Gelet op het advies van de Hoge Raad voor de Economische Beroepen van 20 juni 2024.

 HEEFT DE RAAD VAN HET INSTITUUT VAN DE BELASTINGADVISEURS EN DE ACCOUNTANTS OP ZIJN ZITTING VAN 2 JULI 2024 DE HIERNAVOLGENDE NORM AANGENOMEN:

NORM BETREFFENDE DE VERENIGBAARHEID VAN DE ACTIVITEIT VAN
DOMICILIËRING VAN ENTITEITEN

 I. Voorwoord

Conform artikel 25 van de Richtlijn 2006/123/EG van het Europees Parlement en van de Raad van 12 december 2006 betreffende diensten op de interne markt, mogen titularissen van een gereglementeerd beroep niet onderworpen worden aan eisen die hen ertoe verplichten uitsluitend een bepaalde specifieke activiteit uit te oefenen of die het gezamenlijk of in partnerschap uitoefenen van verschillende activiteiten beperken.

De opsomming van de activiteiten van (gecertificeerde) accountants en gecertificeerde belasting- adviseurs voorzien in artikelen 3 en 6 van de wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur is niet exhaustief, daar deze bepalingen zelf stellen dat deze activiteiten “hoofdzakelijk” worden uitgeoefend. Het beroep van accountant en belastingadviseur kan dus gekenmerkt worden door het verlenen van andere diensten, voor zover deze verenigbaar zijn met de deontologie.

Sinds 1 september 2018 moeten de zogenaamde “dienstenverleners aan vennootschappen” zich verplicht vooraf laten registreren bij de Algemene Directie K.M.O.-beleid van de FOD Economie en dit om witwaspraktijken en terrorismefinanciering te bestrijden. Meer in het bijzonder moet elke natuurlijke of rechtspersoon die beroepsmatig één van de volgende diensten aan derden aanbiedt, zich laten registreren:
a) Deelnemen aan de aan- of verkoop van aandelen van een vennootschap met uitzondering van deze van een beursgenoteerde vennootschap;
b) Een maatschappelijke zetel verschaffen aan een onderneming, een rechtspersoon of een soortgelijke juridische constructie;
c) Een bedrijfs-, administratief of correspondentieadres en andere daarmee samenhangende diensten verschaffen aan een onderneming, een rechtspersoon of een soortgelijke juridische constructie.

Deze verplichting, ingevoerd door de wet van 29 maart 2018 tot registratie van de dienstenverleners aan vennootschappen, is niet van toepassing op de natuurlijke of rechtspersonen ingeschreven in het openbaar register als gecertificeerd accountant, als gecertificeerd belastingadviseur, als accountant, als fiscaal accountant of als stagiair. Als beroepsbeoefenaar zijn zij immers onderworpen aan de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, waarbij het Instituut ageert als toezichthoudende autoriteit inzake antiwitwas (overeenkomstig artikel 85, §1, 7° van de wet van 18 september 2017).

De uitoefening van de activiteit van domiciliëring van entiteiten zoals hiervoor omschreven, in zijn hoedanigheid van beroepsbeoefenaar, is verenigbaar met de uitoefening door deze beroepsbe- oefenaar van de beroepsactiviteiten bedoeld in de artikelen 3 en 6 van de wet van 17 maart 2019, en dit mits naleving van een aantal voorwaarden, ter bescherming van de deontologische beginselen, met inbegrip van onafhankelijkheid en beroepsgeheim. De Raad is van oordeel dat het opportuun is om deze vast te leggen via een norm.

II. Grondslag van deze norm
De Raad van het Instituut neemt deze norm krachtens zijn bevoegdheid die hem toegekend is door artikel 72, eerste lid, 2° van de wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur.
Conform deze bepaling, is de Raad van het Instituut bevoegd voor het uitvaardigen en openbaar maken van technische normen en aanbevelingen, specifiek voor de uitoefening van het beroep.
Dergelijke normen zijn bindend en worden in het Nederlands, het Frans en zo mogelijk in het Duits openbaar gemaakt op de website van het Instituut.
Onderhavige norm heeft tot doel om de bijzondere voorwaarden vast te leggen omtrent de uitoefening door beroepsbeoefenaars van de activiteit van domiciliëring van entiteiten.

III. Norm 1) Definities
Voor de toepassing van deze norm wordt verstaan onder:
1° “entiteit”: Een onderneming, een rechtspersoon of een soortgelijke juridische constructie dewelke gedomicilieerd wordt door de beroepsbeoefenaar.
2° “domiciliëring van entiteiten”:
a) Deelnemen aan de aan- of verkoop van aandelen van een vennootschap met uitzondering van deze van een beursgenoteerde vennootschap ;
b) Of een (statutaire) zetel aan een onderneming, een rechtspersoon of een soortgelijke juridische constructie verschaffen;
c) Of een bedrijfs-, administratief of correspondentieadres en andere daarmee samenhangende diensten verschaffen aan een onderneming, een rechtspersoon of een soortgelijke juridische constructie.
3° “kantoor”: de organisatorische eenheid waarbinnen één of meer beroepsbeoefenaars voor een cliënt beroepsactiviteiten uitoefenen als bedoeld in de artikelen 3 en 6 van de Wet van 17 maart 2019 en die bestaat uit ofwel uitsluitend één vestiging ofwel meerdere vestigingen waarbinnen dezelfde werkmethodes van toepassing zijn3.
4° “beroepsbeoefenaar”: de gecertificeerd accountant, de gecertificeerd belastingadviseur, de accountant, de fiscaal accountant en de stagiairs die de beroepsactiviteiten uitoefenen als zelfstandige in hoofdberoep of bijberoep, voor rekening van derden, alsook de erkende rechtspersonen4. 

2) Algemene voorwaarden
De activiteit van domiciliëring van entiteiten is verenigbaar met de uitoefening van de beroeps- activiteiten bedoeld in de artikelen 3 en 6 van de Wet van 17 maart 2019, voor zover de volgende cumulatieve voorwaarden worden nageleefd:

De beroepsbeoefenaar oefent de activiteit van domiciliering uit met respect voor de beginselen van de deontologie. Voor een beroepsbeoefenaar hebben deze minstens betrekking op zijn onafhankelijkheid, zijn integriteit en objectiviteit, waardigheid alsmede op zijn vakbekwaamheid en zorgvuldigheid, zijn respect voor de vertrouwelijkheid en zijn professionaliteit.

De beroepsbeoefenaar moet ervoor zorgen dat zijn onafhankelijkheid, onpartijdigheid en zijn beroepsgeheim niet in gevaar komen.

De beroepsbeoefenaar moet ervoor zorgen dat het risico op belangenconflicten tussen de verschillende activiteiten voorkomen wordt.

De activiteit van domiciliëring mag niet worden uitgeoefend door de gecertificeerde accountant (en de entiteiten dewelke lid zijn van het netwerk van de extern gecertificeerd accountant) wanneer deze voor dezelfde cliënt een wettelijk voorbehouden opdracht uitvoert (al dan niet gedeeld met de bedrijfsrevisoren) of een contractuele controle- of beoordelingsopdracht.

De beroepsbeoefenaar oefent de activiteit van domiciliëring van entiteiten, net als alle beroepsactiviteiten onder artikelen 3 en 6 van de wet van 17 maart 2019, uit met respect voor de verplichtingen voortvloeiende uit de antiwitwaswetgeving en haar uitvoeringsbesluiten.

3) Voorwaarden eigen aan de domiciliëringsopdracht zoals omschreven in de definities onder 2° b) en c)
3.1. De beroepsbeoefenaar houdt, op duidelijk afzonderlijke wijze, de goederen en documenten bij die toebehoren aan de op zijn kantoor gedomicilieerde entiteit en dit, op een manier dat, onder meer in geval van uitvoerend beslag door een leverancier van deze entiteit of inbeslagname door de curator van deze entiteit, enkel de documenten en goederen van de op zijn kantoor gedomicilieerde entiteit in beslag genomen worden.

3.2. De beroepsbeoefenaar die, voor een entiteit die op zijn kantoor gedomicilieerd is, de opdrachten bedoeld in artikelen 3 en 6 van de wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur uitvoert, houdt op afzonderlijke wijze de documenten betreffende deze entiteit bij die gedekt zijn door het beroepsgeheim, en dit op dergelijke wijze dat de documenten niet meegedeeld kunnen worden in het geval van onderzoeken (bv. fiscale controle, …) uitgevoerd door een overheid op de zetel van de op het kantoor gedomicilieerde entiteit.

3.3. De beroepsbeoefenaar heeft de plicht erover te waken geen diensten te verlenen dewelke kunnen aanzien worden als een inmenging in het bestuur van de op het kantoor gedomicilieerde entiteit. Bovendien moet de beroepsbeoefenaar erover waken dat hij niet kan aanzien worden als feitelijke bestuurder van deze entiteit.

3.4. Naast de (statutaire)zetel dient ook de administratieve zetel van de gedomicilieerde entiteit op het kantoor van de externe beroepsbeoefenaar gevestigd te worden opdat het als fiscaal domicilie erkend zou worden. Dit houdt minstens in dat de boekhouding ter plaatse beschikbaar is, dat het aandelenregister daar bijgehouden wordt en dat de algemene vergadering van aandeelhouders of vennoten er gehouden wordt.

3.5. De exploitatiezetel van de gedomicilieerde entiteit kan niet gevestigd worden op het kantoor van de beroepsbeoefenaar. De beroepsbeoefenaar beschikt wel over de mogelijkheid om de gedomicilieerde entiteit lokalen ter beschikking te stellen met een gedeelte dat de privacy verzekert en die de organen belast met de daadwerkelijke leiding, bestuur of toezicht van de gedomicilieerde entiteit toelaten regelmatig te vergaderen. Zo laten ze ook aan de vennoot of aandeelhouder toe om in toepassing van artikel 3:101 Wetboek vennootschappen en verenigingen daar zijn individuele onderzoeks- en controlebevoegdheid uit te oefenen. De beroepsbeoefenaar is de rechtmatige bezetter van de lokalen die ter beschikking worden gesteld van de gedomicilieerde entiteit.

3.6. In toepassing van artikel 41 van de wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur, maakt de beroepsbeoefenaar voor iedere opdracht een opdrachtbrief op met zijn cliënt en dit voorafgaandelijk aan de uitvoering ervan. De beroepsbeoefenaar sluit dan ook met de entiteit een opdrachtbrief af waarin tevens de voorwaarden van bezetting van de lokalen worden vastgelegd die nodig zijn voor de werking van de gedomicilieerde entiteit.

3.7. De gedomicilieerde entiteit heeft zijn vestiging(en) in de Kruispuntbank van Ondernemingen geregistreerd . Het is aan de beroepsbeoefenaar om erop toe te zien dat deze verplichting door de gedomicilieerde entiteit wordt nageleefd.

IV. Inwerkingtreding en overgangsmaatregel

Deze norm is toepasselijk op iedere overeenkomst tot domiciliëring die wordt gesloten tussen cliënt en beroepsbeoefenaar vanaf 1 november 2024.

Voor de lopende opdrachten die de beroepsbeoefenaar vóór 1 november 2024 heeft aanvaard, is de norm van toepassing vanaf 1 januari 2025.

De beslissing van de destijdse Raad van het Instituut van de Accountants en Belastingconsulenten van 9 oktober 2000 met betrekking tot de vestiging van de zetel van een vennootschap op het adres van een accountant of belastingconsulent wordt opgeheven op de datum van de inwerking- treding van deze norm.