Een boekjaar afsluiten met verlies is nooit louter een boekhoudkundige vaststelling. Voor het bestuursorgaan betekent het dat het de oorzaken van het tekort moet onderzoeken, de continuïteit van de onderneming moet beoordelen en moet nagaan welke maatregelen het eventueel moet nemen. In twee artikels analyseren we deze problematiek grondig en onderzoeken we de rol van de accountant en de bedrijfsleider in deze context.
In dit eerste deel bespreken we de controles die bij de afsluiting moeten worden uitgevoerd, het onderscheid tussen boekhoudkundige en fiscale verliezen en de belangrijkste oorzaken en gevolgen van een situatie van discontinuïteit.
Een tweede deel zal gewijd zijn aan de maatregelen om het eigen vermogen te versterken, de alarmbelprocedure, de vermeldingen die in de jaarrekening moeten worden opgenomen, de verschillen tussen vennootschapsvormen en de aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar.
Inleiding
Een bedrijfsverlies, zelfs wanneer het slechts betrekking heeft op één boekjaar, moet het bestuursorgaan van de onderneming ertoe aanzetten na te gaan of de continuïteit nog steeds gewaarborgd is. Het bestuur moet eveneens onderzoeken of er passende maatregelen moeten worden genomen of aan de algemene vergadering van aandeelhouders moeten worden voorgesteld.
Een verlies dat voortvloeit uit uitzonderlijke of niet-recurrente elementen kan in bepaalde omstandigheden het vastgestelde tekort verklaren zonder dat de continuïteit van de onderneming onmiddellijk in het gedrang komt. Toch is een grondige analyse noodzakelijk om het uitzonderlijke karakter van deze situatie te bevestigen. Ook wanneer het tekort vermoedelijk uitzonderlijk is, blijft een bijzonder voorzichtige en analytische benadering noodzakelijk.
Elke situatie is immers anders. Het is dan ook de taak van het bestuursorgaan om de oorzaken te onderzoeken van de omstandigheden die tot het verlies of tot de opeenstapeling van verliezen over meerdere boekjaren hebben geleid, gelet op zijn aansprakelijkheid bij discontinuïteit of niet strikt toegepaste insolventiemaatregelen.
Het uitoefenen van een activiteit als natuurlijke persoon of als rechtspersoon brengt verschillende verplichtingen met zich mee. De volgende punten hebben in het bijzonder betrekking op rechtspersonen en op natuurlijke personen die een volledige dubbele boekhouding voeren.
Controle van de afsluiting
Ontwerp van jaarrekening
Het bestuursorgaan zal samen met zijn accountant het ontwerp van jaarrekening controleren om bij een tekort of verlies na te gaan welke verplichtingen van toepassing zijn.
Door de kritieke posten die aan de basis liggen van het verlies te controleren, zorgt de onderneming ervoor dat alle verrichtingen correct zijn geboekt, de rekeningen zijn afgepunt, de afsluitboekingen zijn verwerkt en de overgangsrekeningen of wachtrekeningen zijn opgeschoond of verantwoord.
Het is essentieel om inconsistente saldi of dubbele boekingen op te sporen en recht te zetten. Bepaalde posten verdienen bijzondere aandacht omdat ze een invloed kunnen hebben op het verlies van het boekjaar. Denk bijvoorbeeld aan te betalen kosten of niet ontvangen facturen, te innen opbrengsten, over te dragen kosten, voorzieningen, voorraadwijzigingen, dubieuze vorderingen, nietgeboekte bijkomende kosten verbonden aan schulden enzovoort.
Boekhoudsoftware
Het gebruik van aangepaste, correct geconfigureerde boekhoudsoftware, in combinatie met passende interne controles, draagt bij tot de betrouwbaarheid van het boekhoudproces. Zonder exhaustief te willen zijn, kan het gebruik van software zoals WinBooks, Sage, Horus, BOB, Yuki, Exact, Odoo, Easi enzovoort bijdragen tot een grotere zekerheid over de conformiteit en nauwkeurigheid van de rekeningen. Dit ontheft het bestuursorgaan en de accountant echter niet van hun taak een oordeel te vormen en de kwaliteit van de geregistreerde gegevens te controleren.
De jaarlijkse boekhoudkundige afsluiting van het boekjaar gebeurt overeenkomstig boek III van het Wetboek van economisch recht (WER) en boek III van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV), dat voornamelijk verwijst naar het koninklijk besluit tot uitvoering van het WVV. Ook de naleving van de Minimumindeling van het Algemeen Rekeningenstelsel (MAR) draagt bij tot de samenhang van de boekhouding en maakt het mogelijk het ontwerp van de jaarrekening op te stellen, dat in voorkomend geval moet worden neergelegd.
Daarnaast moet de algemene samenhang van de rekeningen worden gecontroleerd voordat ze aan de commissaris-revisor worden bezorgd, indien er een commissaris is aangesteld.
Al deze stappen zijn noodzakelijk om de samenhang, duidelijkheid en overeenstemming met de economische realiteit van de onderneming te waarborgen. Het doel is ook om de algemene vergadering en, na goedkeuring, derden in staat te stellen kennis te nemen van de cijfers zoals die op de afsluitdatum zijn vastgesteld.
Verschil tussen boekhoudkundige en fiscale verliezen
Een vennootschap lijdt verlies wanneer het bedrag van haar beroepskosten hoger ligt dan dat van haar opbrengsten. De kostenrekeningen zijn dan groter dan de opbrengstenrekeningen.
Sommige tekorten zijn gerechtvaardigd en voorspelbaar. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een onderneming beslist om een nieuwe investering te doen en daarbij een doorgedreven afschrijvingsbeleid toepast, of wanneer ze kosten maakt voor de ontwikkeling van een nieuw product of een nieuwe dienst.
Andere tekorten zijn daarentegen moeilijk te verantwoorden. Denk bijvoorbeeld aan de regularisatie van verrichtingen die in vorige boekjaren niet of verkeerd werden geboekt, taksen of belastingen die niet in de juiste periode werden opgenomen, kosten of risico’s verbonden aan garanties of gebrekkige uitvoeringen waarvoor onvoldoende voorzieningen werden aangelegd, of geschillen waarvan de financiële gevolgen op een weinig onderbouwde manier werden geraamd.
Het is absoluut noodzakelijk om een grondige analyse uit te voeren naar de oorzaken van die problemen, die ook het gevolg kunnen zijn van interne spanningen binnen het management of tussen aandeelhouders.
Het boekhoudkundige verlies vloeit dus voort uit de boekhoudkundige resultatenrekening en de boekhoudkundige waarderingsregels die zijn opgenomen in het inventarisboek van de onderneming.
Het fiscale verlies verschilt doorgaans van het boekhoudkundige verlies. Bepaalde kosten die in de boekhouding worden opgenomen, zijn fiscaal immers niet volledig aftrekbaar. Dat geldt onder meer voor bepaalde receptiekosten, restaurantkosten, relatiegeschenken, autokosten, geldboeten en bepaalde belastingen en taksen. Deze verworpen uitgaven worden opnieuw bij het fiscale resultaat geteld. Daardoor verminderen ze doorgaans het fiscale verlies of verhogen ze de belastbare winst ten opzichte van het boekhoudkundige resultaat.
Daarnaast hebben verschillende maatregelen in het kader van de vergroening van de fiscaliteit de aftrekbaarheid van bepaalde kosten voor voertuigen die CO₂ uitstoten geleidelijk beperkt. De impact van deze maatregelen moet worden beoordeeld in het licht van het toepasselijke fiscale regime en de specifieke situatie van elke onderneming.
Oorzaken en maatregelen bij discontinuïteit
Oorzaken van verliezen
Financiële discontinuïteit, die voornamelijk voortvloeit uit boekhoudkundige verliezen bij ondernemingen, bereikte in 2025 een recordniveau, met meer dan 11.600 faillissementen.
De oorzaken liggen voornamelijk in een combinatie van structurele en conjuncturele factoren, waaronder liquiditeitsproblemen, stijgende kosten, veranderend consumentengedrag, een tekort aan gekwalificeerd personeel in bepaalde sectoren enz.
Permanente liquiditeitstest
Het bestuursorgaan is verplicht om permanent, bijvoorbeeld bij elke btw-afsluiting, maandelijks voor grote ondernemingen en driemaandelijks voor kleine ondernemingen en micro-ondernemingen, een liquiditeitstest uit te voeren. Deze test beoordeelt of de onderneming daadwerkelijk in staat zal zijn om haar betalingsverplichtingen gedurende de komende twaalf maanden na te komen.
Wanneer de liquiditeitstest niet succesvol is, ontstaat de verplichting om de maatregelen in het kader van de alarmbelprocedure te nemen.
In tegenstelling tot wat soms wordt aangenomen, wordt deze test niet uitgevoerd op basis van achterhaalde cijfers uit het verleden, maar wel op basis van toekomstgerichte gegevens. De test houdt rekening met redelijke prognoses die worden onderbouwd door concrete en aantoonbare gegevens, zoals de begroting van een vereniging of het financieel plan bij de oprichting van bepaalde vennootschappen. De test wordt dus uitgevoerd op basis van de verwachte kasontvangsten en kasuitgaven, inclusief belastingen, en niet op basis van de opbrengsten en kosten uit de resultatenrekening.
Bij een BV vormt deze liquiditeitstest een van de belangrijkste elementen van de alarmbelprocedure. In tegenstelling tot de alarmbelprocedure, die binnen een termijn van twee maanden vanaf een welbepaald moment moet worden toegepast, heeft de liquiditeitstest echter een permanent karakter gedurende de volledige levensduur van de onderneming.
Oorzaken van faillissementen
Volgens verschillende economische statistieken is 82% van de faillissementen toe te schrijven aan een slecht beheer van de kasstromen. Zelfs een onderneming die op papier rendabel is, kan snel in een situatie van discontinuïteit terechtkomen wanneer ze over onvoldoende liquide middelen beschikt om haar opeisbare schulden te betalen. Dat kan leiden tot een toestand van staking van betaling.
Soms wordt het faillissement niet veroorzaakt door bedrijfsverliezen, maar door andere oorzaken, zoals reeds aangehaald in de inleiding. Zoals eerder beschreven, vormt de liquiditeitspositie, of het gebrek aan beschikbare middelen, vaak de doorslaggevende factor die tot discontinuïteit leidt. Het bestuursorgaan en zijn accountant moeten hier bijzonder aandachtig voor zijn.
Conclusie van het eerste deel
De vaststelling van een verlies moet het bestuursorgaan er dus toe aanzetten de oorzaken ervan te identificeren, de betrouwbaarheid van de rekeningen te controleren en vooral onverwijld de continuïteit van de onderneming te beoordelen. Een boekhoudkundig verlies betekent niet noodzakelijk dat de continuïteit van de onderneming in het gedrang is, maar vormt wel een waarschuwingssignaal dat niet mag worden genegeerd.
In het tweede deel bespreken we de maatregelen die kunnen worden genomen wanneer het eigen vermogen ontoereikend is, evenals de verplichtingen met betrekking tot de alarmbelprocedure, de jaarrekening en de aansprakelijkheid van de betrokken beroepsbeoefenaars.
