Een AMLCO-verslag opstellen dat conform, relevant en nuttig is? Dit artikel biedt een overzicht van goede praktijken en tips en herinnert aan essentiële elementen in het AMLCO-verslag. Ook aan bod komt het fundamentele belang om bij dit verslag bewijsstukken te voegen – bij voorkeur in de vorm van een digitaal ondertekend PDF-bestand – die de uitgevoerde stappen aantonen in het kader van de waakzaamheidsverplichtingen (zoals personeelsopleidingen, melding van gedetecteerde atypische verrichtingen – ook die welke niet tot een melding bij de CFI hebben geleid, enzovoort).
• Het is een werkelijk onmisbaar instrument om de doeltreffendheid te evalueren van het systeem voor de preventie van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme dat binnen elk kantoor is opgezet. Dit verslag maakt het immers mogelijk om kennis te nemen van de evolutie van de risico’s inzake witwassen en terrorismefinanciering binnen het kantoor, en om na te gaan of het beleid, de procedures en de interne controlemaatregelen die zijn ingevoerd, passend zijn.
• Het vormt een begin van bewijs van naleving van de ML/FT-regels in het kader van de controles uitgevoerd door toetsers tijdens de kwaliteitstoetsingen van kantoren georganiseerd door het ITAA, of bij procedures ingesteld door gerechtelijke autoriteiten.
I. Wat zijn de doelstellingen van het AMLCO-verslag?
• de geïdentificeerde risico’s en eventuele tekortkomingen in de interne procedures te inventariseren,
• de genomen maatregelen ter voorkoming van witwassen van geld en financiering van terrorisme binnen het kantoor te documenteren,
• corrigerende of verbeteracties voor het volgende jaar voor te stellen,
• de verantwoordelijke op het hoogste niveau te informeren,
• het kantoor te beschermen tegen elke actie die zijn verantwoordelijkheid in vraag zou kunnen stellen inzake de naleving van de waakzaamheidsverplichtingen in het kader van de preventie van witwassen.
Het verslag omvat twee complementaire luiken:
-
Het eerste luik bevat een retrospectieve visie: Het AMLCO-verslag geeft een overzicht van de vastgestelde risico’s en van de tekortkomingen in de interne procedures. Het documenteert tevens de maatregelen die binnen het kantoor zijn genomen ter preventie van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, en stelt hiervan een gedetailleerde balans op.
-
Het tweede luik bevat een prospectieve visie: Het AMLCO-verslag stelt corrigerende acties en verbeterpunten voor die in het volgende jaar moeten worden uitgerold. Bovendien zorgt het ervoor dat de verantwoordelijke op het hoogste niveau wordt geïnformeerd wanneer de AMLCO-functie wordt uitgeoefend door een andere persoon.
II. Aanbevolen inhoud van het AMLCO-verslag
Het ITAA stelt een gestructureerd model voor dat aanpasbaar is aan de specificiteit van elk kantoor. U kunt het model hier raadplegen. Om AMLCO’s te helpen bij het invullen van het verslag, bevat deze publicatie concrete voorbeelden en tips voor maximale efficiëntie.
2. Globale risicobeoordeling van het kantoor (datum van evaluatie en update, reden van herziening)
CONCREET GEVAL
Het kantoor heeft zijn globale risicoanalyse herzien naar aanleiding van de komst van nieuwe cliënten in de sector van cryptoactiva.
Reden voor herziening: evolutie van het cliëntenbestand naar activiteiten met een hoog risicoprofiel, wat een aanpassing van de waakzaamheidscriteria vereist.
Tip
Identificeer de nieuwe risico’s die aanleiding gaven tot een wijziging van de globale risicoanalyse van het kantoor (bv. buitenlandse cliënten, gevoelige sectoren met hoog risico, politiek prominente personen) en de genomen maatregelen (bv. versterking van de informatie die van de cliënt wordt gevraagd, verscherpte waakzaamheidsmaatregelen).
3. Organisatie en interne controle: wijziging van het interne procedurehandboek tijdens het jaar, vastgestelde tekortkomingen, corrigerende maatregelen.
Het opvolgen van dossiers (UBO, identiteitskaarten, klantgerelateerde risico’s, …) brengt een verhoogd risico met zich mee wanneer de economische beroepsbeoefenaar werkt met een manueel systeem (Excel-bestand). Afhankelijk van het aantal en de frequentie van de vastgestelde tekortkomingen, zou een doeltreffende prospectieve maatregel de overstap naar een geautomatiseerd systeem zijn.
CONCREET GEVAL 1
Corrigerende maatregel:
CONCREET GEVAL 2
4. Uitbesteding: taken die door het kantoor worden toevertrouwd aan externe dienstverleners, vastgestelde tekortkomingen, corrigerende maatregelen.
CONCREET GEVAL 1
Het kantoor besteedt de controle van sanctie- en embargolijsten uit aan een externe dienstverlener. Een interne audit heeft aangetoond dat bepaalde lijsten niet werden gedekt door de dienstverlener.
Corrigerende maatregel: Verzoek tot uitbreiding van de dekkingsomvang aan de externe dienstverlener.
CONCREET GEVAL 2
Het documentbeheer (archivering van KYC-stukken) wordt toevertrouwd aan een cloudprovider. Er werd een beveiligingsincident gemeld (ongeautoriseerde toegang tot een klantendossier).
Corrigerende maatregel: Wijziging van dienstverlener en/of versterking van de vertrouwelijkheidsclausule.
• Neem een reversibiliteitsclausule op in de contracten om snel de controle terug te kunnen nemen bij een tekortkoming.
• Vermeld de contractuele clausules inzake kwaliteitscontrole of de nalevingsverbintenissen van de dienstverlener. Geef aan of er ad-hoc beoordelingen zijn uitgevoerd op de uitbestede diensten.
5. Opleidingen gevolgd door medewerkers (verplicht om de 3 jaar en binnen de 6 maanden na indiensttreding voor nieuwe medewerkers)
CONCRETE GEVALLEN
• Mevrouw Z, nieuwe medewerkster, volgde de opleiding inzake witwassen en terrorismefinanciering binnen de 3 maanden na haar indiensttreding.
• Een opfrissessie werd georganiseerd in april 2025 voor het volledige team, gegeven door een gecertificeerde externe opleider.
• Twee medewerkers hadden de opleiding niet binnen de vereiste termijn gevolgd: de inhaalopleiding vond plaats in juni 2025. Indien een kantoor vaststelt dat meerdere medewerkers de AWW-opleiding niet tijdig hebben gevolgd, moet het rapport dit tekort vermelden, samen met de redenen (bv. hoge personeelsverloop) en de genomen maatregelen (bv. versnelde opleidingsplanning).
• Voeg een samenvatting toe van de behandelde thema’s (bv. typologie van verdachte transacties, meldingsplicht aan de CFI, sancties)
• Voeg deze tabel als bijlage toe aan het AMLCO-verslag
6. Atypische verrichtingen (vastgestelde criteria, procedure, aantal opgestelde verslagen in het jaar, aantal zonder gevolg geklasseerd)
CONCREET GEVAL
Het kantoor heeft de volgende criteria vastgesteld om atypische verrichtingen te identificeren:
• Transacties met landen met een hoog risico
• Plotselinge wijzigingen in de juridische structuur van een cliënt zonder duidelijke rechtvaardiging
• Weigering van de cliënt om identificatiedocumenten te verstrekken of om vragen inzake waakzaamheid te beantwoorden
• Elke verdachte verrichting die door een medewerker van het kantoor werd gedetecteerd, wordt geanalyseerd door de AMLCO, gedocumenteerd in een intern register en opgenomen in een intern verslag
• In 2025 werden 5 verslagen opgesteld, waarvan er 3 zonder gevolg werden geklasseerd na grondige verificatie. Voor deze drie dossiers werd geen melding gedaan bij de CFI, met als motivering dat de geformuleerde twijfels onvoldoende waren om een melding te rechtvaardigen
AANBEVELINGEN VAN HET ITAA
• Voeg deze PDF digitaal ondertekend toe aan het jaarlijkse AMLCO-verslag (om een zekere en onbetwistbare datum te garanderen).
• Waarom beveelt het ITAA deze werkwijze sterk aan?
◦ Vergemakkelijkt het onderzoek in geval van betrokkenheid bij een dossier.
◦ Toont aan dat het kantoor intern heeft nagedacht over de opportuniteit om al dan niet een melding te doen. Bij betrokkenheid in een dossier kan het kantoor aantonen dat er twijfels bestonden die aanleiding gaven tot een intern AMLCO-verslag, maar dat deze twijfels onvoldoende waren om een melding aan de CFI te rechtvaardigen. Dit getuigt van een waakzaam en analytisch proces, zelfs als de uiteindelijke beslissing was om niet te melden.
◦ Vormt een bewijs van niet-betrokkenheid. De beste bewijsvoering is uiteraard de melding aan de CFI zelf (in dat geval moeten de autoriteiten aantonen dat de melder niet te goeder trouw was alvorens hem als medepleger van witwas te betrekken). Maar een goede organisatie met een jaarlijkse registratie van alle atypische verrichtingen – inclusief die van een dossier dat niet aan de CFI werd gemeld maar wel intern werd geregistreerd (en dus vermeld in het jaarverslag) – bewijst dat het kantoor, dankzij deze goede organisatie, de nodige maatregelen heeft genomen in de strijd tegen witwassen. Deze interne registratie van atypische verrichtingen (en de vermelding in de bijlagen van het jaarverslag) heeft een bewijskracht en verleent een zekere datum. Maar vooral vormt het een tweede verdedigingslinie (de eerste is de melding aan de CFI) om het kantoor te beschermen tegen betrokkenheid in een specifiek dossier, indien nodig, tegenover de gerechtelijke autoriteiten.
7. Embargo’s en financiële sancties (vastgestelde tekortkomingen en corrigerende maatregelen)
CONCREET GEVAL
Tijdens een interne controle stelde het kantoor vast dat twee actieve cliënten voorkwamen op een recent bijgewerkte sanctielijst.
Corrigerende maatregelen:
• Invoering van regelmatige controles
• Specifieke opleiding voor medewerkers over embargo’s en sancties
• Vermeld de genomen acties bij detectie (bv. opschorting van de opdracht, melding aan de CFI, kennisgeving aan de Algemene Administratie van de Thesaurie).
8. Melding aan de CFI (aantal meldingen, herbeoordeling van het risico, aantal cliënten niet behouden)
CONCREET GEVAL
In 2025 heeft het kantoor 2 meldingen gedaan aan de CFI:
• Eén betrof een cliënt in de bouwsector met ongefundeerde financiële stromen
• De andere betrof een vastgoedtransactie met fondsen afkomstig uit een land met hoog risico
Herbeoordeling van het risico: na deze meldingen heeft het kantoor het risiconiveau van de betrokken cliënten herzien en besloten om de opdracht voor één van hen niet te verlengen.
• Vermeld ook de geleerde lessen en de aanpassingen aan de risicoanalyse.
9. Aanbevelingen (te versterken acties, te ontwikkelen tools)
CONCREET GEVAL
Concreet geval
Vaststelling: medewerkers hebben moeite om atypische verrichtingen te identificeren in opkomende sectoren (crypto, digitale platforms)
Aanbeveling:
Organiseer een opleiding voor medewerkers met concrete voorbeelden en waarschuwingssignalen.
• Rangschik de aanbevelingen volgens prioriteit (hoog, gemiddeld, laag) en tijdshorizon (kort, middellang, lang)
• Volg de uitvoering op met aangeduide verantwoordelijken
• Integreer een opvolgingstabel van de aanbevelingen uit het verslag van het vorige jaar en hun voortgang. Dit toont een proactieve en gestructureerde aanpak
• Hergebruik deze aanbevelingen als basis voor het verslag van het volgende jaar (opvolging van ondernomen acties)
III. Praktische aandachtspunten met betrekking tot het AMLCO-verslag
IV. Conclusie
Voor ITAA-leden mag het AMLCO-verslag niet worden gezien als een administratieve verplichting, maar als een strategisch instrument ten dienste van de compliance en de prestaties van het kantoor.
Een goed opgesteld AMLCO-verslag weerspiegelt de maturiteit van het kantoor op het vlak van compliance en risicobeheer en maakt het mogelijk om:
• kwetsbare zones te identificeren voordat ze echte risico’s worden
• de keuzes en acties van het kantoor te verantwoorden bij een Kwaliteitstoetsing
• de geloofwaardigheid van het kantoor tegenover de autoriteiten te versterken.
De kwaliteit van het AMLCO-verslag berust op drie essentiële pijlers:
• strikte traceerbaarheid van controles en genomen beslissingen
• duidelijkheid van de verstrekte informatie
• vermogen om lessen te trekken en het AWW-beleid te verbeteren.
Door concrete gevallen te integreren, tools aan te passen aan de omvang van het kantoor en gerichte aanbevelingen te formuleren, speelt de AMLCO een centrale rol in het beveiligen van opdrachten en het beschermen van het kantoor tegen juridische en reputatierisico’s.
Een relevant AMLCO-verslag opstellen betekent: risico’s anticiperen, waakzaamheid versterken en het engagement van het kantoor aantonen inzake professionele verantwoordelijkheid.
Het ITAA beveelt met klem aan om jaarlijks een digitaal ondertekend PDF-dossier samen te stellen (om het een zekere datum en bewijskracht te verlenen). Dit PDF-dossier wordt als bijlage toegevoegd aan het jaarlijkse AMLCO-verslag en bevat onder meer:
• de geïdentificeerde atypische verrichtingen
• de gevolgde opleidingen door het personeel
• de interne waakzaamheidsprocedures
• alle andere relevante bewijsstukken.
Het gaat om een proactieve aanpak, eenvoudig te implementeren, en potentieel doorslaggevend bij een kwaliteitstoetsing of gerechtelijk onderzoek tegen het kantoor. Deze werkwijze getuigt van een rigoureuze organisatie van het kantoor en van een duidelijke inzet in de strijd tegen witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
Meer artikels als deze?
