De Federatie van het Notariaat (Fednot) en het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants hebben enkele jaren geleden samen het digitaal effectenregister eStox ontwikkeld. Door onze expertise te bundelen, zijn we er met het centraal online register in geslaagd de transparantie en de traceerbaarheid van gegevens en transacties te verzekeren, met minder administratieve belasting voor bedrijfsleiders.
In dezelfde lijn creëerde Fednot eind 2020 een nieuwe tool, Izimi. Die private en beveiligde digitale kluis kadert in de digitale transitie. Belangrijk is dat ze gratis toegankelijk is voor iedere Belg. Twee jaar na de lancering zijn ruim 215.000 Izimi-kluizen geopend.
Het belang van Izimi kan niet genoeg benadrukt worden: dit zowel voor de burger achter de ondernemer als voor bedrijven en professionele organisaties die documenten willen ontvangen waarop ze kunnen vertrouwen omdat ze gecertificeerd of ‘gewaarmerkt’ zijn door een openbaar ambtenaar, de notaris. Izimi heeft niet tot doel om gegevens en documenten te centraliseren, het is integendeel een platform waarop betrouwbare documenten kunnen worden uitgewisseld en waar verschillende gegevensbronnen elkaar kruisen.
Rechtstreekse toegang tot al uw notariële akten
Er bestaat een kluis voor elke Belg ouder dan 18. Zodra de burger de kluis heeft geactiveerd, kan hij er alle notariële akten in terugvinden die hij sinds 2015 heeft laten verlijden. Op termijn zal het platform ook toelaten om akten en andere gecertificeerde documenten te laten digitaliseren die verleden zijn vóór 2015. Het zal zelfs mogelijk zijn om deze documenten online te laten certificeren door een notaris.
Eenvoudig en snel … ook voor professionelen zoals uzelf
Een computer en een ID-kaartlezer volstaan om de persoonlijke kluis te openen, maar het is nog eenvoudiger om via Itsme verbinding te maken met http://www.izimi.be/nl. Een formaliteit die slechts enkele minuten duurt! Dankzij een systeem van reeds bestaande categorieën kunnen documenten eenvoudig geklasseerd worden, en via de filters en trefwoorden vindt de houder van een kluis alles snel terug. Met een dergelijk systeem is elk verlies van documenten uitgesloten. En uiteraard heeft de burger of de ondernemer toegang tot het systeem waar hij ook is, zolang er een internetverbinding is. Denk daarbij aan professionele documenten zoals contracten, de oprichtingsakte, jaarrekeningen, belangrijke communicaties met klanten, registratie van domeinnamen, certificeringsopleidingen, aanbevelingsbrieven, loonfiches/jaaroverzichten, bankcontracten/verzekeringscontracten, aflossingstabellen van leningen, enz. Uw professionele activiteiten worden gedekt door alle categorieën … en u hebt toegang vanaf uw smartphone.
Respect, betrouwbaarheid, veiligheid
Met Izimi bieden de notarissen een niet-commerciële omgeving aan: de daarin opgenomen gegevens worden dus niet gebruikt voor marketingdoeleinden. Wanneer de burger of de ondernemer zijn gegevens heeft opgenomen in IZIMI, beslist hij zelf of hij zijn documenten geheel of gedeeltelijk deelt, en met wie.
Naast een opslagruimte van 1 GB, is het ook een volledig betrouwbaar en ultrabeveiligd communicatiekanaal, in tegenstelling tot e-mail. Op termijn willen de notarissen zo op een veilige manier documenten delen met derde partijen.
Nieuwe certificeringsmogelijkheid: een extra troef
Sinds begin 2023 biedt het Izimi-platform de mogelijkheid om onderhandse documenten van cliënten te certifiëren. Het wordt steeds moeilijker om de precieze herkomst van documenten met zekerheid te bepalen of te garanderen dat ze effectief uitgaan van de persoon of entiteit van wie ze geacht worden uit te gaan.
Verder wordt het in de digitale wereld steeds eenvoudiger om allerhande documenten te vervalsen. Voor documenten die zijn opgeslagen in Izimi, is dat onmogelijk want die zijn niet aanpasbaar. In België kreeg de notaris het voorrecht om de precieze herkomst of de echtheid van digitale documenten te bevestigen. Denk aan de certificering van de herkomst van fondsen, een erkenning van onderhandse schulden of het afdekken van onderhandse overeenkomsten (inclusief compromissen, volmachten, enz.); als de echtheid van die documenten wordt betwist, kan de notaris op verzoek van een cliënt het document authentificeren en rechtszekerheid bieden.
Wat in geval van overlijden?
Via Izimi kunnen belangrijke documenten gecentraliseerd overgemaakt worden aan de opvolgers of erfgenamen. De kluis is verbonden aan het rijksregisternummer; bij een overlijden wordt IZIMI automatisch verwittigd als u overlijdt en blijft de kluis twee jaar toegankelijk voor uw erfgenamen. Om toegang te krijgen, moeten ze naar de notaris gaan die hen toegang zal geven.
Ontdek nu de inhoud van uw digitale kluis op www.izimi.be
