En lien avec le développement des nouvelles technologies, l’Administration demande de plus en plus fréquemment, en préparation du contrôle fiscal, le transfert du back-up de la comptabilité tenue électroniquement pour utiliser ensuite son propre logiciel de contrôle.

L’ITAA et le SPF Finances/ Fiscalité/ Administration PME se sont mis d’accord ensemble sur un cadre de communication amélioré.

1. Contexte et réaction de l’ITAA

L’ITAA a constaté – à la suite de plaintes de ses membres – certaines pratiques discutables sur le plan des principes de la part de contrôleurs fiscaux :

• Les professionnels économiques sont souvent les premiers à être contactés par l’Administration, sans que le contribuable lui-même ne sache qu’il va faire l’objet d’un contrôle fiscal. L’administration semble donc partir du principe que le professionnel est mandaté de plein droit pour représenter son client dans le cadre d’un contrôle fiscal, ce qui n’est pas toujours le cas.

• Certains courriers de contrôleurs sont rédigés de telle manière qu’ils donnent à penser qu’il faut obligatoirement répondre positivement à une demande de back-up électronique si l’on veut éviter de se voir appliquer une sanction.

L’ITAA a tenu à réagir, ce compte tenu également du climat de méfiance vis-à-vis de l’Administration consacré par certains articles récents parus dans la presse et qui font état de la fin du dialogue avec l’Administration.

Le sujet des back-up comptables a été l’occasion d’ouvrir la discussion avec l’Administration et de trouver un modus operandi qui convienne à toutes les parties concernées tout en prenant en considération l’évolution des nouvelles technologies.

Les contacts se sont intensifiés ces derniers mois entre l’ITAA et le SPF Finances/ Fiscalité/ Administration PME. L’enjeu était de trouver une façon de fonctionner adéquate pour les demandes de back-up comptable dans le cadre de la préparation des contrôles fiscaux.

2. Accord de principe obtenu auprès de l’Administration – modèle d’email standardisé

Sur le plan des principes, un accord a été obtenu avec le SPF Finances/ Fiscalité/ Administration PME pour que l’annonce par email de la préparation d’un contrôle fiscal avec demande de back-up soit directement adressée au contribuable, avec le professionnel économique en copie (pour autant que l’adresse email du contribuable soit connue).

Par ailleurs, le SPF Finances/ Fiscalité/ Administration PME a rédigé, en collaboration avec l’ITAA, un modèle d’email standardisé de demande de back-up comptable dans lequel est expressément mentionné que la demande de back-up est une demande informelle et qu’aucune sanction ne pourra être appliquée à celui qui refusera d’y donner suite. Ce modèle d’email est destiné à être utilisé par les contrôleurs fiscaux pour les PME. L’Administration nous a informé qu’elle allait donner des directives en ce sens à ses fonctionnaires.

Nous vous laissons découvrir la teneur de ce modèle d’email standardisé de demande de back-up comptable qui devrait être utilisé par les contrôleurs fiscaux PME à partir du 1^er avril 2021 dans le cadre de l’annonce d’un contrôle fiscal :

‘Objet : demande des données de la comptabilité de « Nom entreprise XXX » – « N° entreprise XXX »

 Cher/ Chère,

L’entreprise mentionnée sous objet est sélectionnée pour un contrôle fiscal (exercices d’imposition ISOC/IPP…, années comptables ….  et période TVA du … au …).

Afin de faciliter le déroulement du contrôle et de réduire la durée des éventuels contrôles sur place, voire de les éviter, nous vous demandons d’effectuer un back-up de la comptabilité relative à la (aux) période(s) susvisée(s) et d’envoyer ce back-up de manière électronique en répondant au présent email. Vous pouvez zipper le(s) back-up(s) avant de l’(les) envoyer par e-mail.

À partir d’ici, l’explication peut différer selon le logiciel et selon le logiciel avec ou sans annexe :

Pour tenir la comptabilité, vous utilisez, selon nos données, le logiciel X. Avec ce logiciel, le backup peut être effectué sous la forme d’un fichier XML.

Veuillez trouver ci-joint un manuel pour vous aider.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations ou si le backup ne peut pas être envoyé par email en raison de sa taille. Si vous rencontrez des problèmes techniques pour effectuer le backup, veuillez contacter votre fournisseur de logiciel.

Cet email est envoyé à la fois au conseiller fiscal/expert-comptable et à la société susmentionnée. Si cet email ne mentionne que le conseiller fiscal/expert-comptable comme destinataire, alors l’administration ne dispose actuellement pas de l’adresse email officielle de la société. Dans ce cas, nous demandons au conseiller fiscal/expert-comptable d’informer lui-même cette entreprise et de mentionner l’adresse email de l’entreprise lors de l’introduction de la prochaine déclaration périodique de TVA (mention obligatoire Intervat) et / ou dans la déclaration à l’impôt des sociétés (case «Contact» de la déclaration). Ce n’est qu’ainsi que l’administration pourra informer directement cette société à l’avenir.

Les demandes susmentionnées ont un caractère informel. Aucune sanction ne sera appliquée si vous refusez de donner suite à celles-ci. Nous annoncerons alors une visite sur place au siège social de l’entreprise où nous demanderons formellement que le backup soit mis à notre disposition.

Merci pour votre collaboration constructive.’

3. Cadre de communication amélioré – portée de l’accord

Comme vous pourrez le constater, à la lecture du modèle d’email standardisé, les discussions entre l’Administration et l’ITAA ont permis de mettre en place un cadre de communication amélioré respectant des principes de bonne administration.

L’objectif exprimé par l’Administration est de travailler avec davantage de transparence. A partir du 1^er avril 2021, l’’email d’annonce du contrôle fiscal sera adressé au contribuable (dans la mesure où l’adresse email de celui-ci est connue par l’Administration) et au professionnel économique. Il sera expressément mentionné dans l’email que la demande de back-up est informelle et que le fait de ne pas y satisfaire ne peut en aucun cas donner lieu à une sanction.

Les questions purement juridiques n’ont pas fait l’objet des débats, ceci dans l’intention de trouver rapidement une solution efficace et commune à appliquer par les contrôleurs du SPF Finances/ Fiscalité/ Administration PME

Le débat ouvert avec l’Administration n’a pas d’impact sur les obligations juridiques actuelles ou sur les nouvelles positions qui pourraient être prises (comme par exemple la modification éventuelle en discussion de l’article 315bis du CIR). En d’autres termes, la discussion avec l’Administration ne porte en aucun cas atteinte au principe selon lequel les contrôles doivent en principe avoir lieu sur place.

4. Position de l’ITAA quant aux demandes de back-up comptables

En l’état actuel de la législation, il ne doit pas être obligatoirement répondu favorablement à une demande de back-up comptable sous format électronique. La décision finale de communiquer ou non le back-up comptable appartient au contribuable.

L’ITAA recommande en tout état de cause, qu’une analyse soit faite avant de transférer un back-up comptable. Le destinataire de la demande de back-up sous format électronique devra ainsi s’assurer que les informations transmises ne contiennent pas d’éléments couverts par le secret professionnel et que les données saisies dans l’application informatique n’aillent pas au-delà des exercices comptables qui font l’objet du contrôle fiscal.

Si ce contrôle préalable de la portée du back-up est respecté, l’ITAA est favorable au transfert à l’Administration des back-up comptables sous format électronique. Les professionnels économiques ne devraient pas encourager leurs clients à s’opposer à ce que les documents soient communiqués de manière électronique. Refuser de communiquer un back-up comptable ressemble à un combat d’arrière-garde. Lors d’un contrôle, rien n’empêche d’adopter des attitudes qui tiennent compte des possibilités offertes par l’évolution des technologies. Toutefois, comme déjà mentionné ci-dessus, la décision finale appartient au client et non pas au mandataire.

L’utilisation des techniques numériques modernes va dans le sens de l’évolution à laquelle tout un chacun doit s’attendre dans notre société et donc également dans nos contacts avec l’Administration. Dans ce cadre, la loi du 26 janvier 2021 sur la dématérialisation des relations entre le Service Public Fédéral Finances, les citoyens, personnes morales et certains tiers, et modifiant différents codes fiscaux et lois fiscales (MB 10/02/2021) en est un exemple essentiel. Ladite loi prévoit en effet que dans quelques années, la plupart des échanges d’informations entre le SPF Finances et les contribuables qui produisent des effets juridiques devront en principe être introduits via une plateforme électronique sécurisée.