De Raad van het ITAA nam op 2 september 2025 kennis van de door de Hoge Raad voor de Economische beroepen goedgekeurde norm ‘Algemene vereisten van intern kwaliteitsmanagement’. Kantoren moeten uiterlijk op 1 januari 2026 beschikken over een intern kwaliteitsmanagementsysteem. U mag erop rekenen dat het ITAA haar leden zal ondersteunen in deze oefening. Het ITAA voorziet uiteraard in de nodige begeleiding van haar leden bij de implementatie van deze norm.
Elk kantoor moet beschikken over een kwaliteitsmanagementsysteem vanaf 1 januari 2026
Een kwaliteitsmanagementssysteem is een geheel van beleidslijnen, processen en procedures dat ervoor zorgt dat de wettelijke en deontologische verplichtingen van onze leden in de praktijk ook worden toegepast binnen het kantoor. Deze wettelijke en deontologische verplichtingen zorgen immers voor de kwaliteit van de dienstverlening aan de cliënten.
Zo voorziet onze deontologie bijvoorbeeld: dat elke beroepsbeoefenaar bij het vervullen van de hem toevertrouwde activiteiten of opdrachten in volledige onafhankelijkheid handelt. Het kwaliteitsmanagementsysteem moet dan ook zo ingericht zijn dat het een redelijke mate van zekerheid geeft dat het kantoor en zijn personeel bij het vervullen van de aan hen toevertrouwde activiteiten of opdrachten handelen in volledige onafhankelijkheid.
Met het implementeren en in werking stellen van een kwaliteitsbeheersingsysteem, krijgt het kantoor een redelijke mate van zekerheid dat de beroepsactiviteiten uitgeoefend worden in overeenstemming met het van toepassing zijnde wettelijk, reglementair en normatief kader.
Als vrije beroep staat kwaliteit bij ons centraal!
Dat blijkt ook uit de vereiste dat het kantoor beleidslijnen en procedures moet vaststellen om een interne cultuur te stimuleren waarbinnen kwaliteit centraal staat bij de uitvoering van de opdrachten.
Een kwaliteitsmanagementsysteem dat rekening houdt met de grootte van het kantoor!
Het vermijden van bijkomende, overmatige belasting van de kantoren stond centraal bij de Raad bij het uitwerken van deze norm. De norm schrijft dan ook uitdrukkelijk voor dat het kantoor, bij het implementeren van het kwaliteitsmanagementsysteem, rekening houdt met de aard en de omvang van zijn cliëntenbestand en de complexiteit van de opdrachten die het uitvoert.
Dit brengt anderzijds met zich mee dat ieder kantoor zijn kwaliteitsmanagementsysteem moet afstemmen op de eigen organisatie en dus eigen kwaliteitsdoelstellingen moeten formuleren en kwaliteitsrisico’s moeten onderkennen die specifiek zijn voor de organisatie en de aard en context van de opdrachten.
Begeleiding en ondersteuning door het ITAA
Het ITAA voorziet verschillende begeleidingsmaatregelen om haar leden optimaal te ondersteunen bij de implementatie van deze norm. Naast het ledenseminarie op 13 december, zal het ITAA ook een sessie wijden aan deze nieuwe norm tijdens het jaarlijkse congres waarin de norm en de praktische toepassing ervan worden toegelicht. Daarnaast zal het ITAA via diverse communicatiekanalen – zoals de Acctua, blog en sociale media – de nodige informatie verspreiden. Tot slot worden er ook werkdocumenten ter beschikking gesteld en wordt een template uitgewerkt voor het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem.
Monitoren, remediëren en documenteren
Een kwaliteitsmanagementsysteem functioneert niet statisch, maar moet worden gemonitord en waar nodig bijgesteld. Het systeem evolueert mee met de aard en het aantal uitgevoerde opdrachten, in functie van het type cliënteel en de sector waarin deze actief zijn en de omvang van het kantoor.
Het kantoor moet ook voorzien in voldoende documentatie om een samenhangend inzicht te verschaffen in dit systeem aan zowel het personeel als aan de Raad van het ITAA. De Raad heeft dit inzicht namelijk nodig in het licht van een eventuele kwaliteitstoetsing op het kantoor.
Tenslotte: wie is verantwoordelijk voor het kwaliteitsmanagementsysteem?
Als het kantoor bestaat uit een zelfstandige beroepsbeoefenaar, dan is deze vanzelfsprekend eindverantwoordelijke voor het vaststellen en het onderhouden van het kwaliteitsmanagementsysteem. Bij een erkende rechtspersoon, dragen alle bestuurders (beroepsbeoefenaars) de eindverantwoordelijkheid voor het naleven van deze norm. Lees de volledige norm via: https://www.itaa.be/nl/norm-algemene-vereisten-intern-kwaliteitsmanagement/.
Het ledenseminarie van 13 december gaat dieper in op deze norm!
