Une bonne rentrée ne tient pas au fait de travailler plus dur, mais aux premières décisions que vous prenez. Une première semaine pensée avec soin rend tout l'automne plus vivable.
Août est, pour beaucoup d'experts-comptables et de conseillers fiscaux, le moment où le rythme retombe enfin. Après les périodes de déclaration, c'est mérité. Mais la boîte mail continue de se remplir, les clients appellent et l'agenda se garnit pendant votre absence. Celui qui repousse la porte du cabinet fin août se retrouve souvent d'emblée à pleine vitesse. Ce n'est pas une fatalité. Ce guide vous propose cinq conseils pour reconstruire le rythme en douceur.
Pourquoi votre premier jour ne doit pas être un jour de rattrapage
La tentation est grande de liquider en une seule journée tout ce qui est resté en suspens. C'est pourtant rarement la voie la plus rapide. Vous démarrez à plein régime sans vue d'ensemble et vous perdez du temps sur des dossiers que vous devrez de toute façon rouvrir deux jours plus tard. Ce qui a attendu trois semaines tiendra généralement encore un jour. Ce dont vous avez besoin le premier jour, ce n'est pas de production, mais d'une vue d'ensemble.
Bloquez votre première matinée dans votre agenda. Pas de rendez-vous, pas de téléphone. Vous consacrez ce temps uniquement à trier et à dresser une liste. Vous perdez une demi-journée et vous gagnez une semaine.
Qu'est-ce qui passe en premier, et qu'est-ce qui peut attendre ?
Tout ce qui semble urgent ne l'est pas. Répartissez votre retard en trois piles et traitez-les dans cet ordre.
Les échéances
Tout ce qui comporte une date légale ou contractuelle dans les deux prochaines semaines. C'est la seule pile qui ne souffre aucun report.
Les réponses
Les clients qui attendent un signe de vie. Un court message suffit souvent, la solution peut venir plus tard.
Le reste
Tout ce qui est important mais sans date. Rassemblez-le sur une seule liste et planifiez-le, plutôt que de le laisser flotter dans votre boîte mail.
Pour la deuxième pile, envoyez un court message. Je suis de retour, je regarde votre dossier et je reviens vers vous pour telle date. Cela vous coûte deux minutes par client et cela fait retomber la pression sur toute votre semaine.
Comment garder un mois de septembre vivable ?
Septembre se remplit tout seul. Si vous laissez votre agenda ouvert, il sera plein en dix jours de rendez-vous que d'autres auront planifiés pour vous. Un agenda réservé à 100 % ne laisse aucune place à l'imprévu, et il y a toujours un imprévu.
Planifiez d'abord vos blocs fixes, votre temps de traitement, la réunion d'équipe et les journées qui précèdent les prochaines échéances, et seulement ensuite vos rendez-vous. Visez 70 à 80 % d'occupation. Les 20 % restants ne sont pas du temps perdu, c'est votre marge.
Comment remettre votre équipe sur les mêmes rails ?
Dans la plupart des cabinets, tout le monde ne rentre pas le même jour. Des dossiers restent alors en suspens entre celui qui est parti et celui qui a repris, et le flou s'installe sur ce qui a déjà été fait. Une demi-heure ensemble durant la première semaine suffit à le dissiper.
Planifiez une courte réunion de reprise de trente minutes autour de trois questions. Qu'est-ce qui est resté en suspens cet été, qui est encore absent et jusqu'à quand, et quels dossiers sont prioritaires ce mois-ci. Chacun repart ensuite avec la même image.
Et si la batterie n'est toujours pas rechargée ?
Il arrive que l'on revienne de vacances sans se sentir vraiment reposé. Ce n'est pas rare dans une profession qui va de pic en pic, et cela ne dit rien de votre motivation ni de vos capacités. Une fatigue persistante, un mauvais sommeil ou l'appréhension de la journée de travail sont des signaux qui méritent votre attention, surtout s'ils persistent après deux ou trois semaines.
Parlez-en avant que l'automne ne s'emballe, avec un collègue, avec votre médecin traitant ou avec la personne de confiance de votre cabinet. En parler tôt est bien plus facile qu'à la mi-novembre.
Redémarrer doucement, c'est avancer aussi
Reprendre n'est pas une course. Les cabinets qui traversent le mieux l'automne sont rarement ceux qui ont démarré le plus vite, mais bien ceux qui ont préservé leur marge.
Vous avez des questions sur les échéances, vos dossiers ou vos obligations pour cet automne ? Vous trouverez les informations à jour sur itaa.be, et le helpdesk de l'Institut répond à vos questions concrètes. N'hésitez pas à prendre contact, même si vous doutez que votre question soit assez importante.
