Even lijkt het wel of ons interne telefoniesysteem in “ambtenarenmodus” staat. Wie ons opbelt, raakt wel binnen bij het onthaal, maar daarna wil de interne doorschakeling zijn werk niet doen. Of liever gezegd: bij bepaalde diensten lukt het wel, bij andere niet. Op sommige uren gaat het dan weer vlotter dan op andere.
Kwade wil in het spel? Absoluut niet! Onze onthaalmedewerkster deed haar werk, ze noteerde vervolgens alle inkomende oproepen en doorschakelingen. Die analyse toonde uiteindelijk een systeemfout aan. Daar wordt intussen aan gesleuteld, waarna je weer bij de juiste interne dienst terechtkan.
Onze verontschuldiging alvast!
Meer dan wie ook, weten we hoe frustrerend het is om aan de telefoon te hangen en ons verhaal niet te kunnen doen. Zeker wanneer het ITAA zo dicht mogelijk bij zijn leden wil zijn, een punt dat het na aan het hart draagt! Dat gaat moeilijk als het telefoniesysteem niet werkt.
Daarvoor wil het ITAA zich bij zijn leden en stagiairs alvast excuseren.
Neem ook een kijkje op de servicedesk!
Wist je trouwens dat het ITAA sinds begin dit jaar een hele rits FAQ’s heeft voorzien in zijn servicedesk-toepassing?
De servicedesk-toepassing is bovendien nog handiger en efficiënter dan een simpel telefoontje. De voordelen op een rijtje:
- De zoekfunctie stelt je FAQ’s en vorige tickets voor op basis van je zoekterm
- Wanneer je je vraag stelt via een ticket, biedt de krachtige tool al antwoorden aan op basis van het onderwerp van je ticket
- Vind je toch geen antwoord? Dan wordt een ticket aangemaakt en meteen aan de juiste dienst doorgegeven op basis van je keuze in het veld “vraag over”. Indien je voor “andere” koos, zal een servicedesk-medewerker de vraag naar de juiste dienst sturen.
- Je kan de status van je ticket steeds blijvend opvolgen. Zo weet je meteen of je vraag verwerkt wordt, in behandeling is, bijkomende informatie van jou vereist of gesloten is.
- (Gelijkaardige) vragen die door meerdere leden gestuurd worden, kunnen vervolgens worden omgezet in een FAQ.
- Is een toepassing van de FOD Financiën (tijdelijk) weer buiten dienst? Maakt het ITAA de brug? Werd een belangrijke communicatie verstuurd? Dan zet onze servicedesk een melding bovenaan de pagina. Je bent dus onmiddellijk geïnformeerd over de acties van het Instituut.
Neem dus gerust een kijkje op de servicedesk-toepassing, toegankelijk via het ITAA-portaal.
