L’outil gagne en précision, en fiabilité et en souplesse. Dans cette communication, nous présentons les principales mesures. Nous reviendrons vers vous avec davantage de détails repris dans notre traditionnelle note de mise à jour.

Message important :

L’application exigera après la mise-à-jour une validation unique préalable des données à l’ouverture d’un registre. La procédure sera ainsi :

• Un écran vous demandera de vérifier ou compléter les informations relatives aux apports, au capital et au type de valorisation. (pop-up).
• Tant que cette validation ne sera pas effectuée, le registre restera inaccessible. Par conséquent aucune opération ou téléchargement de PDF ne sera possible;
• En revanche, les confirmations UBO annuelles continueront à être envoyées automatiquement, avec ou sans cette validation.

Si vous utilisez parfois des opérations autres que les opérations de base (création, souscription, libération), veuillez lire attentivement la 2ᵉ partie expliquant l’impact sur les opérations plus complexes.

Cette mise-à-jour apporte les améliorations fondamentales suivantes :

• Les calculs d’apports et de capital sont désormais plus précis, grâce à une révision complète de la base de données et des mécanismes internes.
•  Il n’y aura plus d’arrondis automatique vers le haut ni vers le bas.
• Tous les calculs seront faits avec 12 décimales.
• Les calculs sur base de pourcentages et de fractions sont complètement revus.
• Dans la nouvelle méthode de calculs d’apports et de capital, les montants incorporés sont considérés comme libérés automatiquement au niveau des actions. Les opérations de modification du capital sont réparties de manière proportionnelle sur toutes les actions, selon leur valeur nominale ou fractionnelle. Dans le futur, d’autres options seront possibles.
•  Les montants incorporés et les primes d’émission ne seront plus encodés par action ou par paquet d’actions, mais les montants totaux à l’échelle du registre, ce qui simplifie les encodages et renforce leur cohérence.

Ces changements mettent fin aux problèmes d’arrondis rencontrés dans de nombreuses opérations, et assure une plus grande fiabilité des données dans le temps.

En plus, vous pouvez indiquer dans eStox s’il s’agit de valeur nominale ou pair comptable pour les sociétés anonymes à partir de cette mise-à-jour. Voici quelques points importants :

• Vous pouvez l’indiquez dans la deuxième étape de la création d’un registre.
• eStox est aussi capable de gérer différentes classes d’actions ayant des valeurs nominales distinctes ou en pair comptable, ce qui ouvre de nouvelles possibilités de structuration du capital.
• Veuillez prendre en considération qu’actuellement le choix effectué lors de la création ne pourra pas être modifié ultérieurement.

La création d’un registre ne pourra se faire désormais également que via le flux extensif. Le flux simplifié, devenu obsolète, est supprimé.

Impacts sur les opérations plus complexes

Certaines opérations secondaires ou spécifiques seront temporairement désactivées ou définitivement supprimées à partir de cette mise à jour.

L’acquisition d’actions propres ne pourra plus être effectuée via son opération dédiée. Il faudra utiliser temporairement l’opération de transfert et sélectionner l’entreprise elle-même, en attendant le retour de l’opération complète dans une prochaine version.

De la même manière, la nullité d’actions, le retrait et l’exclusion seront suspendus. Ces opérations seront retravaillées pour fonctionner avec les nouveaux mécanismes de calcul et seront réintroduites ultérieurement.

L’opération de fusion ou scission, quant à elle, disparaîtra définitivement. Elle sera remplacée à moyen terme par une opération manuelle, permettant de gérer les quelques scénarios qui ne peuvent être couverts automatiquement.

L’opération « Égaliser » sera également supprimée, car elle a perdu son utilité. Premièrement, pour les sociétés avec capital, vous pouvez introduire les montants corrects via la valeur nominal ou le pair comptable. Deuxièmement, pour uniformiser les droits de toutes les actions, vous devrez supprimer toutes les classes d’actions via l’opération « Créer, modifier ou supprimer des classes d’actions”. Troisièmement, pour aligner de nouvelles actions à une classe existante, ou pour regrouper plusieurs classes en une seule, les méthodes actuellement en vigueur restent valables.

En ce qui concerne les sociétés coopératives, deux opérations disparaissent : « Reprise » et « Adhésion ». L’adhésion devra désormais passer exclusivement par un apport supplémentaire avec création de nouvelles actions. Quant à la reprise, elle ne correspond pas à une opération juridiquement valide.
Toute destruction d’actions dans ce cadre doit passer par un retrait, une exclusion ou une perte de qualité, conformément aux articles Art. 6:6, Art. 6:7. et Art. 6:107 du CSA.

En conclusion, seuls les cas les plus fréquents seront pris en charge immédiatement par la prochaine version. Les cas particuliers ou plus complexes seront progressivement intégrés, soit par le biais d’opérations manuelles, soit dans des versions ultérieures.

Encore un point d’attention sur la version actuelle pour les enregistrements UBO via eStox

Un problème connu subsiste concernant les droits en groupe (copropriété, usufruit, nue-propriété) dans les formalités UBO : ils sont encore considérés comme détenant 0 % de capital. Cela fausse les propositions d’envois automatiques ainsi que celles soumises en confirmation manuelle. Une correction est prévue dans les mois à venir. En attendant, évitez d’activer les envois UBO pour les sociétés composées de groupes.