Het is zover: de IT-afdelingen van het ITAA en de FOD Financiën hebben de laatste opmerkingen van de testkantoren verwerkt.
De tool “Mandatenbeheer” is klaar om door alle leden en hun cliënten te worden gebruikt.
Met dit artikel willen we een aantal belangrijke punten naar alle potentiële gebruikers belichten:
1. Zorg ervoor dat de gegevens van uw kantoor op het ITAA-portaal (e-loket) correct zijn.
De meeste fouten in de interactie tussen het ITAA en haar leden komen voort uit het feit dat het ITAA niet over correcte gegevens beschikt. Elk lid is verantwoordelijk voor zijn eigen gegevens!
2. Toegang medewerkers.
Medewerkers van een ITAA-kantoor kunnen uiteraard ook gebruikmaken van de tool. Daarvoor moeten ze wel gekend zijn en een eigen toegang hebben op het ITAA-portaal.
Hier leest u hoe u uw medewerkers toegang kan geven. Opgelet: vergeet deze toegang niet te verwijderen wanneer medewerkers vertrekken en niet langer gemandateerd zijn voor uw kantoor!
3. Toegang tot het mandatenbeheer.
Meld je aan via itsme of eID op het ITAA-portaal en klik op de module “Mandaten”.
Let op: indien je je aanmeldt op het ITAA-portaal via gebruikersnaam en wachtwoord, dan zal je je opnieuw moeten aanmelden met itsme of eID als je kiest voor de module “Mandaten”.
4. Handleiding mandatenbeheertool.
De tool is intuïtief en behoeft geen voorafgaande specifieke opleiding. Mocht je toch problemen ondervinden met deze gebruiksvriendelijke tool, dan kan je de bijhorende handleiding raadplegen.
5. FAQ..
Er zijn FAQ’s beschikbaar via de module “Servicedesk” op het ITAA-portaal.
Nieuwe FAQ’s zullen op basis van de binnenkomende vragen en afhankelijk van het aantal tickets, stelselmatig toegevoegd worden.
6. Wat met bestaande mandaten?
Je kan je bestaande mandaten in de tool importeren via de nieuwe knop “Mandaten->mandaten importeren”.
Vooraleer de bestaande mandaten te kunnen importeren moet je deze in CSAM exporteren (“Actieve mandaten->Resultaten van deze opzoeking downloaden”). Wanneer je een mandaat wil toevoegen aan een bestaande en geïmporteerde cliënt, word je de eerste keer gevraagd om de gegevens in te vullen van de persoon die bevoegd is om voor het cliëntbedrijf te tekenen. Deze informatie was niet bekend in CSAM maar we hebben het je gemakkelijker gemaakt.
7. Confidentialiteit.
Het ITAA kan en mag zelf geen kennis hebben noch gebruik maken van de kennis en de gegevens uit het mandatensysteem. Zo mag het ITAA bijvoorbeeld niet weten welke mandaten je kantoor heeft en/of voor welke cliënten. Enkel de beheerder en de aangeduide medewerkers van je kantoor kunnen deze gegevens zien. Het ITAA kan enkel algemene statistieken uit het systeem halen en desgevallend de noodzakelijke gegevens om de systemen goed te laten functioneren.
We zijn benieuwd naar jullie feedback waar we rekening mee zullen houden bij de volgende release!
