Une promenade guidée au cœur de votre parcours ITAA
INTRODUCTION
Imaginez pousser la porte d’un bâtiment immense, mais parfaitement organisé : des couloirs clairs, des panneaux explicatifs, des guichets intuitifs. Ce bâtiment, c’est votre e-guichet ITAA. Il concentre l’essentiel de vos démarches : formulaires à introduire pour changer de statut, modifications à apporter à votre portail…
Toutes les demandes adressées à l’administration des membres passent par cet espace.
L’accès aux différents formulaires relatifs à votre adhésion se trouve à un endroit unique et centralisé de l’e-guichet, que nous vous présentons ci-dessous :
Dans cet article, nous vous proposons une visite guidée pour vous aider à identifier rapidement le bon formulaire, comprendre les étapes clés et naviguer sereinement, sans vous perdre dans les méandres administratifs.
Ce premier article explique le parcours d’adhésion d’une personne morale, un prochain article suivra pour les personnes physiques.
LE PARCOURS D’ADHÉSION D’UNE PERSONNE MORALE
1.1. Je vais constituer une société pour exercer les activités réservées : par où commencer ?
Vous souhaitez exercer vos activités par l’intermédiaire d’une société ? Aucun problème pour cela. L’Institut met à votre disposition, et à celle de votre notaire, toutes les informations nécessaires, pour effectuer les démarches conformément aux exigences de la législation.
Pour cela, pas besoin de faire valider vos statuts par l’Institut. Ce qui compte, c’est que votre société respecte les conditions légales de :
- l’article 24 §1er de la loi du 17 mars 2019, pour les personnes morales reconnues ;
- l’article 28 de l’Arrêté Royal registre public, pour les personnes morales de stagiaire.
A cet effet, vous pouvez consulter le document d’accompagnement pour une demande d’agréation, la note mise à disposition par l’Institut ainsi que le modèle de statuts simplifiés. Ce modèle peut être repris tel quel dans l’objet de vos statuts, tout en tenant à l’œil que les activités reprises doivent pouvoir être exercées par un administrateur/associé qui détient la qualité requise.
En cas de doute, vous pouvez bien évidemment toujours vous adresser à à l’administration des membres à.
1.2. Agréer ma société : par où commencer ?
Toute société exerçant les activités réservées doit se faire agréer directement après sa constitution. Ainsi une fois constituée, si votre société reprend les activités réservées dans ses statuts, vous devez en demander l’agréation.
Le formulaire de demande d’inscription d’une personne morale est disponible sur
- l’e-guichet sous l’onglet « Formulaires »,
- sur le site de l’ITAA.
Une fois soumis, s’il est complet (ajouts de tous les documents demandés à la fin du formulaire de demande d’inscription), votre dossier sera traité et rejoindra l’ordre du jour du Conseil suivant. Vous recevrez la décision par mail.
Si la demande d’agréation ne peut être soumise au Conseil en l’état (parce qu’elle ne répond pas aux conditions d’agréation par exemple), le registre public de l’Institut reprendra contact avec vous pour vous indiquer ce qu’il y a lieu de faire pour se régulariser.
Un conseil pratique : un dossier incomplet ne peut pas être soumis au Conseil. Vérifier la liste des pièces demandées dès le départ permet d’éviter des allers-retours inutiles.
1.3. Les données relatives à ma société ne sont pas correctes sur mon e-guichet, que faire ?
Au fil du temps, une société évolue : changement d’administrateurs, modification de l’actionnariat, adaptation de certaines données. La bonne nouvelle, c’est que de nombreuses informations sont automatiquement mises à jour via la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).
Les données à adapter concernent l’actionnariat ou l’organe de gestion de votre entreprise :
Il vous suffit de prendre contact avec le registre public via le formulaire suivant : « Modifications au sein d’une personne morale agréée ». Ce formulaire doit être renvoyé à l’adresse email avec les documents demandés.
A l’instar du module pour les attestations d’assurance, un module actionnariat sera bientôt mis à disposition de nos membres afin de leur permettre de renseigner tout changement dans l’actionnariat d’une personne morale reconnue et ceci par eux-mêmes.
Attention :
- Les données relatives à l’organe de gestion sont synchronisées avec la Banque Carrefour des Entreprises et sont automatiquement reprises dans notre base de données. Il n’est donc plus nécessaire de nous informer d’un changement dans l’organe de gestion s’il s’agit d’une nomination ou démission d’un membre inscrit au registre public.
- La partie du formulaire relative à l’organe de gestion ne doit donc être remplie que s’il y a un changement dans l’organe de gestion par la nomination ou la démission d’un administrateur qui n’est pas inscrit au registre public.
Ce formulaire est disponible sur l’e-guichet et permet de notifier officiellement les changements intervenus au sein de votre société.
Pensez-y comme à une mise à jour de votre carte d’identité professionnelle : plus elle est fidèle à la réalité, plus vos démarches futures (par exemple lors d’une revue qualité) seront fluides.
Les données à adapter concerne l’adresse électronique, la personne de contact principal ou toute autres données devant être renseignées dans votre e-guichet sous l’onglet « entreprise(s) » :
La personne de contact principal est responsable de tenir à jour ces données.
S’il persiste un problème, vous pouvez bien évidemment prendre contact avec le registre public à.
En cas d’erreur, un message au registre public suffit pour que tout soit vérifié et corrigé.
1.4. Où renseigner l’assurance responsabilité civile de mon entreprise ?
Sur votre e-guichet, sous l’onglet « Entreprise(s) », sélectionnez l’entreprise concernée et cliquer sur « Assurance responsabilité civile professionnelle ».
Ensuite cliquer sur :
Et remplissez les données pour pouvoir ensuite sauvegarder :
Vous devez renseigner ceci chaque année avant le 31 mars de l’année en cours.
1.5. Je souhaite faire désinscrire ma société :
Parfois, une page se tourne : cessation d’activité, réorientation professionnelle ou restructuration. Lorsque votre société n’exerce plus (ou ne souhaite plus exercer) d’activités réservées, une désinscription du registre public de l’ITAA est nécessaire.
La demande de désinscription d’une personne morale doit être introduite au moyen du formulaire de désinscription pour une personne morale, disponible sur l’e-guichet de l’ITAA, sous l’onglet « Formulaires ».
Ce formulaire contient une déclaration sur l’honneur où en tant que professionnel vous attestez que toutes les missions professionnelles ont été menées à bien ou valablement transférées.
Conditions à remplir pour que la demande puisse être examinée par le Conseil :
- Fournir une déclaration sur l’honneur attestant que toutes les missions ont été menées à bien ou transférées. Ceci n’est pas d’application pour les personnes morales de conseillers fiscaux (un simple email suffit alors). ;
- Retirer les codes Nacebel auprès des instances compétentes :
- Pour toutes activités inscrites au niveau des unités d’établissement (UE) :
- Via My Enterprise, 24h/24
- Ou via votre guichet d’entreprises
- Pour toutes les activités inscrites au niveau de l’entité par l’administration de la TVA (groupe d’activités TVA) : via un formulaire 604B ou 604C via l’application e604
- Pour toutes activités inscrites au niveau de l’entité et/ou de l’UE par l’ONSS : via une demande gratuite à la Direction des Statistiques de l’ONSS : .
Tant que ces codes restent actifs, la demande de désinscription ne sera pas approuvée par le Conseil.
Une fois le dossier complet, il est soumis au Conseil. La décision vous est ensuite notifiée par courrier électronique, accompagnée de la lettre officielle de désinscription.
Assurez-vous que l’adresse renseignée sur votre portail (avant que vous soyez effectivement désinscrit) soit toujours celle par laquelle l’Institut peut communiquer avec vous. En effet, c’est celle-ci qui sera utilisée pour vous notifier votre désinscription et pour tout autre communication future, le cas échéant.
Point d’attention important
Les codes NACEBEL doivent impérativement être supprimés avant la soumission au Conseil. À défaut, la société se verra refuser sa désinscription par celui-ci.
Le Conseil ne peut désinscrire une personne morale :
– Qui est rappelée à l’ordre ;
– Qui est renvoyée en procédure disciplinaire.
