Des exigences minimales à un leadership durable en matière de qualité : une avancée pour la qualité, la professionnalité et la confiance
Partie 2 : les 11 Exigences Générales de Qualité
L’introduction de la Norme de Gestion Interne de la Qualité (GIQ) constitue une nouvelle étape importante pour tous les professionnels reconnus par l’ITAA. Cette norme offre un cadre praticable et adaptable permettant tant aux petites pratiques individuelles qu’aux cabinets de taille moyenne ou plus importante de professionnaliser leur gestion interne de la qualité. L’objectif est clair : organiser les activités professionnelles de manière conforme au cadre légal, normatif et déontologique.
Dans cet article, nous présentons les onze Exigences Générales de Qualité, applicables à tout cabinet, quelle que soit sa taille, sa spécialisation ou la nature des missions effectuées.
1° Gouvernance et leadership : la qualité commence au sommet
La norme GIQ place délibérément la gouvernance et le leadership comme première exigence. Un cabinet doit établir des politiques et procédures claires favorisant une culture interne dans laquelle la qualité occupe une place centrale. Ce principe est souvent désigné comme le tone at the top : le leadership doit non seulement soutenir la qualité, mais également la promouvoir activement et l’ancrer dans toutes les couches de l’organisation.
Un exemple de cet ancrage est la désignation d’un ou plusieurs responsables qualité, ainsi que la création d’un lien direct entre les objectifs qualitatifs et la rémunération des associés et collaborateurs. Cela renforce la responsabilisation et fait de la qualité un critère mesurable et pertinent dans les systèmes de récompense.
Responsabilité finale
- Dans un cabinet composé d’un seul professionnel (sole practitioner), celui‑ci assume lui-même la responsabilité déontologique finale de la mise en place et du maintien du système de gestion de la qualité.
Dans une personne morale agréée, tous les administrateurs professionnels agréés partagent cette responsabilité finale.
Cette attribution explicite souligne que la gestion de la qualité n’est pas une tâche opérationnelle située « quelque part » dans le cabinet, mais une responsabilité portée directement par les professionnels agréés.
Comme dans toute la norme GIQ, l’organisation de la gouvernance doit être proportionnée à la taille et à la complexité du cabinet.
Mise en pratique
• Intégrer les objectifs qualitatifs dans les décisions stratégiques, les processus RH et la gestion des clients.
• Renforcer la communication interne afin de soutenir la culture qualité et de clarifier les attentes.
2° Prescriptions déontologiques pertinentes : fondement de la fiabilité professionnelle
Mise en pratique
• Mettre en place des procédures permettant d’éviter les conflits d’intérêts.
• Instaurer des accords internes afin de garantir la confidentialité pour tous les collaborateurs et sous‑traitants.
Une déclaration annuelle d’indépendance peut, dans certains cabinets, constituer une mesure interne utile. Cependant, la norme GIQ ne l’impose pas, et cette obligation ne fait pas partie des exigences de qualité applicables aux professionnels agréés par l’ITAA.
3° Exigences et services liés aux réseaux (le cas échéant)
Responsabilité du cabinet
Le cabinet doit :
• identifier quelles exigences et quels services du réseau sont pertinents pour son système GIQ ;
• évaluer comment ces exigences peuvent être mises en œuvre ou complétées au sein de son propre système.
Il est essentiel que le cabinet conserve l’entière responsabilité de son système GIQ. Il ne peut pas permettre que le respect d’exigences réseau ou l’utilisation de services réseau entre en contradiction avec les obligations légales ou réglementaires.
Mise en pratique
Comme de nombreux membres ne savent pas toujours ce que recouvre la notion de réseau, il est utile de se référer à la définition légale (art. 2, 13° de la loi ITAA) : marque commune, politiques communes (notamment en matière de qualité), partage de ressources, etc. Un réseau n’est donc pas un simple partenariat informel, mais une structure organisée avec des responsabilités partagées.
Exemples d’exigences typiques :
• politique qualité harmonisée ou modèles partagés ;
• accords de collaboration formellement établis.
Mais pas : l’application obligatoire des normes ISQM 1 et 2, qui ne concerne que des situations exceptionnelles.
4° Organisation des activités professionnelles
Un cabinet doit disposer de ressources organisationnelles et financières suffisantes, proportionnées à la nature de sa clientèle et à la complexité des missions :
• politique réaliste de répartition du travail, de planification des capacités et de gestion de la charge de travail ;
• personnel disponible (interne ou externe) disposant des qualifications appropriées.
La proportionnalité reste un principe fondamental : la norme n’impose pas une structure identique pour chaque cabinet, mais exige une organisation critique et adaptée à la réalité.
5° Compétence
La norme s’aligne notamment sur :
• la formation continue des membres (Norme FP 2020) ;
• les formations destinées aux collaborateurs non titulaires d’un titre ITAA, si c’est pertinent ;
• le partage interne de connaissances et la formation interne.
Mise en pratique de la compétence
• Suivi actif de la formation continue pour les membres ITAA, ainsi que pour les collaborateurs non membres, sur une base périodique (par exemple annuelle), éventuellement intégrée dans les processus RH et les cycles d’évaluation.
• Organisation de formations internes nécessaires pour exécuter les missions conformément aux exigences de qualité internes.
• Prévision des formations obligatoires, telles que la formation triennale LAB, essentielle pour la continuité et la qualité.
6° Acceptation des missions
• le cabinet dispose de la capacité, du temps et de l’expertise suffisants ;
• une lettre de mission claire est établie ;
• il n’existe aucun conflit d’intérêts ;
• un représentant compétent est désigné lorsque la mission est confiée à une personne morale.
Mise en pratique de la procédure d’acceptation des missions
L’implémentation de cette exigence requiert des processus clairs et documentés :
• Reconnaître que l’acceptation d’une mission n’est pas la même chose que sa planification : ces deux étapes doivent être clairement distinguées ;
• Envisager une évaluation des risques par mission, incluant une analyse dans le cadre de la gestion de continuité ;
• Envisager une checklist numérique d’acceptation des missions, couvrant toutes les étapes (y compris celles du processus LAB). Cette checklist constitue une preuve de conformité et soutient le contrôle interne.
Grâce à ces mesures, la procédure d’acceptation ne constitue plus une simple formalité administrative, mais devient un véritable instrument de gestion des risques garantissant la qualité et l’intégrité des prestations.
7° Fin des relations avec les clients
• restituer immédiatement tous les livres, documents et données appartenant au client ;
• ne jamais retenir de documents (interdiction de rétention).
Mise en pratique de la procédure de transfert
Selon les trois questions clés de la liste préalable (Revue Qualité 2.0, section 7 « Transfert de dossier ») :
- Tous les documents appartenant au client sont‑ils restitués immédiatement lorsqu’il en fait la demande ?
C’est une application directe de l’article 43 de la Loi sur les professions. - Une liste détaillée et datée des documents transférés est‑elle établie ?
Cet inventaire garantit la transparence et la traçabilité. - Cette liste est‑elle opposable au client (signature, accusé de réception) ?
En suivant systématiquement ces étapes, le cabinet peut démontrer non seulement qu’il respecte les exigences légales, mais aussi qu’il applique une procédure structurée et vérifiable qui minimise les risques.
8° Assurance en responsabilité civile professionnelle
Le cabinet doit pouvoir démontrer qu’il est correctement assuré conformément à l’article 44 de la Loi sur les Professions et à l’AR du 11 septembre 2020.
Outre l’obligation de charger l’attestation dans l’eguichet (à partir de 2025), une évaluation périodique de la couverture est nécessaire :
• La police correspond‑elle encore à la réalité du cabinet ?
• Les limites de couverture correspondent‑elles aux risques réels et à la taille du cabinet ?
L’intégration de cette vérification renforce la qualité ainsi que la gestion des risques.
En raison de l’obligation de transmettre chaque année la preuve de l’assurance en responsabilité civile professionnelle à l’ITAA via l’eguichet, cette vérification ne fait désormais plus partie de la revue qualité, mais elle demeure néanmoins une obligation légale.
9° Secret professionnel et confidentialité
• le respect du secret professionnel par les professionnels agréés ;
• l’obligation de discrétion pour les collaborateurs ;
• des clauses contractuelles adéquates pour les sous‑traitants.
Mise en pratique du secret professionnel et de l’obligation de discrétion
La mise en œuvre de cette exigence peut être évaluée sur base des questions issues du questionnaire préalable (section 2 « Politique du personnel ») de la Revue Qualité, notamment :
• Question 5 : Les contrats de travail et/ou le règlement de travail contiennent‑ils une clause visant à respecter l’obligation de discrétion ? Ceci est conforme à l’article 52 de la Loi sur les professions et peut être mis en œuvre par le biais de dispositions contractuelles ou de règlements internes.
• Question 7 : Les contrats avec les sous‑traitants contiennent‑ils une clause visant à :
– respecter l’obligation de discrétion (pour les sous‑traitants non agréés) ;
– garantir le secret professionnel (pour les sous‑traitants agréés), conformément à l’article 50 et suivants de la Loi sur les professions ?
10° Monitoring et remédiation
La gestion de la qualité n’est pas un système statique. Chaque cabinet doit exécuter un processus annuel de monitoring, permettant :
• d’identifier les insuffisances ;
• d’en analyser les causes (root cause analysis) ;
• et d’imposer des mesures correctives.
Ce processus fait partie intégrante du cycle PDCA (Plan – Do – Check – Act), qui assure un ajustement continu de la qualité.
11° Documentation
Le principe « Not documented, not done » s’applique également dans la norme GIQ.
La documentation doit :
• offrir une vision cohérente du système de gestion de la qualité ;
• être suffisante pour une évaluation par l’ITAA ;
• soutenir le partage interne de connaissances.
Les checklists numériques, workflows et dossiers qualité sont recommandés, sans être obligatoires.
Conclusion : un cadre pratique et adaptable
La norme GIQ est volontairement conçue comme un cadre proportionné, flexible et orienté vers la pratique. Les cabinets n’ont pas besoin de structures inspirées du monde de l’audit : le système est pleinement adapté à la réalité des cabinets relevant de l’ITAA et à la diversité de leurs missions.
En appliquant correctement et proportionnellement ces Exigences Générales de Qualité, chaque cabinet construit :
• un meilleur fonctionnement interne ;
• une confiance professionnelle renforcée ;
• et une base solide pour une prestation durable de services de qualité.
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