Een begeleide wandeling doorheen je ITAA-traject
INLEIDING
Stel je voor dat je de deur opent van een groot, maar perfect georganiseerd gebouw: heldere gangen, duidelijke signalisatie, intuïtieve loketten. Dat gebouw is jouw ITAA e-loket. Het bundelt een groot deel van je administratieve stappen: formulieren voor statuutwijzigingen, aanpassingen in je portaal en nog veel meer.
Alle aanvragen aan de ledenadministratie verlopen via dit e-loket.
De toegang tot alle formulieren die betrekking hebben op jouw lidmaatschap bevindt zich op één centrale plaats, die we hieronder toelichten.
In dit artikel bieden wij u een begeleide rondleiding aan om u te helpen snel het juiste formulier te identificeren, de belangrijkste stappen te begrijpen en vlot te navigeren, zonder te verdwalen in de administratieve wirwar.
In dit artikel nemen we je stap voor stap mee doorheen het lidmaatschap van een rechtspersoon. In een volgend article bekijken we het lidmaatschap voor natuurlijke personen.
HET LIDMAATSCHAPSTRAJECT VAN EEN RECHTSPERSOON
1.1.Ik ga een vennootschap oprichten om voorbehouden activiteiten uit te oefenen: waar begin ik?
Wil je je activiteiten uitoefenen via een vennootschap? Dat kan perfect. Het Instituut stelt jou en je notaris alle nodige informatie ter beschikking om de wettelijke formaliteiten correct te vervullen.
Je hoeft je statuten niet vooraf te laten goedkeuren door het Instituut. Wat telt, is dat je vennootschap voldoet aan:
- artikel 24 §1 van de wet van 17 maart 2019, voor erkende rechtspersonen
- artikel 28 van het Koninklijk Besluit betreffende het openbaar register, voor rechtspersonen van stagiairs
Je kunt hiervoor het begeleidend document voor een erkenningsaanvraag, de nota van het Instituut de vereenvoudigde modelstatuten en de vereenvoudigde modelstatuten (met toevoeging wettelijke bepalingen ITAA) raadplegen. Dit model kun je volledig overnemen in het doel van je statuten, op voorwaarde dat de genoemde activiteiten effectief kunnen worden uitgeoefend door een bestuurder/aandeelhouder met de vereiste hoedanigheid.
Bij twijfel kun je altijd contact opnemen met de ledenadministratie via .
1.2. Mijn vennootschap laten erkennen: waar begin ik?
Elke vennootschap die voorbehouden activiteiten uitoefent, moet onmiddellijk na oprichting worden erkend. Zodra je vennootschap is opgericht en de activiteiten in de statuten zijn opgenomen, dien je een erkenningsaanvraag in.
Het aanvraagformulier voor de inschrijving van een rechtspersoon vind je:
- in je e loket, onder ‘Formulieren’
- op de website van het ITAA
Na indiening — en op voorwaarde dat je dossier volledig is — wordt het behandeld en voorgelegd aan de Raad. Je ontvangt de beslissing per e-mail.
Als je aanvraag niet kan worden voorgelegd (bijvoorbeeld omdat niet aan bepaalde erkenningsvoorwaarden is voldaan), neemt het openbaar register contact met je op om aan te geven welke regularisaties nodig zijn.
Praktisch advies: een onvolledig dossier kan niet aan de Raad worden voorgelegd. Controleer daarom meteen welke documenten vereist zijn om onnodige vertraging te vermijden.
1.3. De gegevens van mijn vennootschap kloppen niet in mijn e loket: wat moet ik doen?
Vennootschappen evolueren: bestuurders wijzigen, aandeelhouderschap wijzigt, bepaalde gegevens worden aangepast. Veel info wordt gelukkig automatisch gesynchroniseerd via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
Wijzigingen in aandeelhouderschap of bestuursorgaan:
Neem contact op met het openbaar register via het formulier “Wijzigingen binnen een erkende rechtspersoon”.
Bezorg dit formulier samen met de gevraagde documenten aan.
Er komt binnenkort ook een module om wijzigingen in het aandeelhouderschap zelf digitaal in te voeren, vergelijkbaar met de bestaande module voor verzekeringsattesten.
Let op:
- Gegevens over het bestuursorgaan worden automatisch gesynchroniseerd met de KBO en opgenomen in onze databank.
Je hoeft ons dus niet meer te informeren wanneer een bestuurder wordt benoemd of ontslagen, als die persoon al in het openbaar register is ingeschreven. - Het deel van het formulier over het bestuursorgaan moet alleen worden ingevuld wanneer een bestuurder, die niet in het openbaar register zijn ingeschreven, wordt benoemd of ontslagen.
Zie het als het up-to-date houden van je professionele identiteitskaart: hoe correcter je gegevens, hoe vlotter toekomstige procedures — zoals een kwaliteitstoetsing — zullen verlopen.
Gegevens zoals e-mailadres, hoofdcontactpersoon of andere info onder “Onderneming(en)”
Deze worden beheerd door de hoofdcontactpersoon.
Bij problemen kun je contact opnemen via .
Een eenvoudige melding volstaat om gegevens te laten nakijken of corrigeren.
1.4. Waar geef ik de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van mijn onderneming in?
Ga in je e loket naar “Onderneming(en)”, selecteer de onderneming en klik op “Verzekering burgerlijke beroepsaansprakelijkheid”.
Vervolgens klik je op:
Je vult daarna de gevraagde gegevens in en slaat ze op.
Deze info moet elk jaar vóór 31 maart worden ingevoerd.
1.5. Ik wens mijn vennootschap uit te schrijven
Wanneer je vennootschap geen voorbehouden activiteiten meer uitoefent of wil uitoefenen, moet ze worden uitgeschreven uit het openbaar register van het ITAA.
De aanvraag gebeurt via het uitschrijvingsformulier voor rechtspersonen in het e-loket, onder “Formulieren”.
Het formulier bevat een verklaring op eer waarin je als beroepsbeoefenaar bevestigt dat alle opdrachten correct zijn afgehandeld of rechtsgeldig werden overgedragen.
Voorwaarden vóór de Raad je aanvraag kan behandelen:
- Je levert een verklaring op eer dat alle opdrachten zijn afgewerkt of overgedragen. Dit is niet van toepassing voor rechtspersonen van gecertificeerd belastingadviseur (een eenvoudige e-mail volstaat).
- Je laat alle NACEBEL codes schrappen:
- Voor alle activiteiten op niveau van de vestigingseenheden (VE)
- via My Enterprise, beschikbaar 24/7
- of via je ondernemingsloket
- Voor alle activiteiten op entiteitsniveau, geregistreerd door de btw-administratie
• via een formulier 604B of 604C in de toepassing e604
3. Voor alle activiteiten op entiteitsniveau en/of vestigingseenheid, geregistreerd door de RSZ
• via een gratis aanvraag aan de Directie Statistieken van de RSZ: .
Zolang deze codes actief zijn, kan de Raad de uitschrijving niet goedkeuren.
Na volledigheid wordt je dossier aan de Raad voorgelegd. Je ontvangt de beslissing en de officiële uitschrijvingsbrief per e mail.
Zorg dat het e-mailadres in je portaal correct blijft tot na de effectieve uitschrijving, zodat je geen belangrijke communicatie over de beslissing mist.
Belangrijk aandachtspunt
De NACEBEL codes moeten verplicht worden geschrapt vóór voorlegging aan de Raad.
Als dit niet is gebeurd, zal de Raad de uitschrijving weigeren.
De Raad kan een rechtspersoon niet uitschrijven:
– die zich in een terechtwijzingsprocedure bevindt
– die doorverwezen werd naar de tuchtrechtelijke instanties
