L’organe d’administration compétent de la société est tenu d’établir ou d’arrêter les comptes annuels.
Avant leur dépôt à la Banque nationale de Belgique (BNB), ces comptes doivent être approuvés par l’assemblée générale, à une date fixée dans les statuts, au plus tard dans les six mois suivant la clôture de l’exercice. Le dépôt auprès de la BNB doit intervenir dans les trente jours suivant cette approbation, et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice.
L’approbation des comptes annuels par l’assemblée générale n’est pas applicable aux entreprises en liquidation ; dans ce cas, les comptes doivent uniquement être soumis.
L’absence de publication ou la publication tardive des comptes annuels par le gérant, l’administrateur ou le liquidateur peut être lourde de conséquences.
1. Sanctions pénales
- Une amende de 400,00 € à 80.000,00 € (de 50,00 € à 10.000,00 €, à multiplier par 8)
et/ou - Une peine d’emprisonnement allant d’un mois à un an
- Éventuellement la responsabilité solidaire des administrateurs
2. Sanctions civiles
Le dommage subi par les tiers est présumé résulter du non-dépôt des comptes annuels dans le délai légal par les administrateurs. Il y a donc un renversement de la charge de preuve : les administrateurs doivent prouver que le non-dépôt ou le dépôt tardif n’a pas causé le dommage invoqué par un tiers (art. 3:1, §1er, dernier alinéa du CSA).
3. Sanctions judiciaires
- Dissolution judiciaire
À la demande de tout intéressé, du ministère public ou suite à une communication de la Chambre des entreprises en difficulté (CED), le tribunal de l’entreprise peut prononcer la dissolution d’une société n’ayant pas déposé ses comptes annuels. Pour rappel cette mesure est possible dès la première année sans dépôt des comptes annuels.La société peut toutefois régulariser sa situation. En pratique, nous constatons que le tribunal de l’entreprise accorde quasi systématiquement ce délai de régularisation de trois mois, pour un suivi par la CED. L’action en dissolution ne peut être introduite qu’après l’expiration d’un délai de sept mois suivant la date de clôture de l’exercice comptable.
- Radiation d’office de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE)
Le service de gestion BCE peut radier d’office les sociétés belges qui, selon les données de la BNB, sont restées en défaut de satisfaire à l’obligation de déposer les comptes annuels pendant trois exercices comptables consécutifs. Cette radiation d‘office est prévue à l’article III.42, §1er, 4° du Code de droit économique (CDE).
La société continue néanmoins d’exister sur le plan juridique après cette radiation administrative. Les droits et obligations (notamment sa qualité d’entreprise soumise à inscription, l’obligation de déposer des déclarations à la TVA, à l’ONSS, etc.) subsistent, sous réserve de l’interprétation qui pourrait être faite par les cours et tribunaux de l’ordre judiciaire. Pour la société, la radiation de la BCE entraîne notamment les conséquences suivantes :
– Les activités enregistrées ne peuvent plus être exercées
– Les actions en justice de la société deviennent irrecevables et ne peuvent être admises. Dans un souci d’exhaustivité, il est à noter que la Cour de cassation a jugé — contrairement aux juridictions inférieures — que la radiation d’office de la BCE n’a pas d’incidence sur la possibilité d’intenter une action en justice (Cass., 22 septembre 2022, F.21.0144.F, cassant l’arrêt de la cour d’appel de Mons du 31 mars 2020).
En pratique, nous constatons également qu’il y a des conséquences néfastes pour les relations avec les parties prenantes, en particulier les institutions financières.
La radiation d’office pour non-dépôt des comptes annuels est retirée dès que l’entité enregistrée dépose les comptes annuels manquants.
Les radiations et les retraits de radiation sont accessibles via les applications et services mis à disposition des administrations publiques, le fichier complet des données publiques réutilisables, et sont par ailleurs publiés aux Annexes du Moniteur belge.
L’information selon laquelle une entité fait l’objet d’une radiation est, en outre, disponible via l’application Public Search et les webservices Public Search.
4. Majoration tarifaire à la Centrale des bilans en cas de dépôt tardif
La majoration tarifaire lors d’un dépôt tardif représente une contribution aux frais exposés par les autorités fédérales en vue de dépister et de contrôler les sociétés en difficultés et le suivi des entreprises en difficulté financière. À partir du 1er janvier 2025, les montants suivants sont d’application :
- À partir du premier jour du neuvième mois suivant la clôture de l’exercice comptable :
– 148,00 € pour les petites sociétés qui font usage de la faculté de publier leurs comptes annuels selon le schéma micro ou abrégé
– 492,00 € pour les autres sociétés - À partir du premier jour du dixième mois jusqu’au douzième mois suivant la clôture de l’exercice comptable :
– 222,00 € pour les petites sociétés susmentionnées
– 737,00 € pour les autres sociétés - À partir du premier jour du treizième mois suivant la clôture de l’exercice comptable :
– 443,00 € pour les petites sociétés susmentionnées
– 1.474,00 € pour les autres sociétés
Cette contribution est prélevée par la Banque nationale de Belgique en même temps que les frais de publicité des comptes annuels concernés, pour être reversée ensuite au Service public fédéral Finances.
Que peut faire votre client s’il n’est pas d’accord avec la majoration tarifaire ?
- Adresser, dans les 18 mois après la date de clôture des comptes annuels en question, un courrier postal normal à l’adresse suivante :
SPF Économie, PME, Classes moyennes et Énergie
Direction générale de la Réglementation économique
Service Droit comptable, Audit, Coopératives, Corporate Governance
Cellule Comptes annuels
City Atrium – rue du Progrès 50
1210 Bruxelles - Dans cette lettre, invoquer la force majeure et demander le remboursement du supplément tarifaire. Il y a lieu également de préciser les circonstances qui ont provoqué la force majeure ainsi que le numéro du compte bancaire sur lequel la majoration peut être remboursée.
- Joindre une copie de la « Mention du dépôt des comptes annuels » (qui vous est envoyée endéans les 11 jours après le dépôt) ainsi que tous les documents prouvant les circonstances de force majeure.
- Le SPF Économie accusera immédiatement réception de votre demande par simple lettre. Il peut néanmoins vous demander de fournir des informations complémentaires ou de compléter les documents justificatifs reçus.
- Le délégué du ministre de l’Economie vous fera connaître sa décision par courrier normal. Si la circonstance de force majeure est acceptée, le SPF Finances versera automatiquement la majoration tarifaire sur le compte bancaire mentionné dans votre lettre.
Il est également possible d’adresser la demande par voie électronique à l’adresse ">, à laquelle la mention de dépôt de la BNB ainsi que les pièces probantes pertinentes sont jointes.
En pratique, nous constatons que cette procédure d’appel entraîne souvent des honoraires plus élevés pour votre client que la majoration tarifaire appliquée.
5. Amendes fiscales
En cas de non-dépôt des comptes annuels, une amende administrative de 25,00 € à 250,00 € par mois de retard peut également être infligée. Seule l’administration de l’Enregistrement et des Domaines du SPF Finances peut appliquer cette sanction fiscale.
6. L’organe d’administration n’établit pas de comptes annuels
Quelles sont les options pour l’assemblée générale dans la situation exceptionnelle où l’organe d’administration n’établirait pas de comptes annuels ?
Les actionnaires peuvent envisager les actions suivantes :
- Citation en justice par un ou plusieurs actionnaires sous peine d’astreinte.
- Désignation d’un administrateur provisoire à la demande d’un ou plusieurs actionnaires
- Révocation de l’organe d’administration actuel et nomination d’un nouvel organe d’administration
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