worden ingegrepen. Het bestuur kan niet passief wachten tot het nettoactief onder nul duikt. Het moet een prognose maken en overgaan tot de liquiditeitstest. Als adviseur kan u het bestuur helpen om dit concreet te maken door op basis van tussentijdse resultaten en prognoses te extrapoleren (businessplan).
1.2. Liquiditeitstest (cashflow – art. 5:143 en 6:116 WVV)
De alarmbelprocedure wordt ook geactiveerd wanneer het bestuursorgaan vaststelt dat het niet langer zeker is dat de vennootschap, volgens de redelijkerwijs te verwachten ontwikkelingen, haar schulden zal kunnen voldoen naarmate deze opeisbaar worden gedurende de volgende twaalf maanden.
Deze tweede cashflowtest is subjectiever. De wet vereist een dynamische analyse van de toekomstige kasstromen. Een vennootschap kan perfect solvabel zijn op papier, maar toch illiquide zijn. Daarom vereist de test een kasstroomplanning (cashflow forecast) voor de komende twaalf maanden. De rol van de adviseur is hier essentieel. Het bestuur moet, met uw hulp, alle redelijkerwijs te verwachten inkomsten en uitgaven in kaart brengen. Als uit deze prognose blijkt dat de vennootschap structureel haar opeisbare schulden niet zal kunnen betalen over een periode van twaalf maanden, is het resultaat van de test negatief. Statische ratio’s zoals de current ratio of quick ratio kunnen een eerste indicatie zijn, maar volstaan op zichzelf niet.
2. Voor de NV: kapitaalgebonden drempels (art. 7:228 WVV)
Voor de NV blijft de regeling gebaseerd op de verhouding tussen het nettoactief en het maatschappelijk kapitaal (art. 7:228 WVV). De alarmbelprocedure kent hier twee cijfermatige drempels:
• Drempel 1: het nettoactief is gedaald tot minder dan de helft (50%) van het maatschappelijk kapitaal.
• Drempel 2: het nettoactief is gedaald tot minder dan een kwart (25%) van het maatschappelijk kapitaal.
Het kapitaal moet hierbij begrepen worden als het geplaatste kapitaal. Dit betekent dat een NV die bij oprichting het kapitaal niet volledig heeft volgestort, sneller met de alarmbelprocedure geconfronteerd kan worden.
Ter volledigheid wordt meegegeven dat voor de NV nog een aparte procedure bestaat wanneer het nettoactief daalt tot beneden het wettelijk minimumkapitaal van 61.500 euro (art. 7:229 WVV). In dat geval kan elke belanghebbende of het openbaar ministerie de gerechtelijke ontbinding van de onderneming vorderen. De rechtbank kan de vennootschap een termijn geven om haar toestand te regulariseren. Deze procedure staat los van het hierna beschreven verloop van de alarmbelprocedure.
Procedureverloop in de praktijk
1. Vaststelling door het bestuursorgaan
2. Bijeenroepen AV binnen twee maanden
Na de vaststelling heeft het bestuursorgaan twee maanden de tijd om de (bijzondere) algemene vergadering bijeen te roepen. De algemene vergadering moet ook effectief samenkomen binnen die termijn. Wachten op de jaarlijkse algemene vergadering is geen optie als die buiten deze termijn valt.
3. Opmaken en ter beschikking stellen van bijzonder verslag
In de oproeping tot de algemene vergadering geeft het bestuursorgaan aan of het de ontbinding (discontinuïteit) dan wel de voortzetting van de vennootschap (continuïteit) voorstelt. In het laatste geval licht het bestuursorgaan in een bijzonder verslag de voorgenomen herstelmaatregelen toe, welk verslag samen met de oproeping aan de aandeelhouders wordt meegedeeld.
Het bijzonder verslag moet ten minste 15 dagen vóór de algemene vergadering ter beschikking van de aandeelhouders worden gesteld. Afwezigheid van dit bijzonder verslag maakt het genomen besluit van de algemene vergadering nietig.
3.1. Voorstel tot voortzetting (continuïteit)
Het voorstel tot voortzetting gaat verplicht gepaard met een uiteenzetting en onderbouwing van de gepaste herstelmaatregelen om de financiële toestand van de onderneming structureel te verbeteren. Het gaat hierbij niet om intentieverklaringen of vage beloften, maar om concrete, passende en uitvoerbare maatregelen. Het louter mondeling toelichten van de maatregelen op de algemene vergadering is onvoldoende.
Voorbeelden van herstelmaatregelen zijn: kapitaalverhoging door inbreng in geld of natura, herzien van de kostenstructuur, aantrekken van nieuwe kredieten of heronderhandeling van bestaande leningen, fusie/splitsing, uitrollen van nieuwe rendabele activiteiten, …
3.2. Voorstel tot ontbinding (discontinuïteit)
Indien ontbinding wordt voorgesteld, wordt de verplichting van een verslag niet opgelegd door het artikel van de alarmbelprocedure zelf, maar door de algemene regels van vrijwillige ontbinding. Het verslag moet motiveren waarom de continuïteit niet langer haalbaar of wenselijk is en moet vergezeld gaan van een recente staat van activa en passiva (art. 2:71 WVV).
4. Bijeenkomst en besluitvorming AV
De meerderheid die nodig is voor een besluit van de AV varieert afhankelijk van de vennootschapsvorm, de inhoud van de beslissing en eventueel strengere statutaire regels. In geval van voortzetting volstaat doorgaans een gewone meerderheid om de voorgestelde herstelmaatregelen goed te keuren. Voor een ontbinding gelden in principe de meerderheidsregels vereist voor een statutenwijziging. Voor de NV geldt een uitzondering: als het nettoactief gedaald is tot minder dan één vierde van het kapitaal, volstaat één vierde van de stemmen op de vergadering om tot de ontbinding te besluiten (art. 7:228, vierde lid WVV).
Gevolgen van niet-naleving: een dure vergissing
1. Aansprakelijkheid van bestuurders
“Is de algemene vergadering niet overeenkomstig dit artikel bijeengeroepen, dan wordt de door derden geleden schade, behoudens tegenbewijs, geacht uit het ontbreken van de bijeenroeping voort te vloeien.”
Concreet houdt deze regel in dat een schuldeiser (of curator na faillissement) die schade lijdt niet langer moet bewijzen dat zijn schade (bijvoorbeeld onbetaalde facturen) het gevolg is van de fout van de bestuurder. De wet draait de bewijslast om. Het is aan het bestuur om het tegenbewijs te leveren: zij moeten aantonen dat de schade ook zou zijn opgetreden als de AV wél correct was bijeengeroepen. Dit bewijs is niet makkelijk te leveren, zeker niet wanneer de vennootschap nog contracten is aangegaan na het moment waarop de alarmbelprocedure toegepast had moeten worden.
2. Link met wrongful trading
De rechtbank kan immers oordelen dat een bestuurder die de alarmsignalen van de wet negeert, wist of redelijkerwijs behoorde te weten dat de onderneming reddeloos verloren was. Door de activiteiten desondanks verder te zetten, heeft hij de schuldenput verder vergroot. In dat geval kan de curator de bestuurder persoonlijk aansprakelijk stellen voor (een deel van) de toename van het passief.
3. En de adviseur?
Een curator zou na faillissement kunnen argumenteren dat uw stilzwijgen een beroepsfout is die heeft bijgedragen aan de toename van het passief. Het is daarom essentieel om uw advies schriftelijk aan het bestuursorgaan te communiceren en goed te documenteren. Hiermee toont u aan dat u uw inspanningsverbintenis als adviseur correct hebt ingevuld.
Conclusie: onmisbare rol van de adviseur
1. Detecteren: proactief de financiële ratio’s en prognoses opvolgen om de triggers tijdig te identificeren (voor zover het kader van uw opdracht dit toelaat).
2. Informeren: het bestuur schriftelijk wijzen op de wettelijke verplichtingen, de strikte termijnen en de risico’s bij niet-naleving.
3. Assisteren: ondersteunen bij de opmaak van financiële en boekhoudkundige staten, en opstellen van een realistisch en onderbouwd bijzonder verslag met concrete, gepaste herstelmaatregelen.
Door deze rol ter harte te nemen, helpt u de onderneming door woelig water te loodsen, beschermt u de bestuurders tegen persoonlijke financiële risico’s én vrijwaart u uw eigen professionele aansprakelijkheid.
🖋️ Over de auteurs
Mathieu Verfaillie is vennoot bij Bricks Advocaten en gespecialiseerd in ondernemingsrecht, vennootschapsrecht en vastgoedfiscaliteit. Hij adviseert en begeleidt ondernemingen en investeerders bij hun juridische en fiscale structuren, met een sterke nadruk op praktische en duurzame oplossingen.
Natalie Van Boven is advocaat bij Bricks Advocaten en legt zich toe op het ondernemingsrecht in ruime zin. Ze staat ondernemingen bij in uiteenlopende juridische dossiers en streeft daarbij naar een resultaatgerichte aanpak.
Meer artikels als deze?
